経営者として会社を運営していると、よく耳にするのが「プロジェクト管理システム」という言葉です。一つのプロジェクトを効率よく動かし、成功に導くことは企業にとって重要なことですよね。
しかし、プロジェクト管理システムを導入したからといって、プロジェクトが成功するとは思えないという考えを持つ方は増えています。そこで、今回はプロジェクト管理システムを導入すべき5つの理由をご紹介します。
なぜ、プロジェクト管理システムが巷で騒がれているのか? 導入すべき3つの理由を知って、プロジェクト管理システムの導入を検討してみてください。
プロジェクト管理システムは今の時代に必要なのか？
プロジェクト管理システムが登場する以前は、プロジェクトマネージャーが多くのスケジュールを管理し、部署をまたいでプロジェクトを統括していました。
しかし、プロジェクトマネージャーによっては、工数がかかりすぎたり、著しく納品物の品質が下がったりと、プロジェクトの進捗がうまくいかないといったケースも多いです。大きなプロジェクトになればなるほど、スケジュール管理が重要となり、プロジェクトマネージャーの腕が試されます。
Excel等のツールでの管理は、プロジェクトの全貌がメンバーや関係者に見えづらく、情報が混在してしまい進捗を妨げることも多いです。
そこで、登場したのが「プロジェクト管理システム」です。
プロジェクトを成功させるために重要なのは「プロジェクトを見える化」することです。見える化することでプロジェクトに関係するすべての人が同じ目線でプロジェクトを進められます。
「プロジェクト管理システムは今の時代に必要なのか？」恐らく、現代の社会で最適解を出すことを考えるなら、プロジェクト管理システムの導入は自然なものとなります。ただ、どのような理由があってプロジェクト管理システムが人気なのか。その3つの理由を確認していきましょう。
プロジェクト管理システムを導入すべき3つの理由
それでは、導入すべき3つの理由を見ていきます。あらゆる面でプロジェクト管理システムは有用な働きをすることがこの章で理解していただけると思います。
プロジェクトを”見える化”できる
前章でもお伝えした通り、プロジェクト管理システムを導入すべき最大の理由は「プロジェクトを”見える化”できる」という点です。多くのプロジェクトは複雑な情報が絡まった状態であり、この情報を紐解き整理することでプロジェクトは進行していきます。
プロジェクト管理を蔑ろにしてしまうと、徐々に情報が絡まっていき、最終的に修復できないレベルのトラブルとなって身に降りかかります。こうした事態を避けるためには、早い段階で情報を整理することが必要です。
そのためには、情報がよく見えている状態でなければいけません。プロジェクト管理システムを導入することでプロジェクトが見える化でできるため、トラブルがあっても最小限の状態で対処できます。
一方向だけでなく多方向から情報が見えているため、メンバー間や関係者間でのトラブルも対処することが可能です。
迅速な情報共有でトラブルを減らせる
プロジェクトを進行していく上で、トラブルはつきものです。トラブルには、メンバーの確認不足や思い込みなどの内部的なミス。そして、プロジェクトを進行する関係者による外部的なミスなどがあります。
これらのトラブルの中でも、内部的なミスは意識的に減らすことが可能です。一方、外部的なミスをコントロールすることは難しいです。そのため、内部的なトラブルは積極的に減らし、外部的なトラブルに対処する余裕を作ることが重要になります。
プロジェクト管理システムを導入すると、情報共有が迅速になります。メンバー間でのミスの多くが前述した通り確認不足や思い込みいった情報共有の余さから引き起こされます。
プロジェクト管理システムの導入で情報が”見える化”すれば、これまで以上に情報共有がスピーディーになり、外部のトラブルに対応できる余力が残ります。
複数の要素を効率的に管理できる
大規模なプロジェクトになればなるほど、小さな要素を包括する必要が出てきます。そのため、全体の進行に加えて、こうした小さな要素を管理しなければいけません。
プロジェクト管理システムを導入すれば、複数の要素を効率的に管理できます。すべての進捗や情報が見える化できるため、複雑に要素が入り組んでも問題なく進行できます。
プロジェクトの管理方法によっては、単純なプロジェクトしか対応できないという場合も多いです。プロジェクト管理システムなら複雑な要素が入り組んでも効率的に管理できます。
プロジェクト進行中の仕様変更や人数の増減、急な優先度の変更といった事態にも対処できるため、大きなトラブルになることは少ないです。プロジェクト管理システムではガントチャートなどでグラフ化できるため、一目でプロジェクトに関係する変化に気づくことが可能です。
おわりに
プロジェクト管理システムを導入すべき3つの理由に関して紹介しました。これまで、プロジェクト管理システムに対して、いいイメージを持っていなかった経営者の方は、これを機に導入を考えてみてください。
もし、導入するプロジェクト管理システムが決まっていない場合は、弊社が提供している「ALL-IN」がおすすめです。コックピットを中心として経営に関わるすべての要素を管理できるツールです。
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本記事を参考にプロジェクト管理システムへの理解を深めて、今後の時代の変化に適応していきましょう。
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