経営コラム

属人化は生産性を下げるだけ。中小企業こそ必要なマニュアル化

中小企業にとって、属人化は生産性を大きく下げる要因のひとつです。属人化によるデメリットはできるだけ回避したいもの。そこで、実践したいのが業務のマニュアル化です。各業務のマニュアル化に成功すれば、属人化によるデメリットを防ぎ、多くのメリットを享受できます。

業務のマニュアル化には、ある程度の時間がかかりますが、未来の経営を考えるなら今すぐやるべき課題といえるでしょう。今回は、そんな業務のマニュアル化によるメリットを解説していきます。

属人化によるデメリット

業務の属人化が進むとさまざまなデメリットが生まれます。

属人化による1つ目のデメリットが「ノウハウが共有されない」点です。本来、マニュアル化できていれば、多くの社員にノウハウが共有されます。万が一、担当者が退職や異動した場合も、安定した業務を行うことが可能です。

一方、属人化が進むと、ノウハウが共有されていないため、業務を引き継ぐことができません。これにより、自社に大きな影響を及ぼします。

属人化による2つ目のデメリットが「企業の成長につながらない」点です。業務が属人化すると、特定の担当者が業務を独占する形になります。担当者はスキルアップしますが、新人や個人の成長にはつながりません。特定の社員のみがスキルアップし、企業の成長も阻害されます。

属人化による3つ目のデメリットが「時代の変化に対応できない」点です。属人化は、業務担当者のノウハウや技術に左右されます。現在、業務に問題がなくても、大きな変化が起きた場合、対応できないことがあります。時代の変化に対応できないことは、企業にとって大きなデメリットです。

属人化によるこれらのデメリットは、企業にとって大きなリスクといえるでしょう。こうしたリスクを避けるためにも、業務のマニュアル化は必須といえます。

マニュアル化による狙いとメリット

マニュアル化による狙いは「フローを可視化する」「業務レベルを統一する」の2点です。

業務フローの可視化によって、誰でも同じ手順で作業が可能になります。また、作業効率の見直しもできるため、業務効率化の観点からも効果的です。さらに、業務レベルを統一すれば、誰でも一定レベルで仕事ができます。

【マニュアル化によるメリット】

  • 業務の精査ができる
  • 誰でも一定レベルの仕事ができる
  • 評価基準が明確になる

上記にマニュアル化によるメリットをまとめてみました。それぞれの詳細をみていきましょう。

マニュアル化のメリット①業務の精査ができる

業務のマニュアル化を行う場合、すべての仕事を見直す必要があります。それぞれの業務の内容を精査していく内に、業務フローの無駄をあぶりだすことが可能です。

業務のマニュアル化は、フローの見直しにもつながります。

現在の業務内容が必ずしも正しいとは限りません。業務のマニュアル化は、フローにおけるムリ・ムダ・ムラを精査するいい機会となります。

マニュアル化のメリット②誰でも一定レベルで仕事ができる

業務のマニュアル化ができれば、誰でも一定レベルで仕事ができます。

中小企業にとって、新人育成には十分な時間や人を割きたいものです。ただ、満足に新人教育を行えている企業は少ないのが現状です。

そこで、業務をマニュアル化しておけば、新人教育の時間やコストを削減できます。

十分なマニュアルさえあれば、人が教えるよりも優れた効果を発揮することもあるので、人材育成がしやすくなります。業務のマニュアル化によって、無駄を省いた内容が共有されるため、新人でもある程度のレベルで業務を行うことが可能です。

マニュアル化のメリット③評価基準が明確になる

業務をマニュアル化することで、評価基準のベースができるため、明確に社員の評価が可能になります。

これまで、明確な基準がない状態で評価していた方は、業務マニュアルをベースにした評価基準に変更してください。これにより、不明瞭な評価による信頼の失墜を回避できます。

また、評価基準を社員に公表すれば、目標が立てやすくなるため、モチベーションの向上も期待できます。評価基準ができることで、企業側の評価がぶれることなく、社員側の納得度が高まる点は見逃せないメリットです。

マニュアルの導入は時間も手間も一筋縄ではいかない

ここまで、マニュアル化の数あるメリットを解説してきました。業務のマニュアル化によって、企業の生産性が向上することは火を見るよりも明らかです。ただし、業務のマニュアルを自社に導入する場合、多くの時間や手間がかかります。

そもそも、「これまでにマニュアル化ができていない」=「業務プロセスの見直しができていない」ことにつながります。マニュアル化は、業務の棚卸と無駄の削除の連続です。日々の業務に追われて、個々のプロセスの見直しができていない場合は、それなりに時間がかかることを覚悟してください。

もし、経営者が個人でマニュアル化を行うなら、クラウド経営システムなどを導入して、迅速に仕組化と効率化を実現しましょう。個人でマニュアル導入しようとすると大変ですが、システムではベンダーがサポートしてくれます。

さらに、各ノウハウもシステム上に蓄積されているため、一からすべてを整える必要はありません。

業務のマニュアル化をサポートしてくれるALL-INの存在

弊社が提供するALL-INは、顧客管理(CRM)・営業支援(SFA)・人事・給与・会計・販売・グループウェアなど全業務をカバーしたクラウド経営システムです。クラウド上で展開しているため、媒体に縛られず自社の情報にアクセスできます。

業務をマニュアル化する上で、自社の状況を理解することは必要不可欠です。まず、どのような業務が行われているのか、自社の状況を見える化してください。その上で、マニュアル作りを始めると、問題なく進行できます。

ALL-INは、低料金の定額制で機能アップデートも無料で自動対応してくれます。業務のマニュアル化をきっかけにALL-INを導入して、経営をよりスムーズに進めていきましょう。

まとめ

中小企業にこそ必要なマニュアル化について解説しました。

中小企業にとって、業務の属人化は何ひとつメリットを生みません。属人化を避けるためには、業務のマニュアル化が必須です。マニュアル化は、時間やコストがかかるため敬遠しがちですが、一度実現できれば、会社の長期的な成長を助けてくれます。

本記事で業務のマニュアル化によるメリットを理解して、今すぐに準備を始めましょう。まずは、弊社が提供するALL-INを導入して、自社の状況を見える化することをおすすめします。

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