経営コラム

システム選びに必要なRFPを解説!中小企業でも簡単にできる書き方とは?

RFPはシステム選びにとって重要です。自社に必要な要件をまとめずに依頼すれば、後々大きなトラブルになるでしょう。そこで今回は、システム選びに大切なRFPについて解説します。中小企業でも簡単にできる書き方を理解して、自社に適したシステムを導入してください。

RFPとは?

RFPは”Request For Proposal”の略称で、日本語では「提案依頼書」といいます。

RFPは、自社に必要なシステムの要件を伝える手段です。中小企業のシステム開発において欠かせない存在です。ただ、RFP自体の知名度は低く、口頭でシステムの要件を伝える企業は未だに多いです。これでは、要件の行き違いが起き、システム導入の失敗率が上がってしまいます。

RFPへの理解を深めてから各ベンダーに情報を提供すれば、システム導入の失敗率を大幅に下げられます。一般的にRFPの作成は難しいと考えられていますが、システムを導入する意味や必要な理由、書き方を把握しておけば誰でも作成可能です。

本記事では、システム選びに必要なRFPを解説し、中小企業でもできる簡単な書き方を紹介していきます。

RFPが必要な3つの理由

RFPがなぜ必要とされているか、理由が知りたい方は多いはず。実際にRFPを作成して効果がなかったら、それまでの手間やコストが気になってしまいます。ただでさえ、システム導入に手間やコストがかかるから余計です。ここではRFPが必要な3つの理由を解説します。

自社の導入目的を明確にできる

システム導入におけるゴールは「課題」の解決です。導入後にトラブルが起きれば、課題を解決するどころか、新たな課題が増えるだけです。そこでRFPを作成し、自社の導入目的を明確にしましょう。ゴールまでのプロセスがしっかりとしていれば、導入後のトラブルを防げます。

またRFPでは、システムに求める要件をまとめるため、自然と課題の把握やゴールの設定がしやすくなります。自社の現状をまとめるためにも、RFPを作成して導入目的を明確にしましょう。

ベンダーとのトラブルを未然に防げる

RFPを使わずに、システム導入の要件を伝える場合、基本的に口頭での伝達になります。人によっては、書いてまとめるよりも、話した方が伝えやすいという方も多いでしょう。ただし、口頭の場合、情報の行き違いが起きやすいです。

ベンダーとのトラブルを未然に防ぐためには、お互いが正しい情報(RFP)を元に、目的へ向かうことが必要です。RFPを作成するのは面倒に感じますが、後々のトラブルを防ぐためにも、事前に共有しておくことが肝心です。

明確な根拠を示せる

システム導入には大きなコストが発生します。各ベンダーへの提案はもちろん、自社でも経営層の許可を得なければいけません。この際、口頭でシステム導入の要件や目的を伝えても、納得してくれる経営層は少ないでしょう。なぜなら、具体的ではなく、抽象的な情報だからです。

そこで、RFPを作成しておけば、システムの全体像から要件、目的など、具体的な情報に目を通せます。経営層へ明確な根拠を示すためにも、内外に向けて恥ずかしくないRFPを作成してください。

RFPは何を書けば良い?

システム導入にRFPが必要だとわかっても、実際に何を書けばいいのか把握していない方は多いでしょう。ここでは、RFP作成の基本と完成後に確認したいポイントを解説します。

RFP作成の基本

RFPを作成する際は、ネットや書籍のフォーマットを参考にするといいでしょう。RFPには、基本事項が存在しますが、過剰にとらわれる必要はないです。

まずは、各フォーマットを参考にしながら、完成を目指してください。その上で、足りない部分があれば自社で協議を行う、またはベンダーにアドバイスを求めるなどしましょう。

基本的にRFPは、開発の背景や目的、予算、スケジュールといった「全体像」、機能や運用要件、システム開発の手法といった「要件」、さらに追加で伝えておきたい「追加事項」などで構成されます。

各フォーマットには、こうした基本的な事項が含まれているので、それぞれの形式に従って作成してください。

RFPが完成したら確認するポイント

  1. 「目的」「予算」「スケジュール」は明確になっているか
  2. プロジェクトに関わるメンバーは決まっているか
  3. わかったつもりで書き終えていないか
  4. 提供できる情報に漏れはないか
  5. 自信を持って提出できるか

RFPが完成したら上記のポイントを確認してください。特に「目的」「予算」「スケジュール」が明確になっているかは重要です。この点が曖昧だとベンダーとの話し合いが進みません。また、他にも不明な点があれば、すべて明らかにしてから提出するようにしましょう。

コンサル機能の付いたシステムで要件をまとめよう

RFPを初めて作る場合、不安要素が無数にあります。中小企業の中には、時間がなくてどうしてもRFPに携わる時間がない方もいるでしょう。そこで、コンサル機能もあるシステムを利用すれば、RFPに必要な要件を適切にまとめてくれます。

ALL-INならコンサル機能を利用できる

弊社が提供するALL-INは、クラウド経営システムです。顧客管理(CRM)・営業支援(SFA)・人事・給与・会計・販売・グループウェアなど全業務をカバーしています。低料金の定額制で、機能アップデートも無料で自動対応している点も見逃せません。

また、弊社が提供するALL-INはコンサル機能を搭載。丁寧なヒアリングでシステム導入をサポートしてくれます。システム選定はALL-INだけではなく、多くの選択肢から提案するため、自社に最適なものだけを知ることが可能です。

まとめ

システム選びに必要なRFPについて解説しました。

RFPは、詳細や必要な理由を理解し、基本的な書き方がわかれば、誰にでも簡単に利用できます。ただし、少しでもRFP作成に不安を持っているなら、システムに頼るのがおすすめです。ALL-INのコンサル機能を利用して、自社に最適なシステムを導入してください。

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