容量の多さだけじゃ物足りない！『生産性向上』ファイル共有サービス3選

2017年2月2日

みなさんはファイルをどのようにして共有していますか？メールやwindowsエクスプローラーの活用など様々ありますが、「クラウド」という概念と技術が生まれてから、「共有」に特化したサービスが次々と生まれました。中でもこれから市場がどんどん伸びると予測されている「オンラインストレージサービス」を提供する企業は無数にあります。それぞれのサービスは様々な特徴を持っています。多機能となっていたり、容量やセキュリティを徹底的に追及していたり、コスパの良さを訴求していたり。

これらのサービスの中から、自社が何を必要としていて、何が一番合っているのか、判断するのは非常に難しいのが現状です。

そこで今回は、「生産性を上げる」ことに特化しているファイル共有サービスを3つ紹介します。またここでは、他社サービスとは一線を画す特徴のみを紹介します。そのため、オンラインで編集可能、マルチデバイス対応などの機能はあっても書いていません。

このページの目次 []

1. 1.box
2. 2.COREDRIVE
3. 3.Chatter
4. おわりに

1.box

【どんなサービス？】

ビジネス向けクラウドサービスとしては世界で最も活用されているツールです。アメリカのトップ企業の60%が利用しており、一方でシリコンバレーのベンチャー中小企業も利用しています。

【生産性向上ポイントは？】

容量・価格・アクセシビリティなど、様々な角度からこのboxというサービスは褒め称えられていますが、生産性向上に最も貢献する特徴は、「ワークフロー機能」です。

「ワークフロー機能」とは、マネージャーによるレビューや承認などの一般的なタスクを自動的にboxがこなすというものです。例えば、契約を取り付けたら、まずクライアントに契約書を記入してもらい、担当営業員がサインする。その後、上司に確認をとり、承認してもらい、関連部署に報告のメールを送る。このような一連のワークフローをboxが自動的に担当社員に通知したり、ファイルを共有したりします。結果として、業務フローが著しく改善するでしょう。

【どんな企業向け？】

大小さまざまな企業に向いていますが、比較的組織が大きく、社員間のファイルのやり取りが頻繁で、一つ一つの業務フローが長い企業は生産性を上げる良いツールです。

box

2.COREDRIVE

【どんなサービス？】

株式会社ねこじゃらしという日本企業によって開発された日製ファイル共有サービスです。Boxに比べると、知名度こそ低いものの、着実にユーザー数を伸ばしているサービスです。

【生産性向上ポイントは？】

ファイルを共有の「箱」に入れる共有形式をとっているBox や dropboxなどの他サービスと違い、ファイルをみんなが見られる「コルクボード」に張り付ける共有形式をとっているのがcoredriveです。これを実現しているのは、どんなファイル形式も自動的にサムネイル表示し、可視化する機能です。いちいちファイルを開かずともどんなファイルなのか、パッと見でわかるため作業効率が格段に上がるでしょう。またプレビュー機能が充実しているためwordファイルなどもすぐに判別がつきます。

【どんな企業向け？】

多くのビジュアルファイルを扱う企業にとっては、作業効率を上げるツールとなるでしょう。例えば記事制作やパンフレットなどを制作する部署、webページ制作の現場では必須ツールになるでしょう。

Coredrive

3.Chatter

【どんなサービス？】

顧客関係管理ソリューションを中心としたクラウドコンピューティング・サービスを開発・提供しているSalesfource社の社内SNSツールです。ファイル共有機能も充実しているため、掲載しました。生産性が上がると評判で、2010年のリリースから順調にユーザーを伸ばし続けています。

【生産性向上ポイントは？】

Boxと同じようにビジネスプロセス（ワークフロー）を管理する機能があります。共有システムのデータと記録を社内のシステムと連携させることができるため、効率性が最大化されます。

また、エンゲージメントという機能では、社員同士のクラウド上でのディスカッションやコメントの参加頻度で、一人一人の社員の組織への貢献度を測れます。結果として組織内の関わりが活発になります。

おすすめ機能では、ユーザーのシステム上でのアクティビティ（検索や閲覧、コメント）などを分析し、そのユーザーが興味を持つだろうコンテンツをリコメンドします。

【どんな企業向け？】

ディスカッションやコメント機能など社内SNS機能が中心となっているため、比較的規模が大きく、社員間、部署間でのコミュニケーションが活発な、もしくは活発にしたい企業におすすめします。

Chatter

おわりに

冒頭にも述べましたが、オンラインストレージサービス市場は飽和状態にあります。all in など他種サービスでもファイル共有機能が充実しているサービスも多くあります。容量や値段だけでなく、自社に適した機能が入っているのか、自社の強みを伸ばすためには何が必要か、よく分析してからサービスを選びましょう。ここに挙げたものはおすすめのサービスではありますが、ほんの一部しかないということも皆様に伝えておきたいことです。

all in は中小企業向けのクラウド型ERPです。経営指標の見える化から社員の勤怠管理、スケジュール管理まで全てが一つのクラウド上でできるシステムです。もちろん、オンラインストレージとしてファイルの共有も部門ごとでできます。