経営コラム

明暗を分けるのは適切なシステム選び。イベント業に必要なプロジェクト管理とは

イベント業におけるプロジェクト管理は、上手く進行するための要です。多くのプロジェクトは、不十分なプランニングによって失敗しています。そこで気になるのは、何がプロジェクトの明暗を分けるのかという点。

実は、プロジェクト管理が成功するかどうかは「適切なシステム選び」にかかっています。

そこで今回は、プロジェクトの明暗を分ける適切なシステムの選び方を解説します。イベント業のプロジェクト管理には、どんなシステムが必要なのか理解して、適切なシステムを導入してください。

プロジェクト管理とは

プロジェクト管理とは、「ある計画の達成を目指す活動」のこと。

プロジェクト管理がうまく進行すれば、目標が達成でき、大きなリターンを得られます。一方、プロジェクト管理が失敗すれば、目標が達成できず、それだけ大きなリスクを伴います。

プロジェクト管理は最初から最後まで、明確な目的を持ち、常にPDCAを意識しなければいけません。少しでも管理内容にズレが生じれば、計画は失敗へと向かっていきます。プロジェクト管理を成功させるためには、計画から完了まで気を抜かずに進行する必要があるのです。

特にイベント業は、トラブルが起きやすいものです。突発的な問題も起こり得ますので、あらゆる状況を想定しつつ、計画を実行に移さなければいけません。また、収支をはじめとする金銭管理も大切です。

そんなイベント業において、大きな味方となるのがプロジェクト管理システムです。適切なシステムを選ぶことで、ミスを起こす余地がないくらい、緻密なプロジェクト管理が可能になります。

プロジェクト管理の失敗例

計画を頓挫させないためにも、まずはプロジェクト管理における失敗例を把握しておきましょう。失敗例を理解することは、成功への近道となります。

深刻なコミュニケーション不足

企業における多くの問題は「コミュニケーション不足」から発生します。報連相を徹底していない状態では、進捗に大きな影響を及ぼすでしょう。

特に、イベント業では、複数人のスタッフが関わるので、コミュニケーション不足では大きな問題につながります。プロジェクト進行中は、報連相を徹底し、綿密に連絡を取りながら進行していきましょう。

プロジェクトマネージャーの不在

プロジェクト管理には、計画と実行に責任を持つプロジェクトマネージャーが存在します。基本的な経営管理能力はもちろん、プロジェクトチームの意見をまとめ上げ、引っ張っていく能力が求められます。

どのプロジェクトにも、必ずプロジェクトマネージャーは存在しますが、前述した能力に乏しい場合、現場の連携を乱しかねません。つまり、能力の伴わないプロジェクトマネージャーは「不在」であることと同じです。

プロジェクトマネージャーは、不確実性の高いリスクをできる限り低く維持しながら、意思決定を行う役割を持ちます。プロジェクト管理の明暗は、プロジェクトマネージャーの手腕にかかっているといえるでしょう。

適切なプロジェクト管理システムを導入できれば、プロジェクトマネージャーを強力にアシストしてくれるでしょう。

不十分なプランニング

プロジェクトが失敗した要因の一つに「不十分なプランニング」が挙げられます。何となくプロジェクトを始めた、特に目標を立てず動き出した、システムに頼ってプロジェクトを始めた、これらの動機は不十分なプランニングといえます。

どんな計画も細かい始点と終点の連なりです。不十分なプランニングは、計画の失敗につながります。

イベントのプロジェクト管理に必要なこと

イベントのプロジェクト管理を行う場合、目標の明確化や情報の共有、正確な収支管理は、特に大切です。ここでは、プロジェクト管理に必要なことを重点的に紹介します。

目標の明確化

まず、イベントのプロジェクト管理において大切なのは「スケジュール・予算・売上」です。この3つの目標は必ず明確化してください。

特に、スケジュールは一度立ててしまうとコントロールがしにくいです。何があっても大丈夫なように、あらゆることを想定した目標を定めるといいでしょう。また予算・売上は、今後につながる大切な指標となります。こちらも目標に近づけるように明確化してください。

情報の共有

イベント業に限らず、プロジェクト管理では「情報共有」が肝心です。迅速な情報共有を行うほど、円滑にプロジェクトが進行します。そのためには、コミュニケーションを手助けするシステム導入が必要です。

またコミュニケーション頻度の高さは、プロジェクトの成功につながります。些細な情報でもいいので、常に共有しながらプロジェクトを進めていきましょう。

正確な収支管理

イベントにおいては、収支管理も大切です。イベントに関する売上、仕入れ、利益などを都度、管理する必要があります。この数字の管理を怠ると、イベントのプロジェクトがうまく進みません。何らかのシステムを導入、各要素を連携して正確な数字を把握していきましょう。

必要項目を抑えたシステム選びが必須

イベント業のプロジェクト管理を円滑に行うなら、それに付随したシステム選びが肝心です。基本的なシステムに加えて、さまざまな情報を連携できるシステムが理想といえるでしょう。そこで、おすすめしたいのが弊社のALL-INです。

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まとめ

イベント業に必要なプロジェクト管理について解説しました。

プロジェクト管理を円滑に進めるためには、適切なシステムを導入することが肝心です。必要な機能を網羅したシステムを導入し、プロジェクトをスムーズに進行しましょう。

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