SFA, 生産性向上のヒント

知識ゼロからはじめる SFA運用②【導入時の留意点】

大手企業中心に導入が進んできたSFAは、営業支援ツールとして今やなくてはならない存在です。しかし自社に合わない安易な導入をしてしまうと、かえって非効率になることもあります。そこで導入時の留意点について解説いたします。

 

導入の目的を明確にしよう

SFAを導入する場合は目的を明確にする必要があります。目的から逆算した運用すると自社にあった利用が実現するため、さまざまな効用をもたらしてくれることが期待できます。

ではSFA導入で成功しやすい目的とは具体的にどのようなものがあるのでしょうか?まずはその一例として「最適なタイミングで顧客フォローする」「顧客ごとにマッチした提案をする」「営業事務の効率化」の3つを紹介します。

 

最適なタイミングで顧客フォローする

最適なタイミングで顧客フォローすることは、営業マンにとって重要なことです。顧客目線で考えると、まだ商品やサービスを選定していないうちから、圧力の強い営業かけられると鬱陶しいものです。逆に、ぼちぼち具体的に選定しようと考えているタイミングでフォローアップがなければ、他社に出し抜かれる可能性があります。SFAの導入によって、ベストなタイミングで営業ができるようになります。

 

顧客ごとにマッチした提案をする

顧客ごとにマッチした提案をすることも営業にとって大切なことです。顧客に合わない提案をどれだけ行ったとしても、顧客ニーズを満たすことはできません。

顧客ニーズに合った提案をするためには、顧客の状況や顧客が将来的に求めているもの、顧客に現在必要なアクションを把握しておかなければなりません。リアルタイムな顧客管理の手法としてもSFAはとても役立ちます。

 

営業事務の効率化

営業は外回りをしてから帰ってくるため、事務作業は帰ってきてからの短い時間で行うことになります。営業が行う事務作業が非効率であれば、残業によって余分な人件費がかかるだけでなく、顧客への回答速度が遅くなります。

業種にもよりますが、営業は顧客に対して納期回答や見積もり回答をリアルタイムにしなければなりません。事務作業が遅ければ遅いほど、これらの回答が遅くなります。結果的に顧客サービスの質を低下させることになるため、SFAの導入で効率化を図ることが重要です。

 

SFA導入のよくある失敗事例

SFAを導入しただけで安心している中小企業の経営者が数多くいらっしゃいますが、きっちりと運用できていないと宝の持ち腐れとなってしまいます。

ではどのような時にSFAの導入が失敗と考えられるのでしょうか?ここではその事例として「社内ツールが混在」「営業マンの使い勝手が悪い」「利用目的がよく分からない」「複雑なツールで利用が難しい」という4点について解説します。

 

社内ツールが混在

社内ツールが混在するというのは、とてももったいない導入状況です。部署ごとに異なるシステムを導入し、それが他の部署のシステムと連携していないと、システム同士での連携が上手くいかず、業務が非効率になってしまいます

また部署を移動した場合やピンチヒッターで他の部署の仕事を手伝う際に、システムを使いこなせないという弊害もあります。社内ツールは同一のものを活用した方が圧倒的に効率的です。

 

営業マンの使い勝手が悪い

SFAは営業支援ツールであるにも関わらず、営業マンにとって使い勝手が悪いケースも多々あります。このような場合には本末転倒となってしまいますので、十分に留意する必要があります。

また営業マンから抵抗を受けるケースもあります。今までと仕事の仕方や利用ツールが変わってしまうため、利用することに抵抗を感じる営業マンもいるのです。

リアルタイムな情報更新も必要となりますので、仕事が増えると考える営業マンも多いようです。利用されなければ意味がありませんので、しっかりと効率化ができることを説明する必要があるでしょう。

 

利用目的がよく分からない

せっかくSFAを導入したとしても、利用目的が明確でなければ賢い活用はできません。しかし利用目的を自社の社員に説明せず、どんどん導入の話を進めてしまう経営者も多いのです。結果的に現場のニーズとアンマッチングを起こして、有効活用されないシステムも数多く存在します。

また、目的がよく分からないままシステムの利用だけを強要されると社員の不満がたまったり、情報入力が進まないこともあります。

 

複雑なツールで利用が難しい

ツールが複雑すぎて社員が使いこなせないケースもよく見られます。充実した機能を売りにして高価なシステムを導入する場合、経営者はさまざまな機能に期待を膨らませます。しかし、実際に利用する社員は、各機能を使いこなせず、ごく一部の機能だけ利用しているということになりがちです。

経営者自身が実際に使用してみてもツールが複雑で使いこなせず、誰も使いこなせないシステムが自社に鎮座することになるのです。充実した機能に目を眩ませるだけでなく、使いやすさという観点も検討材料にしなくてはなりません。

 

目的に沿ってSFAの全体像を描こう

SFAの導入は目的に合わせて全体像を描くことが大切です。全体像を描くためには俯瞰したものの見方をする必要があるでしょう。各セクションの現場の意見を取り入れながら、どのようなシステムを導入すれば会社全体が最も効率よく、なおかつ機能的に動くのかをしっかりと検証しましょう。

一部の現場だけの意見を参考にしてしまうと、偏ったシステムとなりがちです。その現場にシステムの恩恵を与えた場合、他の部署にはどのような影響があるのかも含めて、整合性を取らなければなりません。

 

シンプルで使い勝手良いか

ここまで紹介したように、SFAシステム選びのポイントは目的に合ったものが重要ですが、シンプルで使い勝手が良いかという要素も非常に重要です。そのためシンプルで使い勝手が良いということを強調しておきたいと思います。

シンプルかつ使い勝手は良いシステムというのは、そのまま業務の効率化に直結します。従業員には少なからずシステムスキルに差があるため、シンプルで使い勝手が良いシステムを導入すると誰もが利用しやすいツールとなります。

シンプルで使い勝手の良いシステムとして、ALL-INがおすすめです。ALL-INは画面の見やすさ、使いやすさに定評がある上、ワンストップサポートのシステムです。SFAシステムを導入をするのであれば、ぜひ利用したいシステムです。

 

まとめ

SFAは営業支援ツールとしてとても有効な方法です。しかし、自社に合わないシステムを入れてしまうと、本末転倒となってしまうでしょう。会社の全体像を見ながら目的に合わせたSFAシステムの導入が大切です。

中小企業が経営を「システム化」するための3ポイント

生産性をあげる極意 無料小冊子プレゼント!

目次

  1. なぜ中小企業がシステム化出来ないのか?
  2. システム化する時に必ず抑えるべき13の視点
  3. 自社のシステム化 完成マップ作成シート

Facebookページにぜひ「いいね」をお願いします!

「いいね!」を押すと「経営をアップグレードしよう!」の最新コンテンツが受け取れます

すべての業務がひとつにつながる、クラウド経営システム「ALL-IN」について詳しく知りたい方はこちら!

クラウド経営システム「ALL-IN」の
資料をダウンロードする(無料)