あなたの会社では、日々の業務にムダ・ムラ・ムリが生まれていませんか？
それらはそのまま業務の非効率化につながり、時間と労力を大幅に割かれてしまいます。人材不足でなおかつ、働き方改革が注目されてきた現在、業務の改善・効率化は会社経営において欠かせないものになってくるでしょう。
しかし、「どうしたら業務を改善できるのだろう？」と頭を悩ます経営者の方は多いのではないでしょうか？そこで今回はすぐに取り組める、業務改善のフレームワーク「ECRS（イクルス）」をご紹介します。
ECRSとは？
ECRSはイクルスと読み、主に製造現場の生産管理におけるプロセス改善のために使われるフレームワークです。
このフレームワークを経営に応用することにより、問題点を発見して業務の改善につなげていきます。そしてECRSは以下の4つの要素の頭文字から構成されています。
- Eliminate（取り除く）：業務をなくせないか？
- Combine（繋げる）：業務を一つにまとめられないか？
- Rearrange（組み替える）：業務実施の順序、方法を変更できないか？
- Simplify（簡素にする）：業務をもっと単純にできないか？
E→C→R→Sの順番で業務の見直しを行い、業務改善を図ります。
ポイントはEliminateから始めること。最初から業務の簡素化、順序変更について検討するのではなく、まずは既存のムダを省いていきましょう。
それでは各要素を詳しく見ていきます。
Ｅ：業務をなくせないか？
Eliminate（取り除く）での目的は、業務の必要性を見極めることです。
まずは、業務そのものをなくせるものがないか考えましょう。本来やる必要のないもの、二度手間になっているものなどを見直し、出来るだけムダを排除していきます。
その際に自分が担当している仕事が排除できる業務になるのかを客観的な視点で判断することは難しいと思います。固定観念が邪魔をして正しい判断ができないことも考えられます。
そこで、アンケートを用いて統計的に判断を行ったり、外部コンサルタントに委託するのも効果的です。見直す業務となり得るものとしては以下のものが挙げられます。
- 会議の時間を短くする
- 社内資料・書類の削減を行う
- 打ち込み業務の重複
- 残業（残業をなくす施策については下記の記事で詳しく説明しています。）
ある企業では、社員の1日のスケジュールをアンケートにより分析したところ約70%が会議に費やされていることが判明しました。さらに、その長い会議のための資料作りで他の仕事をこなす時間がほとんどありませんでした。
ムダを見つけることは、生産性向上の種を見つけることにつながります。改めて必要な業務と不必要な業務の見極めを行いましょう。
また以下の記事で、トヨタの事例を用いて、より業務効率化を実践できる内容をご紹介しています。こちらも合わせて参考にしてみてください。
C：業務をまとめられないか？
Combine（繋げる）で得られる最大の利点は、時間の短縮です。
組み合わせを変えられる、1カ所に集めた方がよい、まとめてやった方が効率的という業務を一緒にすることによって時間を短縮できないかと考えます。考えられる例としては以下のものが挙げられます。
- 業務の仕組み化
- 整理されたオフィス環境づくり
- 新人研修をまとめて行う
- 社員に対する経営理念の浸透
業務のマニュアル化をすることにより、業務に対する属人性から脱却することが可能になります。ある業務をアルバイトが行っても同じ結果になる仕組みができ、業務の効率化を推し進めることができます。
さらに、誰が見てもどの書類がどこにあるかをわかるような整理されたオフィスにすることにより、業務時間を多く削減することに成功しています。
Ｒ：業務実施の順序、方法を変更できないか？
Rearrange(組み替える)では業務を行う順序、方法を変更することで、効率改善を行います。
業務工程を見直し、優先順位の高いものから処理していきましょう。考えられる例としては以下のものが挙げられます。
- タイム制度の導入
- リモートワークの導入
- 営業での訪問先に優先順位をつけ、無駄な移動時間をなくす
- 書類作成のテンプレートを先に作り、それから書類を作成する
現在、働き方を見直す企業が多い中で、「タイム制度」「リモートワーク」の２つはとても注目度が高く、実施している企業も多いです。
国土交通省が実施する「テレワーク人口実態調査」では、就業者人口に占めるリモートワーカーの割合は平成24年時点で21.3%と高い水準です。さらに総務省では、2020年までにリモートワーク導入企業数を2012年度の3倍に増やすと発表しています。今後もリモートワーク導入企業増加の流れは続くと考えられます。
Ｓ：業務をもっと単純にできないか？
最後のSimplify（簡素にする）で業務の単純化・簡素化を行います。作業がシンプルになれば時間は短縮され、楽になります。このSimplify（簡素にする）で最も活躍するのがシステムの存在です。複雑な工程を持つ業務ほど、システムを用いて簡素化し、効率化を図りましょう。
今は一人が一台のPCを持つのが当たり前の時代になっているため、システムを用いた情報共有の仕組みによる業務の簡素化は、大幅な業務改善につながります。特に、ERPシステムは多くの企業が取り入れていて、経営において必要不可欠になってきているシステムです。
ERPシステムとは「ヒト・モノ・カネ・情報」といった資源を適切に配分し、活用するためのシステムです。ERPシステム導入のメリットは、経営を見える化したり、仕組み化を行う事で属人的な経営から脱する事ができるという点が挙げられます。その他にもメリットはあり、下記で詳しく説明しています。合わせてご参照ください。
ECRSを実践する前に
ECRSの概念理解はできましたでしょうか。しかし、概念理解だけではいけません。理解できたことを行動に移さなければ、全ては水の泡と化してしまいます。そこで、ECRSの概念を念頭に、業務効率化を実践していくための手ほどきをしていきたいと思います。
まず、この第2章では、ECRSを使い、業務効率化を実践する前に、経営者として、会社を経営する上で考えるべきことについて述べていこうと思います。
ゴールを見直し、明確にする
企業理念
あなたが経営している会社はなんのために存在しているのでしょうか。その会社が持つゴールとはなんでしょうか。ECRSを用いて、業務効率化をする前にこのゴールを再認識し、明確にする必要があるでしょう。
では、どう会社の存在意義を確かめれば良いのか。それが会社の掲げる企業理念です。歴史的著書である「7つの習慣」を執筆したスティーブン・R・コヴィーは著書において、組織の成功において、ミッション・ステートメントはとても重要であると述べています。さらにこのミッション・ステートメント、つまり企業理念は内側からでできたものでなければならないとも述べています。つまり、上層部のみではなく、社員全員を巻き込みミッション・ステートメントを作るべきであるということです。
業務効率化をする理由
次に業務効率化を行う理由も明確にしなければ、業務効率化はうまくいかないでしょう。ゴールデン・サークルという理論をご存知でしょうか。リーダーシップ専門家のサイモン・シネック氏が多くの著名な専門家がスピーチすることで有名なTED Talkにおいて提唱した成功するリーダーや行動に関する理論です。
上記の図をみればゴールデン・サークルの理論を完璧に理解できるます。つまり、ゴールデン・サークルとはすべてのリーダー、行動においてWhat→How→Whyの順ではなく、Why→How→Whatの順で行われたものが成功するという理論なのです。
この理論をこの記事に当てはめて考えてみましょう。世間が働き方改革や業務効率化で湧いているため、とりあえず業務効率化をしようと考えるという企業は少なくないでしょう。しかし、これではWhyを全く考えていないことになります。Howに当たるECRSの原則を用いて、業務効率化を行ってもうまくいきません。
そうではなく、なぜ今業務効率化をする必要があるのか。このWhyをしっかり社員に伝え、HowであるECRSの原則を実行してこそ、業務効率化の効果はしっかりと現れてくるのです。
ECRSを実践する〜無印良品の業務効率化〜
無印良品はECRSのSに当たる業務を仕組み化し、シンプルにすることで大きな成功を収めました。どのような仕組みが無印良品の成長を支えているのでしょうか。それが２つの分厚いマニュアルにあります。つまり、無印は多くの業務に関して２つのマニュアルに情報をまとめることで成長したのです。
無印良品には、MUJIGRAMというマニュアルと業務基準書という２つのマニュアルが存在しています。それぞれに書かれている内容は下記の通りです。
この２つのマニュアルには、経営から商品開発、売り場のディスプレイや接客まですべての仕事のノウハウが書かれています。では、この２つのマニュアルにすべての業務内容をまとめることでどういった業務効率化を図れるのでしょうか。
うまくいく法則を標準化する
業務のすべてをマニュアル化することで属人的から脱し、うまくいく法則をすべての社員が使うことができるようになります。例えば、無印良品ではマネキンのコーディネートはセンスのいる作業になります。しかし、無印良品ではこのセンスに関わる業務もマニュアル化しています。
このマネキンコーディネートのマニュアルを見ると「シルエットを△形か▽形にする」「使う服の色は3色以内」と基本はこの２つだけと書いてあります。これにより、うまくいく法則の標準化をし、誰でもうまくいくような仕組みになっているのです。
会社が大事にしていることを明確化する
マニュアルは、会社が大事にしていることを明確化してくれます。例えば、商品タグに商品の説明を書くという業務において、”無印良品らしさ”を説明内で出さなければなりません。そこで業務基準書では商品名とコピーの作り方も決めています。
「言葉で飾るようなことはせず、正直なモノを語るには正直な言葉で」のようにマニュアルには無印良品らしさが前面に出ています。このようにブランディングにおいてもマニュアル化していくことで、社員に対して会社の大切にしていることを明確化し、伝え続けることが可能になるのです。
仕事の効率が上がる
最後にマニュアルによって仕組み化することで、社員の生産性を大きくあげることが可能になります。例えば、19時以降の残業を禁止するという仕組みを作れば、19時までになんとかして仕事を終わらせようと社員は試行錯誤するようになります。
この社員に仕組みを与え、共有し、考えさせ、改善していくことが生産性向上に大きくつながるのです。
おわりに
国立社会保障・人口問題研究所の発表によれば、日本の人口は平成 77(2065)年において 8,808 万人になるものと推計されています。企業にとっての人材確保はより難しくなるでしょう。人材不足の波がよりいっそ押し寄せる前にECRSを実施して将来に対しての準備をオススメします。
弊社が提供するALL-INは中小企業に特化したクラウド型ERPシステムで、ECRSを実施する際に必要なシステムを内蔵しております。
例えば、業務の整理のためにタスク管理機能が役立ちます。日々の業務は見直してみると、意外と無駄が多いものです。タスク管理をして、一度整理してみましょう。
また、働き方に関する改善においてはリモートワークも選択肢に含まれてくると思います。ALL_INはクラウドシステムであるため、場所やデバイスを選ばず仕事に取り掛かることができ、リモートワークの促進を手助けできます。
ぜひご一読ください。
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