通常の企業でも最低限、経理はシステムを使っているという企業は多いと思います。しかし、すべての業務に対して効率的にシステムを使えているでしょうか。
例えば、顧客名簿はエクセルで管理していて内容が見づらくて実質的に顧客名簿を活用できていない、請求書はワードを使って全部手打ちで作成していて、たまに記載ミスをして顧客からクレームが入っているというような企業も多いのではないでしょうか。
本記事ではこのように業務システムの大半がシステム化できていない企業を対象に一元管理システムの導入の必要性とおすすめのシステムについて説明します。
一元管理システムの導入によって何が実現するのか？
まずは一元管理システムとは何か、導入する事によって何ができるのかという事について説明します。
一元管理システムとは何か？
企業向けの業務システムと一口に言っても色々なシステムがあります。
- 経理処理を行うために使用する「経理システム」
- 商品の在庫管理を行うために使用する「在庫管理システム」
- 営業マンの営業状況を管理するために使用する「営業管理システム」
など、企業の業務分野毎に様々なシステムが存在します。よって、通常の場合、一つの会社であっても業務部毎に使っているシステムはバラバラです。
営業担当者はAというシステムを使っていて、在庫管理担当者はBというシステムを使っていて、営業事務者はCというシステムを使っていて、お互いに他の担当者のシステムに記載されているデータの事は良くわからないという事は少なくありません。
一元管理システムとはこのように部門毎にバラバラになっているシステムを1つにまとめて、1つのシステムで、営業管理、在庫管理、顧客管理、経理など複数の業務を行えるシステムです。
一元管理システムによって何ができるのか？
ではバラバラのシステムではなく、一元管理システムを使って業務を行う事によって何ができるのでしょうか。一番大きな導入メリットは会社の経営に関する情報を一元的に管理できるようになることです。
例えば、1つの営業案件についても、営業担当、営業事務、在庫管理の担当者ではシステムで扱っている情報が違います。営業担当が使っている営業管理システムには成約するまでの営業の経緯をベースに案件の内容が記載されています。
在庫管理担当が使っている在庫管理システムにはどの商品が発注されてどこの会社に納品したのかという情報が記載されています。営業事務の担当者が使っているシステムからは見積書や請求書の内容が見る事ができます。
この様にシステムが別だと情報も分散するので取引の全体像は各担当者の扱っているシステムのデータを照らし合わせなければわかりません。一元管理システムを使う事によって情報の分散を防止し、データを統合して処理する事ができるのです。
なぜ一元管理システムが作られるようになったのか
では、なぜ一元管理システムが作られるようになったのでしょうか。これには統合型の方が情報管理を行いやすい事と、一般企業でも扱えるような一元管理システムが開発された事が挙げられます。
一元管理システムで情報管理が行いやすくなる
まず一番の理由として挙げられるのがシステムを分散させるより、統合的なシステムの方が情報管理の手間が削減できるということです。先ほど説明したとおり、システムを分散させるほど、情報も分散してしまうので情報の分析に時間がかかってしまいます。
他にもシステムを分散させればさせるほど、各システムで重複している情報が増えるのでトータルの情報入力コストは大きくなってしまいます。また人の手を使ったデータ入力が多くなるほど、入力ミスが発生するのでデータの正確性が落ちてしまいます。
一般企業でも扱える一元管理システムが開発された
昔から一元管理システムは存在していましたが、一般の中小企業でも使えるようになったのはごく最近だと言えます。
昔からERPや基幹システムという名前で大企業では様々な一元管理システムが導入されていましたが、導入コストが膨大で中小企業が安易に導入できるものではありませんでした。
パッケージ型ソフトが開発されたり、クラウド型のサービスが開発されたりしたことにより導入コストが下がり中小企業でも導入できるようになったために、中小企業をターゲットにした一元管理システムが作られる様になりました。
一元管理システム比較
では、一元管理システムにはどのような製品があるのでしょうか。いくつかの一元管理システムをピックアップして紹介します。
世界的なクラウド型一元管理システム、NetSuite
まず紹介するのは世界的に使用されている一元管理システムのNetSuiteです。NetSuiteでは財務会計管理、受注管理、生産管理、サプライチェーン管理、倉庫管理、プロキュアメントの管理が可能です。
料金はプランと時期により異なりますが、ベース料金10万円弱+1ライセンス1万円を目安に考えると良いでしょう。クラウド型で安価であるとはいえ、それなりのコストは必要となります。
URL: http://www.netsuite.co.jp/
自社で開発できるのなら低コストで運用可能なiDempiere
iDempiereはオープンソースERPという事で、自社でシステム部門を持っている企業にとっては自由度が高く低コストでの導入・運用が可能です。ただし、開発・管理業務を委託すると高価になりますし、自社で開発・管理する場合は自己責任となるので非常にリスクが高いと言えます。
URL: http://www.idempiere.org/
安価に導入出来て機能が充実したALL-IN
一元管理システムは多機能ゆえにランニングコストが高価ですが、ALL-INは初期費用10万円、基本料金5万円、1ライセンス3000円と一元管理システムとしては安価に導入・運用する事ができます。
また、機能についても顧客管理、営業支援、集客ツール、グループウェア、人事/給与、会計/財務、販売/仕入/在庫と経営指標を確認できるコックピットという機能と多くの機能がALL-INの中に含まれています。
一元管理システムを導入する前に行うべき2つの準備
では、一元管理システムを導入する前には何を行うべきなのでしょうか。大きなポイントは2つで、1つは社長がリーダーシップを持ってシステム導入を推進する事、もう1つはシステムをきちんと選ぶという事です。
社長がリーダーシップを発揮しないとシステムは導入できない
1つ目の社長がリーダーシップを持ってシステム導入を推進しなければならないという事は非常に重要です。
大抵の場合社員はシステムの導入に消極的です。システムが使いづらいから業務効率が落ちている、システムにデータを入力する時間があったら営業1件でも増やした方がましだなどシステムの導入当初は多くの反発が予想されます。
一般的に社員は自分の業務ルーチンが狂う事を非常に嫌いますし、会社に新しいルールができることについては煩わしく感じるものです。
反発があった時に一つの部署や一人の会社の有力者の意見を聞いてシステム導入を中止したり、昔のルーチンに戻すと結局、振り出しに戻ってしまいます。このような対抗勢力の圧力をはねのけてシステムを導入するためには社長の強いリーダーシップが必要です。
業務内容を精査してじっくりシステムを選ぶ
また導入するシステムについてもよく検討した方が良いでしょう。
一元管理システムは会社の業務全般に関わるので、一度導入すると後から変更するという事が困難です。多くの企業は自社の業務に合わせて一からオリジナルのシステムを作る事は困難なので、システムに合わせて業務を変更する必要があります。
業務フローの変更とできるだけ関係者が使いやすいシステムを選ぶために各業務の関係者でシステム導入の前から話し合いを行っていた方が良いでしょう。
おわりに
以上のように一元管理システムについて説明してきました。本文中でも説明した通り複数のシステムを使って業務の効率化を図ればかえって情報の管理に手間がかかり、ミスも発生してしまうので中途半端にシステムを導入するのならば一元管理システムを導入してしまった方が良いでしょう。
ALL-INは高価格なサービスが多い一元管理システムの中でも、安価なのに多機能ということでコストパフォーマンスの良い一元管理システムである事を目標にサービスを提供しています。一元管理システムの導入を検討している方はぜひALL-INについてご検討ください。
以下の記事もぜひご覧ください！
「ALL-IN」概要資料
生産性をあげる極意 無料小冊子プレゼント!
目次
- ALL-IN開発コンセプト
- ALL-INの機能紹介
- 料金比較
- 導入ポイント
Facebookページにぜひ「いいね」をお願いします！
「いいね！」を押すと「経営をアップグレードしよう！」の最新コンテンツが受け取れます
