仕組み化, 販売管理システム

販売管理システムがある時とない時!どれだけ効果が大きく違うのかを検証

販売管理システムを導入せず、アナログ手法を続けている中小企業はまだまだ多く存在しています。しかし、販売管理システム導入をしていないと、業績に差が出て、競合争いに不利となるでしょう。この記事では、販売管理システムがある時とない時の違いを検証します。

販売管理システムがある時

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販売管理システムがあると、どのような利便性を享受できるのでしょうか?販売管理システムの有用性は、さまざまなメディアやサイトが紹介していますので、ここでは実際に販売管理システムがある場合と無い場合を、具体的に比較してみたいと思います。

まずは、販売管理システムがある時の恩恵である、「受注管理が手早くできる」「発注管理がミスなくできる」「顧客管理がやりやすい」ことについて解説いたします。

受注管理が手早くできる

販売管理システムがある会社は、受注管理が手早くできるというメリットがあります。業種にもよりますが、顧客からの受注はなるべくリアルタイムにこなしたいものではないでしょうか?

受注管理がスムーズだと、納期調整が付けやすいですし、受注漏れなどを防ぎやすい利点もあります。また、受注情報の正確性も担保しやすくなりますので、顧客との持続的な信頼関係を築きやすくなるでしょう。

発注管理がミスなくできる

受注したら、今度は仕入れをするための発注管理が必要です。発注管理がしっかりとできていないと、せっかく受注管理がうまくいっていたとしても、納期遅れや仕入ミスによる余分なコストがかかってしまいます。

受注管理と同様に、正確性とリアルタイム性がある発注管理が重要となるため、システムでカバーすると良いでしょう。できれば、受注管理と発注管理が連携していると理想です。

顧客管理がやりやすい

顧客管理がやりやすいということも重要です。受発注管理の前に、見込み客を含めた顧客管理は大切です。アタックしている顧客を見込み客にして、見込み客を新規取引先とし、新規取引先をリピート顧客にするためには、常に顧客管理をしておく必要があります。

受発注管理が売上に対する業務を効率化するものだとすれば、顧客管理は売上を最大化するものです。システムを導入することで、より効果的な顧客管理が可能となるでしょう。

販売管理システムがない時

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販売管理システムがない会社は、どのような弊害があるのでしょうか?実際に導入していない会社の場合には、既存の業務が当たり前となっているため、違和感がないのかも知れませんが、販売管理システムを導入している会社と比べると、やはりその効率性は低いをいわざるを得ません。

競合他社がシステムを導入しているとすれば、ハンディキャップを背負うことになりますので、販売管理システムがない状況で起きている弊害を理解しておきましょう。ここでは、「受注管理が手作業」「発注管理が複雑」「顧客管理に限界がある」について紹介します。

受注管理が手作業

システム導入をしていない場合には、受注管理が手作業となってしまいます。受注管理が手作業の場合、単純に時間がかかってしまいますし、ミスにもつながってしまいます。

受注という業務フローの上流段階でミスをしてしまうと、後の行程が全て無駄となり、発覚するまでの間にかかった時間のロスも起きてしまうため、納期調整がしずらくなるリスクもはらんでしまいます。時間の浪費とミスは、アナログによる大きな弊害だといえるでしょう。

発注管理が複雑

システムが無いと発注管理も複雑となってしまいます。手作業の受注管理に対して、同じく手作業の発注管理を行うと、非効率性もミスのリスクも倍以上になってしまいます。

また、発注は仕入先への発注だけでなく、在庫の引き当ても考えなければなりませんので、手作業によって在庫が狂ってしまう可能性もあります。機械的に行えるところは、人の手よりもシステムの方が得意であるため、システムも含めた適材適所を考えなければなりません。

顧客管理に限界がある

顧客管理もアナログ手法だと限界があります。アナログ手法でありがちなこととしては、担当者の主観的な顧客管理になっているということです。

顧客の重要度や案件の進捗度合いの基準が曖昧であったり、担当者ごとに勝手な基準で管理していたり、場合によっては顧客管理自体をほとんどしていないケースもあります。

社内で一元化した顧客管理を徹底するためには、客観的なシステムでの運用が不可欠です。

販売管理システム運用のコツ

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販売管理システムがある時とない時を比較すると、ある時の優位性を認めざるを得ません。しかし、やみくもに販売管理システムを導入したとしても、効果的な運用ができない場合もあります。

そのようなことがないように、販売管理システム運用のコツについて知っておくと良いでしょう。販売管理システム導入のコツは、導入によるゴールを決めることと、全員が使えるように徹底指導することが重要です。

導入によるゴールを決める

販売管理システムを導入する場合には、導入したことによってどのような効果を期待しているのか、そのゴールを明確にしましょう。

ゴールを明確にしてからシステムを選べば、より自社にあったシステムを選ぶことができますし、導入後も社員がゴールを目指して活用することが可能です。効果に対するゴールから先に定めましょう。

全員が使えるように徹底指導する

せっかくシステムを導入しても、使われていなければ意味がありません。しかし、システムの操作に慣れないまま、効果的な活用をしていない企業も多くみられます。

システムを導入した場合には、担当者全員が必要な機能を使いこなせるようにすることを必須と考えましょう。そのためには、なるべく画面が見やすく、シンプルな操作のシステム導入がおすすめです。

おわりに

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販売管理システムがある時とない時とでは、企業の生産性は大きく異なります。しかし、長年アナログ手法を当たり前としてきた企業には、そのことに気が付かないことも多いのです。自社の効果性だけでなく、競合がシステム導入をしているかも知れないことも踏まえて、早めに対策を打ちましょう。

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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