経営コラム

広告代理店がやるべきこととは?プロジェクト管理はシステム利用が正解

広告代理店が業務を行う上でやるべきこととは何なのか。広告代理店にとって、最も重要なのがプロジェクト管理です。複数のプロジェクトを扱う広告代理店にとって、円滑な進行は必要不可欠となります。

少しでもプロジェクトの進捗が滞れば、クライアントに迷惑がかかります。もし、これからプロジェクトを円滑に進めたいなら、システムの利用がおすすめです。今回は、広告代理店がやるべきプロジェクト管理のシステム利用について解説します。

広告代理店とは?

媒体の広告を扱う企業のことを「広告代理店」といいます。国内の雑誌やテレビ、インターネットなどに掲載されている広告の多くは、広告代理店によって作られています。

日本で有名な広告代理店といえば「電通」や「博報堂」などです。こうした広告代理店は、「総合広告代理店」と呼ばれ、あらゆる種類の広告を扱っています。

一方、特定の媒体に特化した広告代理店を「専門広告代理店」と呼びます。総合広告代理店とは違って、特定の媒体に特化した強みを持っているのが特徴的です。他にも、特定の企業のみの広告を一手に担う「ハウスエージェンシー」などがあります。

このように、広告代理店には大小含めると、さまざまな種類が存在し、企業とメディアの架け橋となっています。

広告代理店の仕事

広告代理店の仕事は主に3つの部門に分かれます。

まずは、広告代理店のメイン業務である「営業部門」です。基本的な業務は、クライアントとの打ち合わせや全体の進行管理などです。人間関係が複雑であり、常に関係者と密にやりとりをしなくてはならず、広告代理店の業務の中でも特に激務といえるでしょう。

続いて「企画・マーケティング部門」です。基本的な業務は、企画の立案やマーケティングの実施、スケジュール調整などです。どの部署が何をいつまでに行えばいいのか、営業担当者とすり合わせながら実務担当者をまとめ上げ、質の高い制作物を作り上げます。

最後に「クリエイティブ部門」です。基本的な業務は各媒体に合わせた広告物の制作やスケジュール管理です。担当ディレクターの指示に従い、デザイナーやコピーライターが広告物を制作していきます。

広告代理店の基本的な業務は上記の通りです。この他にも広告代理店によって、細かい部門が存在する場合もあります。

広告代理店でありがちな属人化課題とは?

広告代理店にとって複数のプロジェクトをどう扱うかは大きな課題です。特に、属人化されたプロジェクトの担当者が不在になると、進行が滞ります。ここでは、広告代理店でありがちな、属人化課題のサンプルケースを紹介していきます。

広告代理店でありがちな属人化課題① プロジェクトごとの収支管理・売上の見通し

広告代理店では、複数の企業とのプロジェクトを同時進行で行います。この際、外部の企業や専門家が関与することが多いため、外注費や人件費などの進捗管理が複雑です。さらに、収支を正確に判断するのは難しく、実際にプロジェクトが終わってみないとわからないことも多いです。

各プロジェクトが属人化していると、収支や売上の見通しを把握できません。感覚任せで収支管理や売上の見通しを行ってしまえば、予算がオーバーするなど大きな問題となることでしょう。できるだけプロジェクトごとの収支や売上を見える化し、共有するようにしてください。

広告代理店でありがちな属人化課題②スケジュール管理

広告代理店の主な業務はスケジュール管理です。一つのプロジェクトに関わる全ての人のスケジュールを円滑に管理しなければ行けません。少しでも、プロジェクトの計画が狂えば、その責任の多くは広告代理店に降りかかります。

加えて、広告代理店のプロジェクトは一つだけではないです。複数のプロジェクトを同時進行していくため、スケジュール調整を怠れば、抱えている多くのプロジェクトに被害が出ます。そのため、常に全体像を把握できるようにし、属人化を避けましょう。

広告代理店でありがちな属人化課題③チーム管理

広告代理店が成果を上げるためには、強固なチーム作りが必要です。

基本的にチーム管理は属人的といえます。チームの状況はできるだけ見える化し、メンバー同士が共有できるようにしましょう。特定のメンバーに情報が集中してしまうと、円滑なコミュニケーションが取れないので注意してください。強固なチーム作りには、属人化の回避が必要です。

プロジェクト管理にはシステムが有効

広告代理店の基本的な業務であるプロジェクト管理を、円滑に進めるためには何が必要なのか。属人化課題を解決するなら、システムの利用が必須です。適切なシステムを上手に利用すれば、ここまで解説してきた課題を克服できます。

ALL-INなら課題を克服できる?

弊社の提供するALL-INは「クラウド経営システム」です。すべての業務がひとつにつながるユーザー発想のシステムとなります。

顧客管理(CRM)・営業支援(SFA)・人事・給与・会計・販売・グループウェアなど全業務をカバーしており、「チームビルディング」「プロジェクト収支管理機能」を利用すれば、各プロジェクトを円滑に管理可能です。広告代理店にとって、実態の見えづらい煩雑化したプロジェクトもしっかり管理ができます。

クラウド経営システムと聞くと、費用が高いのでは?と不安になる方も多いはず。ALL-INは、低料金の定額制で、機能アップデートも無料で自動対応しているため、低コスト低リスクで導入できます。広告代理店のプロジェクト管理で悩まれている方は、ぜひALL-INの導入を検討してみてください。

まとめ

広告代理店がやるべきことを解説しました。

プロジェクト管理は広告代理店にとって重要です。複数のプロジェクトを同時に、かつスムーズに進行するならシステムの利用をおすすめします。今回紹介した弊社のALL-INをはじめとしたシステムを利用して、円滑にプロジェクトを管理していきましょう。

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