大企業ほどシステム投資に積極的ではない中小企業であっても、会計や給与管理にはシステムを導入しているという会社は少なくありません。
会計や給与管理といったバックエンド業務は汎用化が容易なためシステム化が進んでいることが多いです。一方で、中小企業において最も属人化しやすい業務として挙げられるのが営業ではないでしょうか？
営業は個人知見やスキルに依存しやすく、また汎用化が難しいため業務が属人化しているケースが多く見られます。
また、業務の属人化に関連して、営業マンと営業事務の連携がシステマティックにできていない場合も多いようです。せっかく営業が案件をとってきたのに、営業事務との連携がうまくいかず、製品が正常に発注されなかったという経験はないでしょうか？
営業の質を担保するためには営業マンのスキルアップも大切ですが、それと同時にシステムを用いて安定的な運用体制を構築することも重要です。
本記事ではそのような観点から営業支援と販売管理システムの連携の重要性について説明します。
営業マンと営業事務の関係性について
会社の中でも、特に連絡を密に取らなければならないのが、営業マンと営業事務。営業マンは顧客先へ営業に行き注文や要望をとってきます。一方で営業事務は商品の発注や在庫を管理したり、見積もり・納品書などの書類を作成して営業マンをサポートします。
どちらが欠けても会社全体としての営業は上手くいかず、会社の営業力を拡大させるためには両者が効率よく連携する事が重要となります。
しかし、同時に両者は情報共有が容易ではない関係性でもあります。営業マンは基本的に日中帯は外回りをしていることが多く、内勤の営業事務と直接顔を合わせる機会は多くありません。
営業マンと営業事務の連絡方法が外回りの前後の時間だったり外出先からの電話だったりして伝え忘れなどのミスに繋がってしまうという事も少なくありません。このように、多くの企業においては営業マンと営業事務は連携するべきだけれども連携しにくい関係性にあります。
なぜ営業支援システムと販売管理システムを連携させる必要があるのか
管理するシステムが別々
このような営業マンと営業事務の関係性から何らかの情報共有の仕組みを作る事は大切です。
にも関わらず連携がうまくできないのはシステムの違いが大きな理由と考えられます。
一般的に営業マンは営業支援システムを使っています。営業支援システムを使って顧客へ提案中の案件の進捗状況や、営業スケジュールなどを管理している場合が多いです。
一方で営業事務は販売管理システムをベースとした業務がほとんど。営業が取って来た注文の商品の見積もりや手配、請求などについて販売管理システムを使って進めていきます。
もちろん、「営業」と「販売管理」は相互に連携しないと業務が進められません。
例えば、
営業マンが顧客から見積もり依頼を受ける。
営業事務が見積書を作成。
営業マンが営業事務から受け取った見積書を提出→成約。
営業事務が商品を発注。
営業マンがその商品を顧客に渡して納品完了。
営業事務が請求書を発行。
という風に、1つの商品を販売するだけでも、営業マンと営業事務のそれぞれの業務連携が必要となります。
責任のなすりつけ合い
このステップのうちどこか一つでも、伝達をミスしてしまえば、「商品を発注していなかった」「見積もりを作っていなかった」といったミスが発生してしまうのです。この時に注意すべきなのは、営業マンと営業事務どちらの責任なのか水掛け論で終わってしまいがちだという事です。
電話や口頭のみでの事務連絡をベースにしていたがために、何かミスやクレームが発生した際に言った言わない論争になってしまう。なんてパターンは避けたいですよね。
このように営業マンと営業事務が営業案件をダブルチェックし、責任の所在を明確にするためにも、営業支援システムと販売管理システムを連携する事が重要だと言えます。営業支援システムと販売管理システムが連携する事によって、営業全体にまつわるミスを軽減し、会社の営業力をアップする事ができます。
営業支援システムと販売管理システムの連携パターン
では、営業支援と販売管理システムを連携させる事が重要だとして、どのような連携パターンが考えられるのでしょうか。大企業は自前でシステムを一から開発したり、自社向けにカスタマイズしたシステムを使用している事が少なくありませんが、ここでは中小企業でも導入できそうなシステムについて紹介します。
Salesforce×ウランバ
まずは営業支援システムをベースに考えた時のパターンについて説明します。
世界的の営業支援クラウドといえばSalesforce。Salesforceのシェアが高いため、様々な販売管理システムはSalesforceと連携できるように設計されている事が多いです。後々の拡張性を考えるとSalesforceを営業支援システムとして採用するのが良いと考えられます。
Salesforceと連携しているシステムではウランバという販売管理システムがあります。クラウドサービス推進機構からベストクラウドに認定されたシステムですが、
初期契約料30万円、月額使用料は25,000円に加えてSalesforceの使用料も必要なのでコストは小さくありません。
中小企業向けとしてはやや割高なパターンであると言えます。
やよいの顧客管理×やよい販売
次に弥生系のシステムについて紹介します。
同じ弥生パッケージシリーズであるやよいの顧客管理×やよい販売という連携パターンです。
コストは両パッケージを合わせても初期費用10万円程度なので、低コストでの導入が可能です。
しかし連携元が営業支援システムではなく顧客管理システムをベースとしており、顧客管理システムへ営業支援のシステム化のチューニングを行う事になるので微妙な使いづらさは残るかもしれません。
ALL-IN
最後に紹介するのが弊社で開発しているALL-INです。ALL-INは営業支援や販売管理だけではなく、会計や人事なども含めて総合的に企業に必要なシステムを統合したソフトです。すべての業務ソフトを弊社で作成しているのでシステム連携について悩む必要もありません。
またALL-INは中小企業の経営を支えるべく開発されたシステムなので、初期費用10万円、基本料金5万円(3アカウントまで)+3000円/1ユーザーと安価に導入することが可能です。前述の２事例よりも安価にシステム導入と目的達成が可能となります。（概要資料をダウンロードはこちらから）
おわりに
以上のように、営業支援システムと販売管理システムの連携の重要さについて説明してきました。中小企業を比較すると、経理や人事の能力はそれほど変わりません。どこの企業でも作業はほとんど同じで業績にあまり影響しないからです。逆に中小企業同士で大きく能力に差があるので売り上げを作るための営業能力です。
もちろん、敏腕営業マンを運よく採用できれば会社の業績の向上は期待できますが、営業は1人で行うわけではありません。営業マンをサポートする営業事務との連携があってはじめて営業全体が機能するのです。
このような理由から営業マンが使う営業支援システムと営業事務が使う販売管理システムを連携させる事は非常に重要だと言えます。
ただし、販売管理システムは様々な会社が開発しているものの、営業支援システムはSalesforceのシェアが圧倒的に高く比較的中小企業でも大きな企業向けのシステムとなっています。
中小企業向けの営業支援システムとしてSenses、GRIDY SFAなどがありますが同じ会社で販売管理システムを作成していないので導入の際には営業支援システムと販売管理システムがマッチしない可能性もあります。
ALL-INは営業支援システム、販売管理システムだけではなく様々な業務システムを統合したシステムなので連携について考える必要はありません。システムを導入したいけどどのような組み合わせが良いのか分からない、システムを連携させるためにエンジニアを採用したり、外注するようなコストを割けないという企業経営者の方はぜひALL-INの導入をご検討ください。
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