販売管理システム

いまさら聞けないけど、実は聞きたい販売管理システム全体の流れ

メーカーや小売企業は何らかの商品を販売することによって、売上を立てています。この普段何気なく行っている「商品を販売する」という行為ですが、改めて考えるとそこにはたくさんのステップがあり、たくさんの人が関わっていることがわかります。

 

本記事では「販売する」ことを分解して改めて販売管理システムを選ぶ際にどのようなことに気を付ければ良いのかということについて説明します。

 

販売管理の流れ

まずは、販売管理の流れについて説明します。

 

会社にもよりますが、商品を販売するということには、営業、倉庫管理、経理に関する部署が関わります。

 

まず、営業が取引先と交渉して注文書を貰います。それをもとに受注処理を行い、倉庫に出荷の指示を出します。そして、出荷の指示を受けた倉庫は、指示の通り商品を倉庫から出して指定の場所に運送します。そして取引先から受領証を受け取ります。

受け取った受領証をもとに経理は取引先に請求書を出します。経理は請求書を出すだけではなく売り上げた原価等を帳簿に記載するなど、販売に関する会計上の処理も行います。そして万が一代金が回収できないのならば代金の回収作業を営業などが行います。

 

商品を販売すると、当然倉庫の中の商品が減ってしまいます。倉庫管理の担当者は欠品を防ぐために在庫管理を行い、必要に応じて仕入れを行います。

 

以上が大まかな販売管理の流れです。細かいルールは会社によって異なります。例えば、通販の場合は営業が無くて、通販システムを見ながら倉庫担当者が受注と出荷の処理をしているかもしれませんし、営業が商品の受け渡しに立ち会って直接受領証を受け取るかもしれません。営業の仕事も営業と営業事務が仕事を分担している可能性もあります。

 

いずれにしても、会社の部署の中の複数の部署が関わることになるのでシステムの導入の際には、どのようなシステムを導入して各部署がどのような作業を担当するのかを明確にする必要があります。

 

以下、「受注・出荷管理」「仕入れ・在庫管理」「請求管理」という3つのステップに分けて更に業務を細かく検討します。

 

受注・出荷管理

まず検討するのが、受注・出荷管理です。もちろん、営業はいきなり受注するとは限りません。営業は受注するまでに決裁権者を探したり、要件をヒアリングしたり、見積書を作成したり、また営業先も稟議書をあげて社内で検討したりと色々な作業をしています。このような営業の進捗状況は通常販売管理システムに記録されませんが非常に重要なことです

 

また受注・出荷管理業務で注意したいのが、営業が取引先とどのような約束で受注しているかということです。営業は外出しているので、営業事務が営業から話を聞いて受注書を作成することもありますが、営業が取引先毎に単価を変えていたり、特殊な仕様の商品を受注した場合は、きちんとそれを反映させた受注書を作成する必要があります。また出荷業務を行うスタッフも、納品業務を行うスタッフにもきちんとどのような単価、数量、仕様で受注したのか情報共有を行う必要があります。

 

仕入れ・在庫管理

続いて仕入れ・在庫管理において注意するべきポイントについて検討します。仕入れと在庫管理には密接な関係があります。在庫は多すぎるとキャッシュフローが悪化してしまいますし、少なすぎると欠品を起こして機会損失が発生してしまいます。

 

よって、在庫管理の担当者は、キャッシュフローを悪化させたり、不良在庫が発生しないようにしつつ、欠品もしないように絶妙な仕入れを行う必要があります。もちろん、現実的には売れ残りや欠品は発生しますが、その原因となりやすいのが営業との意思疎通です。

 

例えば、10個しかない商品を10人の営業が2個ずつ受注すれば10個分商品が足りなくなってしまいます。しかし、このようなことは情報共有がスムーズに行われていれば防ぐことが可能です。

 

例えば、営業がきちんと受注してすぐに倉庫に出荷指示をだしてくれていれば6個目位まで出荷指示が来たところで欠品を防ぐために仕入れを行うことができますし、営業と在庫を共有していれば、在庫が少なくなった時点で、営業から「この在庫2個を押さえられないか」と商品確保の相談がきたり、営業がそのときから仕入れを行っても余裕がある納期で交渉するはずです。

 

適性な仕入れ・在庫管理を行うためには、受注・出荷を予想してはやめに行動することが重要です。

 

請求管理

最後に、検討するのが請求管理です。請求管理は主に営業事務や経理担当が行うことになると考えられます。請求管理を行う際にはまず取引条件を確認する必要があります。どのような商品をいくら受注したのかは受注書を確認すればわかりますが、掛取引などを行っている場合は、どのようなタイミングでどのような支払い条件を出せば良いのかは取引先によって違うかも知れませんので取引条件を加味した上で請求書を発行する必要があります。

 

また、仮に取引先から代金が振り込まれていない、過不足がある場合は営業が取引先と交渉して回収したり、返金、値引きすることになると考えられます。このような場合、経理上の作業としても売上戻りや割引などのイレギュラーな作業が発生する可能性があります。

 

販売管理システムの選び方

以上のように3つのステップに分けて発生しうる問題について説明してきましたが、いずれにしても重要なのが、営業、倉庫、経理などがきちんと情報共有を行うことによって問題の大部分は解決可能です。

 

しかし、販売管理システムだけでは販売にまつわる業務がすべてフォローされていないという場合も考えられます。例えば、受注・出荷業務の前段階に営業のステップがありますが、大抵の場合、営業に関する進捗状況などは営業管理システムによって管理されて、販売管理システムとは別システムで扱われています。

 

また、仕入れ・在庫管理を適切に行うには営業も営業管理システムだけではなく、販売管理システムを利用してリアルタイムで在庫情報を確認できた方が便利でしょうし、仕入れ担当も、営業管理システムを見てそれぞれがどのような商品に関する営業を進めているのかを確認した方が、必要な在庫量を予測しやすいです。

 

請求管理についても、経理はきちんと取引条件を確認した上で、イレギュラーな対応が発生した時は営業と協力して解決する必要があります。

 

販売管理システムを選ぶ際に重要なのは、きちんと「販売」に関わる全ての部署が意思疎通できるかということです。販売管理だけではなく、営業管理や経理も連動しているシステムの方が意思疎通は行いやすいと言えます。

 

まとめ


以上のように販売の流れと販売システムの各ステップで発生しがちな問題について考察を行いました。「販売」するということには複数の部署が絡み、それぞれが交互に作業を行うので、情報の伝達間違いや漏れが発生しないようにきちんとコミュニケーションを行う必要があります。

 

ALL-INはこのような販売にまつわる業務の複雑さを解消するために開発されたシステムです。

 

ALL-INでは販売/仕入れ/在庫などの一般的な販売管理システムが備えている機能だけではなく、顧客管理、営業支援、会計/財務などの全ての業務システムがワンパッケージとなっています。営業、経理、在庫管理で別々のシステムを使いながらアナログに情報共有を行うよりは、ALL-INを導入した方がはるかに高いコミュニケーション効率を実現することが可能です。

 

販売管理システムの導入、変更を考えている経営者の皆様はぜひALL-INについてもご検討ください。

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