いきなりですが販売管理システムというのは皆さんご存知ですか？いまだに在庫管理や販売管理を手作業やエクセルで管理しているという方は、販売管理システムの導入を検討されたほうが良いかもしれません。業務効率が大きく上がること間違いなしです。そこで今回は「販売業務の効率を大きく改善してくれる販売管理システムとはどういったものなのか？」をわかりやすく解説いたします。
１.まず販売管理システムとはなにか？
販売管理システムとは、顧客から注文を受け、お金をいただき、商品を顧客に渡すまでの流れといった、販売管理情報をすべてデータ化してから会計に至るまでを管理するシステムのことを言います。
つまり簡単に言いますと「誰に」「どの商品を」「いつ」「いくらで」「売って」「いつお金をもらう」という販売情報を管理するシステムのことです。
もともと販売業務には売上、購買、在庫の3つの業務があります。製造業の場合にはこれにさらに生産管理も含まれます。
これらの業務情報を、従来は別々に業務ごとに管理していましたが、これだと全体での情報共有が困難で、データの不整合や在庫過多、在庫不足といったミスが起こりやすくなります。これらの管理のため販売管理システムが使われています。
2.販売管理システムが注目される理由とは？
販売管理システムが注目される理由としてはとしては次の3つがあげられます。いずれも販売業務が抱える問題です。
販売業務での人為的ミスが起こりやすい
販売業務では商品やサービスの名称、顧客、数量といった膨大な情報が発生します。これらを従来の方法の手作業で記録していると、どうしても人間がやることですからミスが起こります。作業時間も長くなり、コストも増えるのです。
確認作業がかなりの負担になっている
販売業務での情報が共有されていないため、営業や経理などの部門がいちいち別部門に確認を取らなければいけません。これは大きな負担になります。また、上司、他部署への確認や承認などのワークフローに時間を取られていて、業務効率が下がっていることが多く見られます。
販売計画を立てるのが困難
販売データを一元管理できていないと、商品の販売などのデータの蓄積が不十分で、十分な分析ができす効率的な販売計画を立てることが困難になります。
販売業務が抱えているこれら3つの問題を一気に解決できるのが、販売管理システムです。販売業務を従来よりさらに効率的でコスト削減が期待できるため、販売管理システムが注目されています。
3.販売管理システムを導入することのメリットとデメリット
それでは販売管理システムを実際に導入することで、具体的にどんなメリットを享受できるのか。それに付随しておこるデメリットも踏まえてみていきましょう。
メリット
メリットには次の5つがあります。
販売情報の業務負担軽減
販売管理システムにより、在庫数や取り扱っている商品、原価などの情報管理が楽になります。情報入力作業も効率化されるので負担軽減にもなります。
データ分析による販売戦略の確立
販売管理システムには数年単位で売り上げデータを分析する機能が備わっているため、今後の売り上げ予想、または販売戦略を立てるためのデータを確保することができます。
販売業務でのミス軽減
販売管理システムにより販売業務がすべて連携できるため、発注ミスなどの人為的なミスを軽減することができます。
販売業務に関する全部門での情報共有
販売管理システムにより他部門全体で情報共有が可能になります。情報が共有されているため、他の部門への確認作業や手間を省き効率化が望めます。
デメリット
販売管理システムのデメリットはほとんど見当たりません。強いてあげるとすれば、導入コストの高さです。
導入コストが高い
従業員が少ない中小企業向けの一般的な販売管理システムでは数百万から1千万円以上かかることもあります。
4.販売管理システムを導入して成功した事例
実際の企業で販売管理システムを導入した結果、どんな問題が解決し、どんな利益をもたらしたのか見ていきましょう。
hap
hapは他社ブランドのアパレル製品を生産するだけでなく、自社ブランド製品も生産販売している会社です。最近では海外企業とも提携を結び、素材開発も行っています。
hapの問題
そのhapも以前は業務管理をエクセルで行っていました。年間で500から600型あった在庫もすべてアナログ管理していましたが、売り上げが伸びるにつれてエクセルでの管理も限界になり販売管理システム導入を決定したそうです。
販売管理システム導入後
販売管理システムを導入したことでいままでエクセルで管理していた業務も効率化しました。商品が増えても人手の数は変えなくても大丈夫だったようです。
また営業の売り上げ実績などのデータ管理が十分にできるようになったことで、営業面でも企画面でも計画が立てやすくなりました。実際のデータ数値をシステムを使い可視化することで社内の利益に対する意識改善にもつながりました。
Lafayette
Lafayetteはストリートファッションで人気を集めているブランドです。2016年時点では、ネットショップ6店舗、実店舗4店で商品を販売しています。
Lafayetteの問題点
Lafayetteも業務管理ではエクセルを使用しアナログ的に管理をしていました。しかし実店舗とネットショップを両方抱えている状態で売り上げが上がっても、手作業管理ではスタッフの負担がどんどん増える一方でした。注文が入るたびにネットショップとすべての店舗で在庫調整を行う必要があったからです。
販売管理システム導入後
販売管理システムを導入し、アクセスデータをもとに分析を行いネットショップをリニューアルしたところ、売り上げが1.6倍増加することに成功したのです。
また在庫管理も手作業から自動的に管理ができるようになり、スタッフの負担軽減につながりました。またこれらは人為的ミスの軽減にもつながり、顧客の満足度向上にも貢献したのです。
5.販売管理システムを試してみたくなった人におすすめのツール
販売管理システムについてみてきましたが、実際に使ってみない限り、このシステムの本質を理解することはできないはずです。そこで無料でお試しができるおすすめツールを紹介いたします。
ALL-IN
それはALL-INというツールです。このツールが凄いのは中小企業が必要なシステムをすべてこのツール1つに集約してることです。
販売管理システムはもちろん、CRM、SFA、会計システム、給与計算システムなどといった、中小企業経営に必要なシステムは、すべてこのALL-IN1つだけを導入することで使うことができます。いまなら無料でトライアルが可能です。中小企業に特化しているため、無駄な機能は一切なく、クラウド型を採用することで、コストも大幅に抑えております。
例えば、販売・在庫管理機能においては以下のような特徴があります。
まとめ
販売管理システムについて見てきましたが理解は深められたでしょうか？販売業務は常に顧客との直接的な商品とのやりとになりますから、業務も複雑な場合が多いです。しかしミスは顧客を失う原因になるため、1回のミスでも決して許されない業務です。ですがその販売業務の負担も複雑さも販売管理システムを導入することでかなり軽減されている企業がほとんどな印象ですので、まだ導入していない方はとてもおすすめなシステムだと思います。
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