生産性向上のヒント, 経営コラム

システム活用による生産性向上で社員の業務ストレスを撲滅する!

どこの会社でも多かれ少なかれ業務上のストレスがあるかと思います。特に中小企業の場合には、社員1人あたりの役割のウエイトが重いため、よりストレスを感じやすいようです。そこでこの記事では、経営者ができる社員のストレスケアについて紹介します。

業務ストレスによる3つの弊害

業務ストレスは、どこの会社にもあるものだからといって、放置しておくのは得策ではありません。特に、業務効率が悪かったり、業務フローがチグハグだったために、社員がストレスを抱えるケースでは、生産性が低い結果としてストレスが現れている場合もあります。

まずは、業務ストレスの弊害として、社員のモチベーションが下がること、仕事のロスが増えること、仕事の生産性がさらに下がることについて解説します。

社員のモチベーションが下がる

職場の中に業務ストレスがあると、社員のモチベーションが下がってしまう可能性があります。モチベーションの低い社員が増えると、組織は急速に業績を悪化させるのはよくある話です。

業務ストレスはそのきっかけに成り得るのです。社員が業務ストレスの存在を感じ始めた初期段階で、きっちりとした対応をしておく必要があるでしょう。業務ストレスはボディーブローのように後から効いてくるものだという認識が重要です。

仕事のロスが増える

業務ストレスは仕事のロスを生み出します。個人のストレスという狭い意味合いではなく、組織的な業務ストレスという広い意味では、業務ストレスがそのままロスという形で具現化されているともいえるでしょう。

業務ストレスは社員のパフォーマンスを下げるため、思わぬミスが生じたり、業務遂行速度が低下するほか、会社に対する不満が貯まるなど、マイナス要素が多いのです。

仕事の生産性がさらに下がる

業務ストレスによってモチベーションが下がったり、ロスが生じた結果、生産性は下がることが多いのですが、やっかいなのは、それだけでは済まないケースがあることです。

業務ストレスをきっかけとした生産性の低下は、悪循環を生んでしまう場合があるのです。生産性が下がったことで、さらなる業務ストレスを生み、またモチベーションを下げ、さらに生産性が下がります。どこかで悪循環にストップをかける必要があるでしょう。

業務ストレス軽減のための3つの工夫

ここまで紹介した内容から、生産性を下げないためには、社員のモチベーションを下げないことが重要ですが、社員のモチベーションを下げないためには、業務ストレスを軽減させる必要があります。

そこで、経営者ができる業務ストレス軽減の工夫として「レクリエーションで親睦を図る」「朝礼でグッドアンドニューを発表する」「匿名制の目安箱を設置する」の3つをオススメします。

レクリエーションで親睦を図る

業務ストレスを軽減するためには、社員同士のコミニケーションが円滑にできなければなりません。そのためには、適切なタイミングでレクリエーションを企画しましょう。

飲み会や社員旅行のほか、親睦会を開催すれば、社員同士は自発的にコミニケーションを図ってくれるでしょう。ただし、内容は経営者の自己満足になるのではなく、社員からアンケートを取るなどして、皆の意見を反映させるように心がけましょう。

朝礼でグッドアンドニューを発表する

アメリカの教育学者だったピーター・クライン氏が開発した組織活性法として、グッドアンドニューというものがあります。これは、最近あった嬉しかったことや楽しかったことなどの良いニュースや、新しい発見を順番に発言するといったものです。

朝礼でこの取組を行うと、社員がプラス思考になり、モチベーションが上がる効果を期待できます。無料かつ短時間でできるものなので、ぜひ取り入れていただければと思います。

匿名制の目安箱を設置する

社員は経営者にどこまで本音をいってくれるのかを考えたことがありますでしょうか?建前では本音トークという前提がある会社でも、力関係や職場の空気を考えると、いえないことの方が多いかと思います。

そこで、匿名制の目安箱の設置をオススメします。社内の問題点や経営者に対する疑問など、社員から本音を吸い出せるようにしましょう。業務ストレスのはけ口にもなりますので、試してみると良いかと思います。

 

業務ストレスを根本解決する2つの方法

業務ストレスを、もっと根本解決する方法もあります。それは「社内の業務フローを定期的に見直す」「システム導入でストレスの原因をなくす」という方法です。

さきほど紹介した方法が人に焦点を当てた方法だとすれば、ここで紹介する方法は仕組みに焦点を当てた方法です。両者の合わせ技で取り組むと良いかと思います。

社内の業務フローを定期的に見直す

社内の業務フローを徹底的に効率の良いものに改善していきましょう。業務ストレスが発生する原因として、仕事のボトルネックになっている箇所があるかと思いますので、その箇所を特定することも重要です。社内の業務フローは、定期的に見直し、常に最善を追求することも忘れてはいけません。

システム導入でストレスの原因をなくす

システムを導入すれば、自動的に業務上のロスが改善され、社員の業務ストレスも改善することができます。ただし、使いにくいシステムや、他部署との連携が取りにくいシステムは、かえって業務ストレスを増やします。

初心者でも使いやすく、ほとんどの部署が共用できる便利なシステムを利用しましょう。ALL-IN(オールイン)は、これさえあれば何もいらないと思えるほど、全てが凝縮されていながら、初心者でも操作できる利便性を誇っていますので、導入をオススメします。

おわりに

業務ストレスは、企業に対してボディーブローのように、さまざまな弊害をもたらします。放置していると、深刻な問題となる可能性が高いため、早めの対策が必要です。人に焦点を当てた方法と、仕組みに焦点を当てた方法の両面から対策を取ると良いでしょう。中でも、システム導入で物理的にストレスを軽減する方法はオススメです。御社に合った使い勝手の良いシステムの導入を検討しましょう。

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