会社として一番活動しやすいのは1人親方の状態です。忙しくて手間が掛かりますが商品の販売状況や代金の回収状況、会社の資金繰りなど全て自分で把握しているからです。ここから、事業を拡大していけばいくほど、コミュニケーションが重要となってきます。
例えば多くの企業では、社長がいて次に雇うのか営業か経理というパターンが多いのですが、経理と営業の間には何かと問題が発生します。
商品の納品が終わっているのに経理にちゃんと伝えていなくて請求書を送っていない状態で放置していたりや、逆に納品が当初の予定より遅れている商品について既に納品が終わっていると思って請求書を発行していたりと、コミュニケーション不全によって様々な問題が発生する事が想定されます。
ここではこのような問題に関連して、販売管理と会計管理を連携させる事の重要性について説明します。
売掛債権、未収金の把握が中小企業における必須事項
社員は代金回収の重要性を経営者より感じにくい
中小企業の社長が頭を悩ませやすいのが、売掛債権や未収金の管理です。社長が実務から離れて、営業や経理に仕事を任せると、売掛債権や未収金の事が急に怖くなってきます。
社長は売掛や未収金が回収できなければ会社の資金繰りが悪化し、役員報酬の減額や最悪の場合は倒産に繋がりかねないので必死で回収を行いますが、社員の場合は別です。
売掛・未収金をきちんと回収できてもできなくても定額の給料が毎月振り込まれるので、代金の回収に重要さについて経営者よりも鈍感です。
営業と経理の連携ミス
また、営業と経理の意思疎通がきちんと行われていないと請求書を出していないというのは容易に起こり得るミスです。しかし、社長が一件ずつ状況を確認するわけにはいきませんし、このようなチェック作業に時間を掛けていれば生産性が落ちてしまいます。
この結果、営業に経理にすべてを任せて、売上や受注件数は販売や在庫管理のシステムを見て把握しているけれども、債権の回収状況を把握していない、実際の資金繰りと帳簿上の売上の差異は手間が掛かりすぎるので検証できないという経営者は少なくありません。
このような結果、売掛債権や回収できなかった未収金が隠れた経営リスクになっているという会社は少なくありません。このような企業は安定して成長するためには、ブラックボックスになりうる販売状況と実際の資金繰りの差異をシステムを導入する事によって明らかにする事が必要です。
販売管理と会計管理の連携により企業の販売状況と資金繰りを一致させる
連携ミスが経営リスクに直結している
このように経営リスクとなりうる売掛債権や未収金ですが、システムを連携させる事によって、かなりの問題は解消可能です。また、多くの問題は販売管理システムと会計管理システムが連携していないので会社として情報の統制が取れていない事から発生しています。
例えば、営業が販売管理システムで商品の販売状況を管理、経理が経理システムで取引先への請求書の発行を行っているとします。お互いに自分の部署以外のシステムにはログインできない場合、営業がどのような条件で取引先に商品を販売しているのか、担当の営業マンにいちいち聞く必要があり、膨大な手間が掛かります。
また、経理が営業の販売管理システムを見られる場合も大変です、販売管理システムのデータを見ながら、会計システムを開いて必要な情報を入力する必要があります。単純作業でありながら、入力する項目が多い場合はミスが発生しますし、件数が多い場合は膨大な時間が必要となります。
システムの連携で手間とミスを大幅に削減
この時に、販売管理と会計管理のシステムが連携していて、ボタン一つで販売管理システムのデータが会計管理システムに移行されて、請求書などを発行できる様になれば、このような手間と人的ミスは軽減する事ができるのです。
また、このように入力ミスなどが発生している企業では販売管理システム上の販売状況と会計システムで管理している会社の実際の資金繰りが一致しないという事も少なくありませんが、システム連携により一致するようになります。
このように、販売管理と会計管理システムの連携する事によって、経営者は会社の経営状況を定量的に把握する事ができ、より良い経営ができるようになるのです。
販売管理と会計管理の連携パターン
では、販売管理システムと会計管理のシステムを連携させる場合どのようなパターンが考えられるでしょうか。実際のソフトをベースに考えられる連携パターンについて紹介します。
弥生会計×弥生販売
まず一番初めに考えられる方法が、会計システムとして多くの会社が利用している弥生会計をベースに考える方法です。その場合は、会計システムの弥生会計、販売管理システムは弥生販売を使う事になります。また、請求書については、Misocaもしくはやよいの見積もり・納品・請求書を用いる事になります。
弥生販売では入力した伝票を元に弥生会計に転送する事ができるので、人間が目視と手動で販売システムのデータを会計システムに移行するよりも正確でスピーディーな移行が可能となります。ただしあくまでも別々に存在しているシステムの連携がスムーズだという事で、弥生販売のデータを弥生会計に移す作業は人間が行わなければなりません。
勘定奉行×商奉行
弥生会計と並んで有名なシステムが勘定奉行ですが勘定奉行も会計システム以外のシステムの開発・提供を行っており、勘定奉行シリーズの場合は、会計システムの勘定奉行、販売管理システムである商奉行、更に場合によっては在庫管理システムの蔵奉行を連動させます。これも弥生会計と同様に商奉行から勘定奉行に仕訳データを送信する事によって連動します。
ALL-IN
弊社が提供しているALL-INの場合、会計システムと販売管理システムだけではなく様々なシステムが連携しています。特徴的なのは2つで上のシステムと違って、あくまでも1つのシステムなのでデータの連動がスムーズだという事と、クラウド型のサービスなので、ソフトをインストールしたコンピューターからしか使えないという事は無く、ネット環境があればどのコンピューターからも使用できるという事です。
おわりに
以上のように会計システムと販売管理システムを連携させる事の重要性について説明しました。システム同士を連携させるという事は効率的な会社運営を行うにあたって非常に重要な事です。
本記事で挙げたように販売管理と会計管理のシステムが上手に連携されていなければ、会社の販売状況と資金繰りに差異が発生して経営者は正しい判断を行う事はできません。
ただし、闇雲にシステム化すれば良いというわけではありません。
全てをシステムによって管理するために、会計管理システム、販売管理システム、営業管理システムなどという風に連携を考える事無く足りないシステムを次々と無計画に導入していけば、システムを連携させるために異様な手間を取られてかえって業務効率が下がってしまうという事も重要です。
システム同士の連携をスムーズにするためにエンジニアを雇って自動的に連携できる様にしたり、中には自社でシステムを開発する企業もありますが、中小企業にとってシステムの維持・管理コストは非常に重いと言えます。
ALL-INならシステムの連携もばっちり！
ALL-INはこのような中小企業を対象にしたソフトで、システム同士の連携は弊社で最適化していて、すべてのシステムがセットになっているのでユーザーは悩む必要はありません。システム化が必要だと分かっているけれども、どのような組み合わせで導入すれば良いかわからないという経営者はぜひALL-INをご検討ください。
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