中小企業が在庫管理をする上で、さまざまなお悩みがあります。そのお悩みを解消すべく、在庫管理システムを導入するケースがありますが、うまく運用できないことも多いようです。そこで、在庫管理のお悩みや、システムの失敗事例、効果的に在庫管理をする方法を解説します。
在庫管理でよくある3つのお悩み
在庫を抱えることがある企業の場合、その管理に悩んでいる会社も多いようです。顧客からの短納期に備えて在庫をストックしている場合や、価格を下げるために多めに商品を仕入れ、発注まで在庫としているケースなど、在庫によって事業効率を図る反面、管理がうまくいかずにロスが出ていることも多いのです。
まずは、在庫管理でよくあるお悩みの中から、典型的なものとして「在庫置き場が煩雑」「商品名が複雑で管理が困難」「在庫に不良品が混在」について解説します。
在庫置き場が煩雑
在庫管理でのお悩みとして、在庫置き場が煩雑という内容があげられます。在庫が多い企業や、大きな商品を扱っている企業の場合、どうしても在庫置き場の場所が取られます。
整理整頓が得意な一人が管理しているのであれば良いのですが、複数の担当者が在庫を出し入れする場合には、すぐに雑然としてしまいます。結果的にミスのリスクも大きくなりますので、整理整頓の責任者を設ける必要があるでしょう。
商品名が複雑で管理が困難
商品名が複雑な場合にも、在庫管理は複雑となります。アルファベットや数字、記号をふんだんに使っている商品の場合、それが商品名なのか、型番なのか見分け辛く、型番と商品名が入り混じった管理となる場合もあります。
担当者が在庫管理をする前に、どれが商品名なのかをしっかりと周知する必要があるでしょう。在庫置き場にも、型番表を貼り付けしておくなど、周知徹底の工夫が必要です。
在庫に不良品が混在
在庫の数が合っていたとしても、在庫が必ずしも良品とは限りません。顧客からの依頼で引当をしたのはいいけれど、不良品として返品される場合もあります。特に、長い間在庫として保管していた商品は、経年劣化や商品寿命によって不良品となっている可能性もあります。
一定期間が経過した在庫は廃棄するなど、社内で基準を作っておき、その基準に合わせた運用を行うことが大切です。
在庫管理システム導入の3つの失敗例
在庫管理のお悩みを解消すべく、高額な費用をかけて在庫管理システムの導入に踏み切る企業もありますが、あえなく失敗となる事例も多いようです。失敗事例も企業やシステムによってさまざまですが、典型例は限られています。
ここでは、在庫管理システム導入の失敗例の典型として、「情報と実際の在庫が一致しない」「在庫管理は千差万別であると理解していない」「自社の在庫管理を知らない人が導入」の3つを挙げたいと思います。
情報と実際の在庫が一致しない
在庫管理システムの失敗例としては、システムで閲覧した在庫数と、実際の在庫数が合っていないケースです。これは多くの企業に見られるパターンで、せっかくシステムを使っていても、担当者が入力を忘れたり、ミスをしてしまうことで起きてしまいます。
業務フローを担当者の一存に任せている企業によくある事例なので、統一した業務フローによって防ぐことが可能です。
在庫管理は千差万別であると理解していない
在庫管理システムは、どこの企業にも使いやすいように一般化されているものが多く、必ずしも御社の在庫管理に適したものであるとは限りません。ひと口に在庫管理といっても、その内容は千差万別です。
自社に合わないシステムを導入していると、かえって非効率となることもありますので、システムの見直しをかけた方が良いでしょう。
自社の在庫管理を知らない人が導入
そもそも、システムの導入を決定する人が、自社の在庫管理の実務を詳しく知らないケースもあります。担当者から聞いた話を参考にしたり、勝手な想像で導入した結果、実務担当者がアンマッチングのシステムに苦労するという話はよくあります。
システム導入の決定権がある人は、必ず在庫管理の業務フローを覚えておきましょう。業務フローの資料で確認したり、担当者が操作するのを見ているだけでなく、自分で実務を経験することが大切です。実際にやってみないと分からないことも多いので、体験してから検討しましょう。
在庫管理を効果的に行う2つの方法
では、在庫管理を効果的に行うためには、一体どうすれば良いのでしょうか？その方法としては、自社に合ったシステムを徹底して探すことと、システムの運用には妥協を許さないことの2つが重要です。
自社に合ったシステムを徹底して探す
在庫管理システムを妥協して導入してしまうと、実務担当者だけでなく、顧客や仕入先にも迷惑をかける可能性があります。システム導入を決定する1つの判断が、数々のロスを出すことを考えると、自社にピッタリのシステムを導入することが、どれだけ重要な判断かお分かりいただけるかと思います。
在庫置き場の状態、商品名、不良在庫の可能性など、自社の在庫管理の特性をしっかり理解した上で、それに合ったシステムを導入すると、在庫管理のお悩みがしっかりと解消できるでしょう。
システムの運用には妥協を許さない
システムは導入だけでなく、運用時にも妥協してはいけません。運用段階でシステムを使いこなすのが不慣れな社員には、徹底して教育をするか、システムを触らないセクションに配置換えすることが重要です。
多くの場合は、前者に取り組むようなので、しっかりと教育をし、システムを有効活用しましょう。システムは使いこなして初めて役に立つということを認識する必要があります。
おわりに
在庫管理システムは、企業のお悩みを解消できるものではありますが、一方で、導入失敗の事例もあります。せっかく費用をかけて導入したシステムを無駄にしないためにも、効果的な導入と活用法を検証しておく必要があります。
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