仕入管理システム, 仕組み化

仕入管理にはマナーと心得がある?システム導入前に優先すべきこと

仕入管理は、ミスさえなければ良いと考える人や、仕入先を思い通りにコントロールできれば良いと考える人がいらっしゃいますが、そのような考え方だと、自社利益につながる仕入管理はできません。この記事では、仕入管理におけるマナーや心得を紹介します。

仕入管理におけるマナーとは?

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仕入管理を行う上では、一定のマナーに配慮する必要があります。仕入管理は機械的に行われがちで、知らず知らずのうちに仕入先をないがしろにしてしまう人もいらっしゃいます。

仕入管理をする上で、仕入先の協力は必須なので、マナーのある仕入管理を行うことが大切です。まずは仕入管理におけるマナーとして、「仕入先は顧客のように扱うべき」「仕入先への発注は受注と同じ感謝をすべき」「納期相談が入ったら可能な限り助けるべき」という3つについて解説します。

仕入先は顧客のように扱うべき

仕入管理を行う上で、仕入先とは日頃から密にお付き合いをするかと思います。しかし、顧客には丁寧な人が、仕入先には横柄な態度を取っている姿をよく目にします。

しかし、仕入先の存在なくして、顧客の受注に対応することはできませんので、仕入先は大切に扱うことはマナーです。顧客と同じ接し方で仕入先に対応しましょう。仕入先に横柄だと、その噂が業界に広がる可能性もありますので、十分配慮する必要があります。

仕入先への発注は受注と同じ感謝をすべき

仕入先を顧客と同じように扱うということは、仕入先への発注は、顧客からの受注と同じように扱うべきかと思います。顧客からの受注には「ありがとうございます」と感謝の言葉を述べるのに、仕入先には「よろしくお願いします」というケースが多いようですが、仕入先に対しても、ちゃんと感謝の言葉を使いましょう。

受注と発注は対等の内容だという認識が大切です。

納期相談が入ったら可能な限り助けるべき

仕入先とやり取りをしていると、納期が間に合わないとの相談が入ることがあるでしょう。基本的に納期は守ってもらわなければなりませんし、顧客に対しても納期は守る必要があります。

しかし、どうしても間に合わないと泣きつかれた場合には、何の対応もせず、強引に守ってもらうのではなく、一定の努力の姿勢は見せるべきです。そういう姿勢をすることで、今後また助けてもらえることもありますので、顧客に迷惑が掛からない範囲で調整することがおすすめです。

ただし、そのような場合に備えて、ある程度納期に余裕を見ておくテクニックも使うと良いでしょう。

仕入管理で重視すべき心得

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仕入管理を行う上では、仕入先に対するマナーだけでなく、もう少し日常業務に密接した心得も持っておく必要があります。ここでは、仕入管理で重視すべき心得として、「1つの仕入先に偏らない」「1つの案件も複数社に分ける」「価格だけで選ばない」ことについて解説します。ぜひ、実務に役立てていただければと思います。

1つの仕入先に偏らない

仕入先にお願いをしていると、価格・納期・対応・品質などを比較することになるかと思います。これらが揃っている仕入先に注文が集まり、気が付けば1社購買に近い形で、1つの仕入先に発注が集中してしまうケースもあります。

しかし、1社に集中しすぎると、その会社に何らかの事情があった時に、商品フローがストップしてしまいます。必ず、仕入先は分散するように心得ましょう。

1つの案件も複数社に分ける

仕入先を分散するためには、一定水準以上の仕入先を何社も確保しておく必要があります。仕入先ごとに得意不得意があるかと思いますので、自社商品の特徴に合わせて振り分けると良いでしょう。

ただし、同じ案件を発注する場合にも、複数社で対応することをおすすめします。もしもその案件がこなせなくなった場合や、価格対応ができなくなった場合に、他の仕入先に振れるようにしておく必要があります。

価格だけで選ばない

仕入先選びを、つい価格だけでしてしまう企業がありますが、価格だけで選んでしまうと後でつぶしが利かなくなります。たとえば、少しでも利益を出すために安価な仕入先に頼んだ場合、品質や納期で苦労して、余分なコストがかかる可能性があります。

見た目だけの低価格だけでなく、手間などを込みでコストパフォーマンスの良い業者を選ぶ必要があります。

システムでより仕入先との関係を良好に!

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仕入管理を行う上で、システムの導入は大切です。仕入管理システムは、単に自社の効率化だけでなく、仕入先との関係にも波及効果をもたらすでしょう。システム導入における効果について触れたいと思います。

仕入管理システムは仕入先にとってもありがたい

仕入管理システムを導入すると、自社の仕入管理が楽になります。業務効率が上がるため、残業代が減るでしょう。また、1人が多くの業務をこなせるため、雇う人も削減できます。結果的に、人件費を下げることが可能です。

そして、仕入先の負担も軽くなります。発注ミスが減ることや、発注までのスピードが上がるため、納期にゆとりが持てるようになります。仕入先にとってもありがたいため、全循環となり、自社にさらなる効果性をもたらしてくれるでしょう。

仕入管理は顧客サービスにつながる

仕入管理システムの導入は、仕入先との潤滑油にもなりますので、結果的に顧客サービスの向上につながります。また、自社の経費削減と、業務効率の向上も加えると、商品価格を下げることも可能になりますので、直接的な顧客サービスにも影響を及ぼします。

競合他社との競争力アップにもなりますので、1つのことが、何重にも波及することが考えられます。

おわりに

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仕入管理は、仕入先を大切にすることがスタートラインです。その理念を持って、マナーや心得を大切にしましょう。仕入管理システムは、結果的に仕入先や顧客サービスの向上につながりますので、自社利益へと導いてくれます。仕入管理システムを導入していない企業は、なるべく早めに、その恩恵を受けると良いでしょう。

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