経営コラム

異動・退職の落とし穴。人材と同時に失うのは情報やノウハウという「資産」

異動や退職は人材だけを失うものだと考えていませんか?

実は異動や退職で問題視すべき点は、人材とともに失う情報やノウハウです。大切な人材を失うこともリスクのひとつですが、情報やノウハウといった「資産」を失うのはより大きなリスクといえるでしょう。

今回は情報やノウハウといった資産を失わないための方法を解説します。情報やノウハウをシステム化することで、会社自体への影響を最小限に抑えられます。未来を見据える経営者の方は、ぜひ本記事を参考にリスク回避に努めてください。

異動・退職時の引き継ぎ方法

一般的に会社を異動・退職する際には引き継ぎを行います。

企業によって引き継ぎ方法は異なりますが、マニュアル等の資料作成、後任者と疑問点の共有、トラブルがあった場合の対処法の共有などが基本です。

また業種別に細かく引き継ぐポイントが異なります。

営業なら、顧客への挨拶や営業記録の確認、クライアントの情報共有など。事務なら、マニュアルを基本とし、トラブルの対処法を教えるなどです。

異動・退職は資産喪失の危機!?

社員の異動・退職時に注意すべきは、その人の情報やノウハウです。会社にとって、これらの要素は資産といえます。

異動者・退職者の活動履歴や培ってきたノウハウが属人管理されていれば、その人がいなくなると同時に資産も失うことになります。

特に、異動・退職によって資産喪失の危機に陥りやすいのが「営業」です。

営業は属人管理になりやすい領域のひとつです。多くの営業マンは、自分が持っている情報やノウハウを個人的に管理します。その理由として、営業成績=給与・ボーナスという図式が完成するからです。

自分の情報やノウハウをオープンにすれば、給与・ボーナスが下がるのではないかと不安になります。営業は、社内の争いも激しい領域ということもあり、属人化しやすい傾向にあります。

資産(情報・ノウハウ)を失うことのリスク

情報やノウハウを失うとどのようなリスクがあるのか。先ほどの営業職を例に考えてみましょう。

【営業におけるリスク】

  • ・進行中の商談を逃す
  • ・顧客を喪失してしまう
  • ・営業課題を見失う
  • ・既存顧客の問い合わせに対応できない
  • ・新人育成が難航する など

上記に営業が異動・退職することによるリスクをまとめてみました。情報やノウハウを引き継ぐ対策をしていない場合、こうしたリスクをすべて背負う形なります。

情報やノウハウを失うリスクは、過去・現在・未来を通して影響を与えます。

属人化を防ぐためには、企業側が早めに施策を打たなければいけません。一人の営業マンの成績に頼っている状況を生み出していては、遅かれ早かれ何らかの損失を受ける可能性が高くなります。

リスク回避のためにはシステムで資産化

異動・退職におけるリスク回避を行うためには、情報やノウハウの資産化が重要です。

情報やノウハウを共有データとしてスタックすれば、該当者が異動や退職した場合でも、その資産を失うことはありません。中小企業の多くがシステムを資産化していないため、異動・退職の際には大きなリスクに見舞われます。こうしたリスクを回避するためにも、迅速に情報やノウハウの資産化を行いましょう。

情報やノウハウの資産化するメリット

【営業におけるメリット】

  • ・後任者へのスムーズな引き継ぎ
  • ・成績の開示による競争率の向上
  • ・営業活動の課題分析
  • ・新人育成の効率化 など

営業活動の情報やノウハウを資産化するメリットをまとめました。異動・退職におけるデメリットを解決し、さらに競争率の向上や課題分析、新人育成の効率化といったメリットが存在します。情報やノウハウを属人管理した場合、これらのメリットを享受できません。

情報やノウハウの資産化するデメリット

情報やノウハウを資産化する際に知っておきたいのは「デメリットの側面」です。何事も良い部分や悪い部分が存在します。情報やノウハウを資産化する際にデメリットとなるのが「システムのコストや手間」です。システムの初期費用やランニングコスト、さらに導入する手間を考えると現状に甘えてしまう方は多いです。

ただ最近システムは、ソフトウェア型やオンプレミス型のようにコストや手間のかかるものだけではありません。情報やノウハウをシステムで資産化するなら、月額料金のみでハードやソフトが不要な「SaaS型アプリケーション」がおすすめです。必要最低限のシステムを効率よく利用できる上、今後に備えた拡張性も高いシステムとなります。

SaaS型アプリケーションを導入すれば、コストや手間といったデメリットを解決可能です。

情報やノウハウを資産化するならALL-IN?

情報やノウハウを資産化するなら、数あるSaaS型アプリケーションの中でも、クラウド経営システムが適しています。

例えば、弊社が提供しているALL-INなら、顧客情報や営業ノウハウ、人事情報などすべてを一元管理して資産化できます。スムーズな引き継ぎで資産喪失のリスクを減らすことが可能です。

ALL-INは、顧客管理(CRM)・営業支援(SFA)・人事・給与・会計・販売・グループウェアなど全業務をカバーしています。また低料金の定額制で、機能アップデートも無料で自動対応します。

ここで気になるのはすべての領域をカバーする必要があるか?という点。情報やノウハウを資産化する際に、「その領域のみのシステムを導入すれば良いではないか?」と考える方は多いでしょう。

確かに、システムを導入する際のコストや手間を考えると、各要素を必要最低限の状態で利用したいという考えも理解できます。

ただ企業の情報やノウハウは、一見繋がっていないようにみえても、実は密接な繋がりを持っています。営業領域では見えない情報が、他の領域で”見える化”できたケースも少なくありません。企業の情報やノウハウを体系的に扱うためにも、すべての業務をカバーできるクラウド経営システムの導入がおすすめなのです。

まずは、ALL-INをはじめとするクラウド経営システムを比較しながら、自社にとって適切なシステムを選んでください。

まとめ

異動・退職の落とし穴を解説しました。

異動・退職時に一般的な引き継ぎを行っても、情報やノウハウまでは引き継げません。

業種によっては、引き継ぎに情報やノウハウといった資産を失う危険性があります。こうしたリスクを回避するためには、情報やノウハウをシステム化し、共有する必要が考えられます。

少しでも特定業種が属人化している傾向にあるなら、該当者に共有を促すのではなく、企業全体で共有できる体制づくりを始めてください。

そのためにも、弊社が提供するALL-INをはじめとするクラウド経営システムの導入がおすすめです。異動・退職の落とし穴を回避して、会社の資産を守り抜きましょう!

中小企業が経営を「システム化」するための3ポイント

生産性をあげる極意 無料小冊子プレゼント!

目次

  1. なぜ中小企業がシステム化出来ないのか?
  2. システム化する時に必ず抑えるべき13の視点
  3. 自社のシステム化 完成マップ作成シート

Facebookページにぜひ「いいね」をお願いします!

「いいね!」を押すと「経営をアップグレードしよう!」の最新コンテンツが受け取れます

すべての業務がひとつにつながる、クラウド経営システム「ALL-IN」について詳しく知りたい方はこちら!

クラウド経営システム「ALL-IN」の
資料をダウンロードする(無料)