自社の業務を効率化させ、効果的に利益を上げるために営業支援ツールを導入する会社は多いようですが、有効活用できなくて悩んでいる担当者も数多くいらっしゃるのではないでしょうか。利益目的で導入したはずの営業支援ツールが損失となっていたり、有効活用できていないために業務が非効率となり、不利益になっているケースもあるようです。果たして、営業支援ツールは本当に必要なのでしょうか。営業支援ツール導入のよくある失敗例とともに、営業支援ツールの必要性や、営業が求める営業支援ツールについて解説します。

1.営業支援ツールは必要なのか？

大企業から中小企業まで幅広く営業支援ツールを導入している反面、使いこなしていないと考える人の割合は3割から5割程度にのぼり、運用面での課題があるようです。そのため、営業支援ツールは不要という人もいらっしゃるようですが、「無駄な営業支援ツールが不要」という限定的な理由であり、使いこなせるのであれば必要と考える人が多いようです。

営業の仕事は効率化が重要

営業の仕事は効率化を図ることが重要と考える人が多いです。その理由は、営業効率を上げ、営業マンに時間の余裕ができると、浮いた時間を新たな営業活動に充てることができるからです。

優秀な営業マンは、少しでも自分の時間を効率化させようと、営業ルートの回り方を工夫したり、外勤と内勤のバランスを考えて対応面での効率化も図っています。

営業は支援ツールがあると売上が上がりやすい

営業マンが仕事の効率化を図ることができると、新たな営業活動によって売上が上がりやすくなります。しかし、個人の工夫で仕事の効率化を図るには限界があるため、営業支援ツールによる仕事の効率化に期待が寄せられるのです。

煩雑だった事務処理が高速化したり、顧客管理によって自分の営業活動が「見える化」することで、より効率的で効果的な営業活動ができるのです。売上を上げるという目的に対して、営業支援ツールは良い手段であるといえます。

2.営業支援ツール導入のよくある3つの失敗

営業支援ツールは効果的に利用できなければ、単なるお荷物となってしまいます。そこで、営業支援ツール導入によるよくある失敗例を紹介しますので、これから導入しようと検討されているご担当者の方は、ぜひ参考にしていただければと思います。

自社の業務内容に不向き

営業支援ツール導入でよくある失敗例は、自社の業務内容に不向きな営業支援ツールを導入してしまうということです。たとえば定番の商品ラインナップがなく、入札制で受注をする会社なのに、価格入力は定番の商品ラインナップに便利な仕様になっていたり、入力項目自体が自社の業務フローに合っていないなどがあげられます。本来「業務の支援」が目的で導入されたはずが、営業支援ツールに振り回される結果となっています。

利用法が顧客の方向を向いていない

利用法が顧客の方向を向いていないケースもあるようです。たとえば、顧客が希望している書式の納品書があるにも関わらず、営業支援ツールから打ち出した納品書を使用していたり、見積書などの文言が定型化されているため、その文言が相応しくない場合に顧客に誤解を与えるなどがあげられます。このように、営業支援ツール自体や利用法が自社の方向に向いている場合には、顧客から嫌われる可能性があります。

システム同士の共有ができない

システム同士が共有されていないというケースもあります。受注管理と納品伝票がリンクしていれば、ボタン一つで納品書や受領書を発行できるにも関わらず、それらを別々に入力しなければならなかったり、売上見込と売り上げ実績のフォーマットがバラバラで、それぞれ別々に管理しなければならないなど、各システムが共有されていないケースがあるのです。この様な場合には、業務の効率化に対する効果性が薄いため、システムの費用対効果も薄くなってしまいます。

3. 営業が求める営業支援ツールとは？

営業支援ツールは営業に好かれることが重要です。なぜなら社内で最も顧客目線に近い考えを持っているのは、日々顧客と緊密にやり取りしている営業だからです。営業に好かれる営業支援ツールとは一体どのようなものなのでしょうか？具体的に見て行きましょう。

必要なシステムが1つにまとまっている

営業に好かれる営業支援ツールの特徴は、システムが1つにまとまっているツールです。システムがバラバラだと仕事のやり方もバラバラになるため、効率が悪くなってしまいます。

しかし、システムが1つにまとまっていると、さまざまな業務を連動させやすく、便利に活用することができます。見積もりと受注管理、売り上げ見込みと売り上げ実績、納品書と注文書と受領書など、これらの運用が1つにまとまっているだけでも営業は楽になります。

入力がシンプルで楽

入力が複雑だと仕事に手を取られることとなり、効率化のつもりがかえって非効率となることもあります。本末転倒とならないために、簡単に入力できるということも重要な要素です。

デザイン性が高く、見た目が良い

営業が顧客に見せる資料は分かりやすさを追求するために、見た目にもこだわって作ることが多く、そんな営業に好かれるツールであるためには、見た目の良いツールであることも重要なポイントです。

見た目が良いと、使いやすさにも影響を与えるため、営業支援ツールを選ぶ時にはサンプル画像を確認すると良いでしょう。できれば、システム導入担当者や経営者の一存ではなく、営業の意見を聞きながらセレクトされることをオススメします。

4. おわりに

営業支援ツールは、上手に運用できると便利なツールではありますが、自社にそぐわないものを導入すると無用の長物化しやすいというデメリットがあります。そのため、システムがまとまっているツールや、入力がシンプルなツール、見た目が分かりやすいツールの導入をオススメします。