経営コラム

業務改善のポイントとは?システムを導入する前に業務プロセスの見直しを

  • 「会社の光熱費を下げるために電気会社と契約した」
  • 「業務改善のために複数のシステムを導入した」
  • 「業務改善をするためにコストを減らした」

もし、あなたが上記のような業務改善を行っていたら。おそらく会社の生産性は向上しないでしょう。なぜなら、どれも業務改善とは程遠い施策だからです。

業務改善を行うべき多くの方が、その目的を把握していません。そのため、業務改善に似た「経費削減」や「業務削減」に時間をかけてしまいます。

業務改善の基本は「ムダ、ムラ、ムリ」をなくすこと、そして適切なプロセスで導いた改善案を実施することです。そこで今回は、業務改善の目的をはじめ、基本から手順、注意点をまとめて解説します。

業務改善とは?

経営者の多くが「業務改善を”する”、または”したい”」といいますが、実際にその目的を理解している方は少ないです。この状態で業務改善を進めれば、目的に達する前に頓挫します。では、そもそも業務改善における目的とは何なのか?

業務改善の目的、それは「生産性の向上」です。

この目的を達成しなければ、業務改善を行ったとはいえません。ただ、最近では業務改善に似た「経費削減」や「業務削減」を行い、業務改善をした気になっている経営者が増えています。

この中でも、初めて業務改善を行う方が注意すべき点は、経費削減との混同です。例えば、会社の光熱費を下げるために電気会社と契約した、オフィスの家賃が高いので賃料を下げた、といった改善は業務改善ではなく経費削減です。

経費削減は手がつけやすい上に、素早く効果が出るため実践しやすいですが、生産性の向上にはつながりません。

さて、業務改善と経費削減の違いを理解したところで、どうすればスムーズに改善できるのか?業務改善に重要なポイントを押さえておきましょう。

業務改善で重要なのは「ムダ、ムラ、ムリ」なくすこと

  • 業務における「ムダ」をなくすこと
  • 属人化による「ムラ」をなくすこと
  • 能力を超えた「ムリ」をなくすこと

さて、業務改善には上記の「ムダ、ムラ、ムリ」なくすことが必要です。業務におけるこれらの要素をなくせば、業務時間の短縮やコスト削減につながり、自社の生産性が向上します。

この理論は、TPC(トヨタ生産方式)の根幹を担う考え方です。業務改善を考える上で、欠かせない3つの要素といえるでしょう。

それぞれにおいて、何を意識すればいいのか?詳しくみていきましょう。

業務における「ムダ」をなくすこと

業務における「ムダ」は、”余分な生産や動作、計画など”です

業務をする上での「余剰」部分に着目し、必要のない業務は徹底的に減らしましょう。特に、毎日行う業務の中にはムダが潜んでいます。こうしたムダを削減することで、業務プロセスに余裕が生まれます。

属人化による「ムラ」をなくすこと

業務における「ムラ」は、”属人化による曖昧な状況”です

ムラは、ムダとムリの中間点と呼べる要素です。どちらにも属さず、標準化されない状況を指します。特に、業務の属人化は誰にでもわかるように標準化しなければいけません。ムラをなくすことで属人化をなくし、業務効率の改善を測りましょう。

能力を超えた「ムリ」をなくすこと

業務における「ムリ」は、”能力を超えた計画”です

当たり前ですが、本来の能力を超えた計画は何の意味も持ちません。社員の能力を適正に見極め、実力に沿ったムリのない計画が重要です。業務におけるムリをなくせば、適切な計画を問題なく進行できます。

業務改善は3つのステップで進める

  1. 業務の整理と把握
  2. 課題点の明確化
  3. 業務改善案の実施

業務改善を実現するためには、適切な進め方が重要です。本記事では、業務改善を無理なく実現できる流れを紹介します。この流れを実践すれば、業務改善の課題・問題点をあぶり出せるため、問題なくシステムの導入が可能です。

業務の整理と把握

まず、自社でどのような業務が行われているか整理し、内容を把握してください。日常的な業務から、単発の業務まで洗い出すことが重要です。

また、業務内容を分類しておくと、業務の属人化を防げます。業務の整理は業務改善の土台となるので丁寧に行いましょう。

ポイント:日常的な業務以外にも起こり得る、すべての業務を整理し把握する

課題点の明確化

業務の整理を行うと課題点が出てきます。この課題点を難易度や効果、期間などで順位付けし、それに対する改善案を考えてください。課題点を適切に分類しておけば、改善案を考える際に役立ちます。課題点の明確化は、業務の整理や把握ができていないと難しい作業です。

ポイント:課題点を適切に分類し、各項目で優先順位を決める

業務改善案の実施

最後に、業務改善を実施します。適切にプロセスを進めていれば、実施後に一定の効果が見込めます。また、業務改善案を実施した後は、効果測定も忘れないようにしましょう。実施案の効果を細かく評価し、効果のないものは改善、あるものは継続し、業務改善のプロセスを進めてください。

ポイント:業務改善案を実施した後は、効果測定を忘れずに

業務改善においてプロセスの再構築は重要

出典:2018年版中小企業白書・小規模企業白書 概要

業務改善は、現在だけでなく未来に大きな影響を与えます。これから、設備投資やIT導入を行う予定の方は、まず業務プロセスの見直しをしましょう。

上記は、2018年版中小企業白書・小規模企業白書に掲載されているグラフです。業務見直しを実施した企業としなかった企業が、その後何らかの施策を行い、どれだけ労働生産性が向上したのか?その割合を表しています。

グラフを見ると分かる通り、省力化投資、新規投資・増産投資、IT導入、多能工化、アウトソーシングのすべてにおいて、業務見直しを行った企業は、そうでない企業に比べて、最大1.6倍の効果を得ています。

業務改善は、畑を耕す作業に似ています。どんな作物も環境が良くなければ、思い通りに育ってくれません。まずは、業務改善を行い環境を整え、未来へ生産性向上という種を撒きましょう。

業務改善のプロセスを見直したらシステムを検討する

  • SFA(営業支援)
  • CRM(顧客管理)
  • グループウェア(社内での情報共有)

業務改善後は、生産性を向上させるシステムを検討してください。今回は、その中でも厳選した3つのシステムを紹介します。

SFA(営業支援)

SFAは、Sales Force Automationの頭文字をとった略称です。日本語では、営業支援システムと呼びます。

その名の通り、営業支援を行う機能が中心となったシステムです。例えば、営業活動の記録や管理、進捗状況の確認、目標達成率や実現状況の把握といった機能が搭載されています。

SFAを導入すれば、ブラックボックスになりやすい営業プロセスを見える化できます。属人的な営業プロセスを標準化すれば、営業全体の能力を上げることが可能です。

CRM(顧客管理)

CRMは、Customer Relationship Managementの頭文字をとった略称です。日本語では、顧客管理システムと呼びます。

顧客関係の管理を基本とし、データベースを元に顧客属性を分類します。顧客のあらゆる情報を蓄積できるので、多角的に分析し社内で共有できます。CRMもSFAと同じで顧客を見える化するシステムです。

グループウェア(社内での情報共有)

グループウェアは、社内での情報共有を円滑に進めるツールです。迅速なやり取りを行うためには、グループウェアの導入は必要不可欠です。業務プロセスを整備し、グループウェアを導入すれば、社内でのすれ違いがなくなります。

業務改善後のシステムは一元管理するべき

業務改善における落とし穴は、改善後のシステム導入です。

業務改善後にシステムを導入する際、各システムをバラバラに管理していても生産性は上がりません。業務改善後にシステムを選びを失敗してしまっては、生産性は向上するどころか低下します。

そこで、生産性を向上させるために、各システムを一元管理できる体制を作りましょう。例えば、システムを別々に導入せず、同じ会社のシステムを利用する、またはすでに一元化されたシステムを利用する、のどちらかなら安定した運用が実現できます。

業務改善後の生産性を向上させるならALL-INが適している理由

ALL-IN「中小企業に必要なシステムが一元管理できる」システムです。

一般的なシステムは、SFAやCRMのようにひとつの領域をカバーするものが多いですが、ALL-INは、中小企業に必要なシステムをすべてカバーしています。

ALL-INなら、先ほど紹介した顧客管理(CRM)・営業支援(SFA)・グループウェアをはじめ、人事・給与・会計・販売など、あらゆる領域のシステムが搭載。

定額制で機能のアップデートも無料で自動対応してくれます。そして、各機能は連携して利用できるため、企業のすべての情報の一元管理が可能です。業務改善後には、ALL-INを導入して、さらなる生産性の向上に努めましょう。

まとめ

業務改善のポイントや業務プロセスの見直しについて解説しました。なんとなく業務改善を行っても、生産性は向上しません。ただ、業務改善の目的を理解し、正しいプロセスを経て行えば、大きな効果が得られます。

加えて、各システムの導入を行えば、より生産性が向上します。今回紹介したALL-INをはじめ、一元管理できるシステムを導入して、業務改善を実現しましょう。

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  2. システム化する時に必ず抑えるべき13の視点
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