経営コラム

エクセルに限界を感じたら?クラウドで一元管理が正解

個人から大企業まで、多くの方に愛されてきた表計算ソフトといえば「エクセル」です。誰もが使える便利なエクセルですが、長年使用していく中で、仕様や性能、管理上の限界を感じている方は少なくありません。

もし、エクセルに限界を感じたら、クラウドでの一元管理がおすすめです。

今回はエクセルに限界を感じた方向けに、クラウドソフトで一元管理した方がいい理由を解説します。ちょうどいい管理ソフトが見つからなくて困っている方は、ぜひ参考にしてください。

エクセルで起こった悲しい体験談

ほとんどの企業が導入しているといっても過言ではないエクセルの存在。表計算ソフトとして登場して以降、個人から企業まで数多くの人に愛されてきました。ただそんなエクセルに限界を感じている方も少なくないようです。巷では、「脱エクセル」と呼ばれており、エクセル依存から抜け出そうとする方もいます。

なぜ、今「脱エクセル」が叫ばれているのか?その原因として考えられるのが、エクセル上で発生するトラブルです。エクセル自体は優れていますが、仕様や性能、管理上の限界によるトラブルで悲惨な結果になった方も多いです。まずは代表的なトラブルを見ていきましょう。

データが上書きされた

エクセルのファイルを上書き保存した場合、特殊な方法を除いて復元することはできません。特に、元データを利用して、新規データを作成している際にうっかり上書きする方は多いです。

関数が壊れた

エクセル使用中に関数が壊れた経験のある方は多いでしょう。基本的に、エクセルファイルを多人数で共有している場合、人為的なミスで関数が壊れたり、狂ったりするケースが多いです。こうしたケースの場合、エクセルファイル自体に影響はないため、関数や計算式が狂ったまま作業が進行してしまいます。

容量が圧迫されている

エクセルファイルの上書きを続けていると、いつの間にかパソコンの容量を圧迫していることがあります。特に、エクセルファイルを長期間利用している場合、容量を圧迫しやすいです。

加えてエクセルファイルが重くなると、ファイルを開く際の動作も遅くなります。

エクセルが限界な理由① 仕様

エクセルには、「行・列数」「セルの桁数」に制限が存在します。

「行・列数」は、行数が1,048,576行、列数が16,384列と制限が決まっています。現在は、制限が緩くなりましたが、エクセルの古いバージョンを利用している方は、さらに制限が厳しいです。

エクセルでシステムのログをとったり、データベースとして利用したりしている方は、制限の影響を受けやすいといえるでしょう。

また、「セルの桁数」も有効桁数が「15桁」と決まっています。決められた有効桁数を越えると、その後の値は0になるため、厳密な計算ができません。このように、エクセルには仕様上の限界が存在します。

エクセルが限界な理由② 性能

エクセルの関数は、使用している数によってファイル容量を圧迫します。エクセル自体のファイル容量のみに影響がある場合、ストレージを増やせば問題ありませんが、ファイルを開くスピードに関しては改善できません。

ファイルを開く時間が長くなればなるほど、無駄な時間が発生するため業務効率が下がります。さらに、計算結果を表示する時間も数分から数十分程度になるなど、性能上の限界によって時間を浪費してしまいます。

エクセルが限界な理由③ 管理

エクセルのみでデータ管理を行う場合、あらゆる面で負荷がかかります。属人管理にもなりやすく、担当者が離れた後に管理方法が引き継げないなどのデメリットも考えなければいけません。

さらに、エクセルのデータ管理で注意するべき点は容易な複製です。

エクセルシートは単なるファイルのひとつなので容易に複製できます。多人数、特に外部と連携して管理している場合は、エクセルを通したデータ漏洩に注意しなければいけません。エクセルには管理面でも限界が存在します。

エクセルからクラウド化のメリット

  • ・容量制限が少なく快適に使える
  • ・分析やレポーティングも自動化できる
  • ・シームレスなアクセスと一元管理 など

エクセルに限界を感じた方は、ほかのサービスへの移行を検討しましょう。数あるサービスの中でも、クラウドサービスはデータ管理上でメリットが多いです。上記にエクセルからクラウド化するメリットをまとめてみました。

もし、これからクラウド化を検討しているなら、弊社が提供しているクラウド経営システムであるALL-INがおすすめです。

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まとめ

現在でもエクセルは多くの企業に導入されている優れたソフトです。特に、仕様上の限界を感じていないなら、そのままエクセルを使い続けてもいいでしょう。ただ、少しでも限界を感じている方は、業務効率を改善するためにも、クラウドでの一元管理がおすすめです。

仕様上の限界による時間の消費や都度かかるストレスを考えると、多少の手間やコストが発生しても乗り換えることをおすすめします。

弊社のALL-INをはじめとするクラウド経営システムなら、導入の手間やコストが少ないです。本記事でエクセルの限界を再認識した方は、ぜひALL-INの導入を検討してみてください。

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