仕組み化, 見える化

少しの違いが大きな違いに!プロジェクト管理システムの効果を最大化するには?

会社を経営していくにあたって生産性のアップは大きな課題です。どのようにして、社員一人当たりの生産性をアップさせればいいのか?生産性アップの方法として考えられるのが、プロジェクト管理システムの導入です。

そこで、今回は生産性をアップさせるプロジェクト管理システムの賢い使い方を紹介します。ただ、使っているだけでは生産性をアップさせることは難しいです。

プロジェクト管理システムが生産性に直結するような賢い使い方を知り、現在の経営に生かしてみてください。

プロジェクト管理システムを使いこなすために重要なこと

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プロジェクト管理システムは、使い方を間違えなければ万能なツールです。

これまでよりも、社内での意思疎通が容易になり、トラブルも目に見えるほど減らすことができます。こうしたプロジェクト管理システムのメリットを知って、導入し始めた経営者の方も多いのではないでしょうか。

しかし、実際にプロジェクト管理システムを導入すると、生産性アップどころかこれまでよりも時間がかかってしまうケースが増えています。この理由として考えられるのが「使い方」です。

物は使いようというくらいで、使い方を間違えればどれだけ便利なものも生かすことはできません。特に、プロジェクト管理という領域では使い方が全てと言えます。

プロジェクト管理システムの賢い使い方を覚えておけば、導入後にトラブルを減らすことが可能です。賢い使い方を覚えてこれまで以上に生産性をアップしていきましょう。

プロジェクト管理システムを賢く使えない人の特徴とは

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プロジェクト管理システムを賢く使えない人の共通点として挙げられるのが「使い方が分からない」という点です。

例えば、ある操作が分からないならマニュアルを配布することで、こうした事態を回避できますが、そもそもどういったフローで使えば良いのか分からない場合は、根本的な解決策が必要となります。

特に、プロジェクト管理システムで問題が発生しやすいのが導入直後です。適切なマニュアルや指示者がいない場合、仕事以外の部分でトラブルが発生します。

まずは、マニュアルの制定、そして部署ごとに指示者を配属させる必要が考えられます。プロジェクト管理システム導入前に、社員向けに準備ができていれば、導入直後もスムーズにプロジェクトを進行可能です。プロジェクト管理システムを賢く使えない方は、導入前にしっかりとマニュアルを作り、指示者を育てましょう。

プロジェクト管理システムを賢く使う方法

まず、プロジェクト管理システムを導入する前に、社内で運用ルールを決めておくことが重要です。運用ルールとは、長期的な使い方に関してです。プロジェクト管理システムには、マニュアルをはじめとしてヘルプやサポートが用意されています。

ただ、社内で運用を始めた際に、自発的にヘルプやサポートを利用していると、時間がかかってしまいます。そこで、基本的なマニュアルよくある質問をまとめた社内専用のマニュアルを用意してください。

実際の使い方を画像や動画等でマニュアル化することで、運用直後のトラブルを減らせます。さらに、トラブルを減らすなら指示者の教育が欠かせません。各部署に一人ずつ研修等を受けさせた指示者を配属します。

万が一、プロジェクト管理システムの運用において、トラブルがあれば、マニュアル→よくある質問→指示者という流れで問題解決のフローを作っておきます。

指示者でも解決できない問題の場合は、ヘルプやサポートに連絡、問題解決後にマニュアルを改訂し再配布、指示者へ連絡といった形で迅速に動けるフローを作成しておくと心強いです。

そして、社内の運用ルールも重要です。タスクごとの進捗確認の方法、社内SNSのやりとりのルール決め、どこまでの情報を共有するか、などプロジェクト管理システム上での運用ルールを決めておいてください。

目的と手段をはっきりする

プロジェクト管理システムで生産性をアップさせるならカスタマイズが欠かせません。プロジェクト管理システムを選ぶ際に、多くのオプションが用意されていたことを覚えていますか?基本的にプロジェクト管理システムには、カスタマイズが用意されています。

しかし、導入直後からカスタマイズしても、実際には必要のない機能というケースが多いです。そのため、カスタマイズの利用は運用からある程度時間が経過してからが肝心です。

どの点をカスタマイズするかは運用中に起こったトラブルや課題を参考にしてください。例えば、データのやりとりをする際に、一度に送れるデータ量が少ないという課題があれば、カスタマイズでデータ量の上限を上げるという対策が考えられます。

こうした課題ごとに優先順位をつけていき、半年後、1年後を目安に予算内に収まるカスタマイズを実行していきましょう。トラブルや課題をカスタマイズで乗り越えていけば、それは生産性に直結します。

プロジェクト管理システムを導入した後も、必ずフィードバックを行い、カスタマイズ等で対応できるものは積極的に対応していきましょう。

しかし、あくまでもプロジェクト管理システム導入の目的は生産性の向上、及び売り上げの増加です。カスタマイズをすることではありません。カスタマイズはこの目的のために手段に過ぎないのです。目的と手段が逆転しないように常に目的を意識しておくことが重要になります。

おわりに

生産性アップにつながるプロジェクト管理システムの賢い使い方について紹介しました。プロジェクト管理システム選びがようやく終わり、導入した直後にトラブルになってしまったという方は増えています。

プロジェクト管理システムの賢い使い方を覚えておけば、こうした事態にも迅速に対応できるため、トラブルを起こすことなく、業務に集中することが可能です。

もし、まだプロジェクト管理システムを導入していない、または現在の管理システムに不満があるという方は弊社が提供しているサービス「ALL-IN」がおすすめです。

ALL-IN」は、プロジェクト管理領域を含めた経営に関するさまざまな領域に対応できるできるサービス。これまで以上に生産性をアップさせたいなら導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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