経営コラム

今はまだはやい?社内の業務システムを見直すタイミングについて

業務システムを見直すタイミングは、この記事を開いた「今」です。

業務システムは、基幹システムに比べると見直しの優先度が低いです。そのため、多くの方が業務システムの見直しを後回しにしています。ただ、業務システムの見直しが遅れた状態が続くと、「機能不足」や「不要なコスト」「機会損失」といったデメリットが生じます。

そこで、デメリットを回避するためにも、「過去・今・未来」を意識した見直しを行い、自社に適した業務システムを探しましょう。今回は、業務システムを見直すべき3つの理由や見直しを行うプロセス、加えてどんな業務システムを導入すればいいのか解説します。

業務システムの見直しは緊急ではないが重要である理由

経営において、「基幹システム」「業務システム」は重要です。

基幹システムは、経営において必要不可欠なシステムです。企業の売上を支えるシステムとなるため、優先的に見直しが行われます。もし、該当するシステムが何らかの理由で停止状態になった場合、企業に大きな影響を与えます。

一方、業務システムは、業務を円滑に進めるためのシステムです。企業に適した業務システムを導入すれば、生産性が向上します。もし、該当するシステムが何らかの理由で停止状態になった場合でも、代替えが効くため、進行自体に大きな影響はありません。

業務システムの見直しが緊急ではない理由は、「企業活動自体に影響がない」ことが挙げられます。

ただし、自社に適していない業務システムを運用し続ければ、将来的に大きな影響が出ることは避けられません。こうした点から、業務システムの見直しは緊急ではないが重要といえます。

業務システムの見直しは”今”なのか?それとも”将来的”になのか?

本記事で推奨する業務システムの見直しタイミングは「今」です。

業務システムは、基幹システムに比べて企業活動自体に影響がないため、優先されにくい傾向にあります。多くの企業が業務システムの見直しを先送りにし、貴重な機会を失っている現状は見過ごせません。業務システムを見直そうと考えた時から、少しづつ準備を始める必要があります。

今すぐ業務システムを見直すべき3つの理由

  • 生産性の向上を「機能不足」が妨げる
  • 持続的に「不要なコスト」が発生する
  • 業務システム見直しの軽視は「機会損失」を生む

業務システムを見直すタイミングは今がいいと聞いても、具体的な理由を理解しない限り、多くの方が後回しにします。ここでは、今すぐ業務システムを見直すべき3つの理由を挙げ、見直しの軽視が引き起こす負の側面を解説します。

理由1:生産性の向上を「機能不足」が妨げる

業務システムの導入による目的は「生産性の向上」です。すでに、業務システムの見直しを考えているということは、システム上に何らかの不満がある状態となります。

もし、機能不足の状態で運用を続ければ、結果的に生産性の向上を妨げることになります。これでは、業務システムの本来の目的を果たせません。自社にはどのような機能が必要なのか?要件をまとめた上で適した業務システムを探してください。

理由2:持続的に「不要なコスト」が発生する

現在の業務システムに必要のない機能やオプションがある場合、持続的に不要なコストが発生します。業務システムの見直しを先送りにすれば、不要なコストが積み上がるため、それだけ経営状況を圧迫します。企業にとって、ランニングコストの管理は重要です。業務システムの見直しを速やかに行って、不要なコストを削減しましょう。

理由3:業務システム見直しの軽視は「機会損失」を生む

自社に合わない業務システムを導入し、見直しを先送りにしていれば、結果的に機会損失を生みます。本来、儲けることのできた機会を逃すことは、経営において大きな損失というのは明白です。見直しを軽視せず、今すぐ行うことで機会損失を回避しましょう。

業務システムの見直しは「過去・今・未来」がキーワード

業務システムに見直すために、重要なのが「過去・今・未来」というキーワードです。この流れに沿って見直しを行うことで、自社に適した業務システムが導入できます。

STEP1:「過去」の業務システムの問題点を探る

まずは、「過去」の業務システムの問題点を探りましょう。

コストや機能、オプションなど、どの要素に問題点があったのかを把握します。ここで、業務システムの問題点を適切に洗い出さなければ、見直した上で導入するシステムにも影響を与えます。

そのため、問題点は抽象的な理由ではなく具体的な理由で洗い出してください。根拠のない主観的な問題点は、個人の理解不足による可能性があります。少なくとも業務システムの運用に関わるすべての人が理解できる問題点を洗い出しましょう。

STEP2:「今」を知るために業務整理を行う

続いて、業務整理を行い、業務内容の「今」を明白にします。

現在、どのような業務が必要なのか?また、業務に必要のないものはどれか?過去と比べて必要な業務、必要ではない業務を明白にし、内容ごとに優先順位を付けてください。予め、業務内容に優先順位を付けておけば、業務システム導入時に優先すべきものが一目でわかります。

STEP3:「未来」を切り拓く業務システムを導入する

最後に、「過去」と「今」を軸に、必要なものが含まれたシステムを導入します。

予算、機能、アップデートの有無、導入の手軽さ、問題点を解決できるかなど、STEP3まで進んでいれば、求めるシステム像が浮き彫りになります。あとは、求めている要件に合うシステムを導入して、業務システムの見直しを行いましょう。

業務システムの見直し後に導入するなら一元管理できるシステムがおすすめ

業務システムを見直した後は、どんなシステムを導入すればいいのか?もし、これから業務システムを導入するなら、一元管理できるものがおすすめです。バラバラに業務システムを導入すると、連携が取れずに業務が滞る恐れがあります。

一方、一元管理できるシステムなら、同じシステム内で連携が取れるので、運用・管理が楽です。中でも弊社が提供しているALL-INは、あらゆる業務を一元管理できます。

ALL-INならすべての業務をカバーし連携できる

ALL-INなら、顧客管理(CRM)・営業支援(SFA)・人事・給与・会計・販売・グループウェアなど、全業務をカバー可能です。各システムは連携して利用できるため、新たに業務システムを導入する必要はありません。業務システムを導入する上で、気になる機能不足もALL-INならすべてカバーしてくれます。

また、ALL-INの料金形態は定額制を採用しています。機能のアップデートは無料で自動対応してくれるため、自分で何かを導入する手間はかかりません。「過去・今・未来」を考えた業務システムを導入するなら、全方位に適したALL-INがおすすめです。

まとめ

社内の業務システムを見直すタイミングについて紹介しました。業務システムの見直しに早すぎるということはありません。見直すタイミングを後回しにすると「機能不足」「不要なコスト」「機会損失」といったデメリットの影響を受けます。

こうした影響を受けないためにも、「過去・今・未来」を軸にした見直しを行い、自社に最適な業務システムを導入してみてください。今回紹介したALL-INは、一元管理で「機能不足」「不要なコスト」「機会損失」といったデメリットを解決してくれます。

それでは、本記事で社内の業務システムのタイミングを理解して見直しを行いましょう。

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