SFA, 仕組み化, 生産性向上のヒント, 販売管理システム

営業支援と販売管理システム連携で多くが変わる!営業のレベルを1つあげませんか?


中小企業であっても、会計や給与管理についてはシステムを導入しているという会社は少なくありません。このような業務のシステム化は中小企業においても重要だと考えられている一方で、中小企業において属人化しやすい業務として最も挙げられるのが営業です。

さらに営業は、営業マンと営業事務の連携が大切です。せっかく営業が案件をとってきたのに、営業事務との連携がうまくいかず、製品が正常に発注されなかったという経験はないでしょうか。

営業の質を担保するためには、営業マンの教育も大切ですがそれと同時にシステムを用い、仕組みとしてミスを防ぐ取り組みも必要です。本記事ではそのような観点から重要だと考えられる営業支援と販売管理システムの連携の重要性について説明します。

営業マンと営業事務の関係性について


会社の中でも、特に連絡を密に取らなければならないのが、営業マンと営業事務です。営業マンは外勤で顧客に営業しに行って注文などをとってきます、営業事務は商品の発注や在庫を管理したり、見積もりや納品書などの書類を作成したりして、営業マンをサポートします。どちらが欠けても会社全体としての営業は上手くいかず、会社の営業力を拡大させるためには両者が連携する事が重要となります。

しかし、同時に両者は情報共有を行いにくい関係性にもあります。営業マンは基本的に営業時間中は外回りをしていますし、営業事務は基本的に内勤なので物理的に顔を合わせる機会はありません。

つまり、営業マンと営業事務の連絡方法が営業マンが外回りにいる時間の前後か、多くの場合は外出先からの電話という事になります。営業マンも外回りの合間に連絡するので、どうしても伝え忘れてしまうという事も少なくありません。その結果が冒頭で挙げたようなクレームにつながるのです。

このように、多くの企業において営業マンと営業事務は連携するべきだけれども連携しにくいという関係性にあります。

なぜ営業支援システムと販売管理システムを連携させる必要があるのか

管理するシステムが別々

このような営業マンと営業事務の関係性から何らかの情報共有の仕組みを作る事は大切です。システムに関して考えると、一般的に営業マンは営業支援システムを使っていると考えられます。つまり、営業支援システムを使って顧客へ提案中の案件の進捗状況や、営業スケジュールなどを管理していると考えられます。

一方で営業事務は販売管理システムをベースに仕事をしていると考えられます。すなわち、営業が取って来た、注文の商品の見積もりや手配、請求などについて販売管理システムを使って管理していると考えられます。

もちろん、「営業」と「販売」は相互に営業に関わります。例えば、営業マンが顧客から見積もり依頼を受ける、営業事務が見積書を作成、入力、営業マンが見積書を提出して納期などを調整して成約、営業事務が商品を発注し会社に届く、営業マンがその商品を顧客に渡して納品完了、営業事務が請求書を発行して送るという風に、1つの商品を販売するだけでも、営業マンと営業事務が交互に活動する事になります。

責任のなすりつけ合い

このステップのうちどこか一つでも、伝達をミスしてしまえば、「商品を発注していなかった」「見積もりを作っていなかった」という風なミスが発生してしまうのです。この時に注意すべきなのは、営業マンと営業事務どちらの責任なのか水掛け論で終わってしまいがちだという事です。

すなわち、電話や不意に会社で会ったときの事務連絡などをベースにしていると、何かミスやクレームが発生した時には究極的には言った、言わないの水掛け論になってしまいます。

このように営業マンと営業事務が営業案件をダブルチェックし、責任の所在を明確にするために、営業支援システムと販売管理システムを連携する事が重要だと言えます。営業支援システムと販売管理システムが連携する事によって、営業全体にまつわりミスを軽減し、会社の営業力をアップする事ができます。

営業支援システムと販売管理システムの連携パターン


では、以上のように営業支援システムと販売管理システムを連携させる事が重要だとして、どのような連携パターンが考えられるのでしょうか。もちろん、大企業は自前でシステムを一から開発したり、SIerに発注して自社向けにカスタマイズしたシステムを使用している事が少なくありませんが、ここでは中小企業でも導入できそうなシステムについて紹介します。

Salesforce×ウランバ

まずは営業支援システムをベースに考えた時のパターンについて説明します。世界的の営業支援システムとしてはSalesforceが挙げられます。Salesforceのシェアが高いため、様々な営業や顧客、販売管理システムはSalesforceと連携できるように設計されている事が多いので、後々の拡張性を考えるとSalesforceを営業支援システムとして採用するのが良いと考えられます。

その上で、Salesforceと連携しているシステムとしてウランバという販売管理システムがあります。ただし、初期契約料30万円、月額25000円からで更にSalesforceの使用料も必要なので少しコストが掛かります。中小企業でも比較的大企業よりの企業向けのパターンであると言えます。

やよいの顧客管理×やよい販売

次に弥生系のシステムについて紹介します。ちなみに会計システムについて弥生と勘定奉行系のシェアが多いと考えられますが、両者ともSFAとして最適化されたシステムを販売していません。強いて挙げるのならばやよいの顧客管理×やよい販売という連携パターンが考えられます。コストは合わせても最大初期費用10万円程度なので、低コストでの導入が可能ですが、営業支援システムではなく顧客管理システムをベースに営業のシステム化を行う事になるので微妙な使いづらさは残るかもしれません。

ALL-IN

最後に紹介するのが弊社で開発しているALL-INです。ALL-INは営業支援や販売管理だけではなく、会計や人事なども含めて総合的に企業に必要なシステムを統合したソフトです。すべての業務ソフトを弊社で作成しているので連携について悩む必要もありません。

またALL-INは中小企業の経営を支えるべく開発されたシステムですので、価格に関しても中小企業向けで、安価に導入することが可能です。初期費用10万円、基本料金3万8000円(3アカウントまで)+3000円/1ユーザーなので、やよいのシステムを導入するよりも目的に合致しかつ様々な業務システムが導入出来て、かつSalesforce+連携する販売管理システムを使用するよりも割安であると考えられます。

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おわりに


以上のように、営業支援システムと販売管理システムの連携の重要さについて説明してきました。中小企業を比較すると、経理や人事の能力はそれほど変わりません。どこの企業でも作業はほとんど同じで業績にあまり影響しないからです。逆に中小企業同士で大きく能力に差があるので売り上げを作るための営業能力です。

もちろん、敏腕営業マンを運よく採用できれば会社の業績の向上は期待できますが、営業は1人で行うわけではありません。営業マンをサポートする営業事務との連携があってはじめて営業全体が機能するのです。

このような理由から営業マンが使う営業支援システムと営業事務が使う販売管理システムを連携させる事は非常に重要だと言えます。ただし、販売管理システムは様々な会社が開発しているものの、営業支援システムはSalesforceのシェアが圧倒的に高く比較的中小企業でも大きな企業向けのシステムとなっています。

中小企業向けの営業支援システムとしてSenses、GRIDY SFAなどがありますが同じ会社で販売管理システムを作成していないので導入の際には営業支援システムと販売管理システムがいちいちマッチするか確認する必要があります。

ALL-INは営業支援システム、販売管理システムだけではなく様々な業務システムを統合したシステムなので連携について考える必要はありません。システムを導入したいけどどのような組み合わせが良いのか分からない、システムを連携させるためにエンジニアを採用したり、外注するようなコストを割けないという企業経営者の方はぜひALL-INの導入をご検討ください。

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