仕組み化, 見える化

プロジェクト管理とは?経営者なら知っておきたいプロジェクト管理を詳しく解説

各場所でよく耳にする「プロジェクト管理」という言葉。聞いたことはあっても実際にどのようなものなのか理解できていない。しっかり説明できないな、という方も多いのではないでしょうか。特に

そこで、今回はプロジェクト管理について徹底紹介。初めて聞く方も、なんとなく知っている方も本記事でプロジェクト管理について理解を深めて頂ける内容になっています。

プロジェクト管理とは?

calendar-2428560_1280プロジェクト管理とは一体何なのか?実は、プロジェクト管理は難しい言葉ではなく、その名の通り「プロジェクトつまり計画を管理」することを指します。

例えば、あなたは何かを購入する時、どのようにして購入までに至りますか?私たちは無意識の中で、購入する日時、購入するお店、料金、予算の調整など、自然と購入するまでのプロジェクトを管理しています。

プロジェクト管理は、この流れにさまざまな人が関わっている状態と考えると分かりやすいです。一人でのプロジェクト管理なら、自分の予定や経験則、予算内であらゆることを決められますが、たくさんの人がプロジェクトに関わっているとそうはいきません。プロジェクト管理では、こうしたプロジェクトの目標に向かって、どの方法で進めれば目標にたどり着けるのか、あらゆる領域でプロジェクトを管理して、目標を達成するための手法の一つと言えます。

プロジェクト管理の管理領域とは?

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プロジェクト管理では、全体の進捗のほかにあらゆる領域を管理していきます。それぞれをしっかりと管理することで、目標までトラブルを起こさずに達成することが可能です。今回は、プロジェクト管理のあらゆるノウハウが詰まった世界標準のガイドブック、PMBOK(Project Management Body of Knowledge)の代表的な管理領域とその内容を見ながら、プロジェクト管理の全体像を理解していきましょう。

統合管理

「統合管理」はプロジェクト管理の全体を支える管理です。プロジェクトの立ち上げ、管理計画書の作成、全体の指揮を行います。

また、プロジェクト中は作業の監視や管理や全体の変更があれば、メンバーに伝える役割を持ちます。最終的にプロジェクトの終結まで行う非常に重要な領域です。統合管理がおろそかになると全体の進捗が滞ってしまう恐れがあります。そのため、プロジェクト開始当初から明確な目的と手段を用いて、プロジェクトの終結まで努める役割を持ちます。

スコープ管理

「スコープ管理」は、要求されたことからできることをまとめた範囲の管理です。多くのプロジェクトでは、発注者側からの要求があります。

例えば、Web開発の現場の場合、「こうした機能が欲しい」や「こういったデザインがいい」といったものが発注者側の要求にあたります。ただ、プロジェクトの予算などを考えるとすべての要求を叶えることはできません。そこで、要求の中からできること、つまり要件化されたものを絞り込んだ結果がスコープです。できることとできないことが確定した時点でスコープが確定するため、プロジェクト全体を円滑に進めるためにはこのスコープ管理が重要となります。

スケジュール管理

「スケジュール管理」はプロジェクト管理の中でも一般的なものです。日々、私たちが決めている予定もスケジュール管理と呼びます。

プロジェクト管理としてのスケジュール管理は作業の定義、順序の設定、必要リソースや所要時間の見積もりなどです。こうした情報をもとにスケジュール作成をし、全体を進行していきます。また、スケジュール通りにいかない場合は都度調整するのもスケジュール管理の役目です。

コスト管理

こちらもプロジェクト管理で重要な「コスト管理」です。その名の通り、プロジェクトにかかるコストを見積もり、予算設定などを行います。予算は計画段階で決める必要があるため、予算設定はないがしろにできません。また、スケジュール管理と同様に進行中に大きな予算のズレがある場合などは即座に修正を行います。

品質管理

プロジェクト管理する上で重要なのが成果物の「品質管理」です。常にテストを行い、各フェイズごとで一定の品質をクリアしていなければいけません。そのためには、品質の基準、レビュー方法、テストの計画などを取り決めます。こうして成果物の品質を徹底的に管理することで、全体の進行を円滑に進めていきます。

組織管理

「組織管理」では、プロジェクトごとの負荷を把握してメンバーを振り分けていきます。また、チームを結成し育成することで、より円滑にプロジェクトを進める意味もあります。プロジェクトチームにメンバーを適材適所振り分けることで、トラブルの少ないプロジェクトの進行が可能となります。

コミュニケーション管理

プロジェクト管理においてコミュニケーション管理は重要です。どれだけ、技術のあるメンバーが揃っていてもコミュニケーションに不和があれば、必ず問題が発生してしまいます。

特に、報連相がかけているとトラブルになりやすく、どういった手段で報連相を行うのか明確にしなければいけません。そのためには、計画に携わるすべてのメンバーのコミュニケーションの取り方を決めておく必要があります。後に問題ならないように、発言した内容は管理ソフトで保存、報告を行う人を固定、情報の更新や変更を共有するなど工夫が必要になります。

リスク管理

「リスク管理」では、プロジェクト管理で起こり得るリスクの対処を予め決めておきます。

リスクの定義、リスク対策の計画を中心に実行前段階からすべての要件を定義することが重要です。しっかりとしたリスク管理ができていれば、万が一のリスクに対しても問題なく進行できます。ここでのリスク管理で想定漏れなどがあると、全体の進行に影響を与えてしまうため、必ず厳格化なリスクに対する契約を練っておきましょう。

調達管理>

調達先や仕入れ先などを管理するのが「調達管理」です契約の計画を立てて、発注先を選定、契約に関するすべての管理を行い、終結の際には契約を完了します。調達管理を行うことでプロジェクト全体を円滑に進めることが可能になります。こちらの段階でつまずいてしまうとプロジェクトが遅延する恐れもあるので注意しましょう。

ステークホルダー管理

最後は、円滑なプロジェクトを可能にする「ステークホルダー管理」です。外部の顧客や仕入れ先、さらに内部のメンバーや関係者をすべてステークホルダーとして管理します。より円滑なプロジェクトになるように心がけます。

プロジェクト管理においてもっとも大切なこととは

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プロジェクト管理は、一人で遂行することはできません。たくさんの管理領域を監視しながら円滑なプロジェクトになるように努めます。

そして、プロジェクト管理に重要なのが”見える化”です。プロジェクト管理が遅延する原因の多くは「状況の不透明」にあります。つまり、状況が分からないため、どのような対処を行っていいのか分からないといったケースが多いです。

プロジェクトに携わるすべての人が状況を一目で把握できるように、常にプロジェクトの”見える化”を心がけなければいけません。もし、不透明な状態でプロジェクトを進めていると必ず最後にはトラブルが発生します。そして、長期的なプロジェクトになるほど、この問題は大きくなり解決することが困難になることが多いです。

プロジェクトの後半で想定外の問題ができた場合、対処できないケースが多くそのプロジェクト自体が頓挫する恐れも考えられます。必ず、プロジェクト管理をする際は状況の”見える化”に努めて円滑に物事を進めていきましょう。

プロジェクト管理に管理ソフトは必須?

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現在、プロジェクト管理をアナログで行っている人は少ないでしょう。多くの方がプロジェクト管理に管理ソフトを利用しています。管理ソフトでは、先ほどの管理領域を一本で管理できるものが多く、初めてのプロジェクトでも円滑に進めてくれます。

プロジェクト管理ソフトを使えば、各情報を見える化してくれる上に、プロジェクトの効率化が見込めます。よりプロジェクトを円滑に進めたいならプロジェクト管理ソフトを導入しましょう。

おわりに

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今回はプロジェクト管理について種類別に詳しくご紹介しました。誰しもが聞いたことのある言葉かもしれませんが、改めてどういう意味を持っているのか本記事でおさらいしておきましょう。

プロジェクト管理は、プロジェクトにとって大変重要な要素の一つです。弊社では、中小企業向けクラウドシステムである「ALL-IN」というプロジェクト管理ツールを提供しています。できるだけ、プロジェクト管理ソフトを導入して、円滑なプロジェクトを実現してください。

(ALL-INについての、より詳しい情報はこちら

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目次

  1. はじめに
  2. 数千社の経営を見てきた専門家が考える「経営が上手くいかない最大の原因」
  3. 優秀な経営者は気づくけど、なかなか実行できない10のこと
  4. あなたの会社の生産性が上がらない2つの理由
  5. システムを導入すべき理由と7つのチェックポイント
  6. おわりに

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