会計ソフト, 生産性向上のヒント, 給与計算ソフト

中小企業が最低限取り組むべきIT化とは?-会計と給与システムの連動について

人手不足という長期的なトレンドによって、様々な会社で機械化、ITの導入が進められています。このようなトレンドは中小企業とて例外ではなく、むしろ深刻な人手不足に直面している中小企業だからこそ、このようなトレンドに向き合わなければならないと言えます。

しかし、中小企業にとっては、機械やITシステムの導入と言っても何から進めれば良いかわからないというケースも少なくありません。そこで、本記事では中小企業が最低限ITシステムを導入しておくべき、会計システムと給与システムに焦点を当てて、なぜこの2つを連動させるべきなのか、どのような組み合わせが考えられるのかについて説明します。

会計、給与システムの導入は業効率を高める事につながりやすい

まず、なぜ会計システムと給与システムから導入を始めなければならないのかについて説明します。実は中小企業であっても多くの企業は既にITシステムを導入しています。中小企業に一番浸透しているシステムが会計システムです。自社にはコンピューターに精通している人間はいないという企業でも弥生会計や勘定奉行を使って経理を行っているという企業は多いのではないでしょうか。

2007年に三菱UFJリサーチ&コンサルティングが行った「ITの活用に関するアンケート調査」によると、大企業のうち財務・会計システムを導入している企業は95.3%で、中小企業でも82.9%がシステムを導入しています。次いで多いのが人事・給与管理システムで大企業は91.5%、中小企業の77.8%が導入しているとされています。

この2つのシステムに共通して言える事が、システム導入によって生産性が上昇しやすいという事です。反対にきちんと使用しなければ生産性があがらないシステムの例として営業管理システムがあります。

営業管理のシステムは営業部の管理職が各チームメンバーの営業状況を把握したり進捗管理を行ったりするのに便利ではありますが、一方で記入が業務効率を下げる要因になりかねません。すなわち現場の営業マンに詳細な営業状況を報告させればさせるほど、営業マンの活動時間におけるシステムに入力する為の時間の割合が増えてくるので、営業に注力できないと言う本末転倒な状況が起こりうるのです。

このようにシステムの導入は、システムによって得られるメリットと、システムを使うコストを天秤にかけた上で決定しなければならないのですが、会計や給与システムの場合特にこのような計算を行う必要がありません。すなわち会計システムの場合、紙に記録するよりも記入も訂正も簡単ですし、試算表などもほぼ自動的に作成してくれるので、いちいち人間が計算する必要もありません。

給与計算システムについても、毎年のように変わる税制や、都道府県ごとに違う社会保険料など複雑なパラメーターが存在するのでどうしても人間が手作業で行うとミスが発生しがちな領域です。このようなヒューマンエラーが起きがちな単純作業をITの力によって半自動化できるので、導入によって業務効率が阻害されるケースが発生しにくく、業務を効率化させやすいというのが会計、給与計算システムのメリットです。

クラウド型会計・給与システムの発展

更にこの2つ領域ではIT化が進んでいるのもあいまってクラウド型のシステムがシェアを拡大しています。例えば、会計システムで言えばクラウド会計ソフトFreeeやMFクラウド、給与システムで言えば、給与計算ソフト freeeやMFクラウド給与など近年様々なベンチャー企業がサービスを提供しています。クラウド型のシステムを導入するメリットとしては自社ではできないような細かいアップデートに対応してくれる、低コストでの導入が可能、コンピューターにソフトをインストールしなくてもログインIDとパスワードさえあればどこからでも利用できるなどの様々なメリットがあります。

また、もう1つのトレンドとして挙げられる事が、会計システムと給与システムの連動です。例えば先ほど説明したクラウド会計ソフトFreeeは給与計算ソフトFreee、MFクラウドはMFクラウド給与という風に同じ会社が連動しやすい会計システムと給与システムを同時に開発しています。会計システムと給与システムは連動する事によって更に業務効率が向上すると考えられるので是非連動させるべきです。

例えば、従業員への給与の振込額、社会保険料の預かり分と会社の持ち出し分、財形貯蓄の天引き分などという風に給与計算をしても、会計システムに入力する際にヒューマンエラーが発生してしまう可能性が考えられますし、このような単純作業に人件費が発生する事は無駄であると言えます。よって、給与システムで計算した給与がそのまま会計システムに反映されるという事は地味ではありますが、大きな業務改善につながります。このような理由から、せっかく会計システムと給与システムを導入するのであれば、お互いに連動する組み合わせでの導入を行った方が良いでしょう。

会計システムと給与システムの連動パターン

では、会計システムと給与システムを連動させる場合、どのような組み合わせが考えられるのでしょうか。いくつかの例を示します。

<クラウド会計ソフトFreee×給与計算ソフトFreee >

まずは現在シェアを拡大しつつあるクラウド型の会計ソフトと給与計算ソフトの組み合わせです。同じ会社が開発をしており、2つ合わせても月々4000円程度から利用する事ができます。クラウド型なので勝手にアップデートされますので新バージョンを購入したり、使っているソフトが古くなって、会計、給与に関する法律や税・社会保険制度と合わなくなるという心配はありません。ただし、会計、給与システムがメインの会社なので営業、在庫管理などの他のシステムへの拡張性はありません。

<弥生会計×弥生給与>

多くの中小企業が使用している弥生会計も弥生給与というシステムと連動する事ができます。ただし、こちらの商品についてはパッケージ型のソフトなので古くなれば買いなおす必要があります。連携の仕方としては一度データを片方のシステムから出力して、もう片方のシステムにそのデータを入力するという形になります。パッケージ型なのでクラウド型のようなメリットはありませんが、他にも弥生販売、弥生顧客管理などのシステムがあるので拡張性はあります。

<ALL-IN>

クラウド型の経営管理システムで、会計や給与だけではなく、営業支援、顧客管理、販売/仕入/在庫管理など様々なシステムが統合されたシステムとなっています。導入に掛かるコストとしては一般的なクラウド型会計システムと給与システムよりも高くなってしまいますが、多くの業務領域を一度にシステムとしてカバーできるので、会社のITシステム化を一気に促進したいという経営者には向いています。

おわりに

以上のように会計システムと給与システムを導入する事と、2つを連動させる事の重要性について説明してきました。この2つのシステムは多くの中小企業でもすでに導入済みで、導入していない場合は業務効率という面で競合と著しく差を付けかねられません。この業務効率の悪さは最終的に、顧客に対するサービスの価格や営業利益率に転嫁されるので生き残るためにはシステムの導入が非常に重要だと言えます。

どのようにシステムを導入するのかはその会社の方針によって異なりますが、会計、給与システムの導入は必須として競合と業務効率で差を付けたいにならば更に別に業務領域もシステム化して業務効率の刷新を図った方が良いでしょう。ただし、会計、給与計算以外にもトータルで中小企業向けに経営管理システムを提供しているケースはほとんどなく、自前でシステムを開発するか、既存のシステムをつぎはぎで使うというのが良くあるケースです。

ALL-INは中小企業のシステム化とそれによる業務の効率化の為に経営に関する様々なシステムを統合したクラウド型のサービスです。今回紹介した、会計、給与システムはもちろんの事、営業支援、顧客管理などありとあらゆるシステムが1つのパッケージになっていますので、一気に経営のIT化を加速する事が可能です。業務効率を高めたい経営者の方が是非ALL-INの導入をご検討ください。

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目次

  1. なぜ中小企業がシステム化出来ないのか?
  2. システム化する時に必ず抑えるべき13の視点
  3. 自社のシステム化 完成マップ作成シート

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