【中小企業経営者必見】「グループウェア」を導入すべき3つの理由

2017年4月16日

このページの目次 []

1. １．「協働」を支えるグループウェア
2. ２．業務効率化の推進
3. ３．機会逸失の削減
4. ４．柔軟な働き方の実現
5. ５．情報がなければ意味がない

１．「協働」を支えるグループウェア

誰かと関わり合いながら業務を進めていく企業にとって「グループウェア」は強力な味方です。

上司の予定を確認したり、部下の稼働状況を把握したり、誰かが作った資料をもとに会議をしたり、組織で働いている人にとってこのような場面は日々発生することでしょう。

部下の予定を確認したいけど、その部下と連絡が取れずイライラしたことはありませんか？2時間の会議のために往復4時間かけて出張させたりしていませんか？

グループウェアの最大の特長は「情報共有のしやすさ」です。この特徴をうまく活用すれば、上述したような問題や困りごとが解消されます。

以降で、グループウェアのメリットについて、具体的な活用例を交えてご紹介していきます。

２．業務効率化の推進

グループウェアを活用すると、パソコン上で資料共有しながらオンラインミーティングができるようになります。

例えば支店長会議や部長会議など、各地に散らばった人が一堂に会して定期的に会議を開催しているということはありませんか？

このような会議の開催に伴い、会議会場に向かうための交通費、宿泊費が発生します。また「移動」そのものに価値はないにもかかわらず、そのために多大な時間をかけています。例えば、東京本社で開催される2時間の会議のために、福岡から出張してくると、1日つぶれます。2時間の会議のために1日分の労働力と10万円近くもの交通費を払っています。グループウェアがなければ当たり前のこととお考えかもしれませんが、客観的にみると、かなり勿体ないことをしているように思われます。

ですがグループウェアを導入すると、会議参加者の中で同じ資料をパソコンの画面上で共有しながら複数人でテレビ会議をすることができるようになります。ですので、東京の人も福岡の人も、自分のオフィスにいながら、会議に参加することができるので交通費は全く発生しませんし、移動に充てていた労働力も他の仕事に振り向けることができます。

ぜひこの機会に1年間の会議にかかる費用を計算してみてください。もしかしたらグループウェアの導入費用より、1年分の出張旅費の方が高いかもしれません。

また、どのようなグループウェアにもスケジューラーの機能は搭載されています。スケジューラーに個々人の予定を入力し、皆が閲覧できるようにしておけば、他の人に日程を確認する手間が省けます。

会議予定や顧客との面談や外出の予定だけでなく、自席で提案資料を作成する時間や、事務処理するための時間を含め、1日の行動予定を入れておくと、上司はそのスケジューラーを見ることで、自分の部下が何の仕事に、いつ、どれくらいの時間を割いているかがわかるようになるため、わざわざ日報を作成させたり、面談の時間を設ける必要もなくなるのです。

このようにグループウェアを導入することで、本業ではない、移動や管理、調整といった業務を大幅にスリム化することが可能になります。

３．機会逸失の削減

オフィスに戻って上司の日程を確認してから顧客にアポイントを取ろうとしたら、既に顧客の予定に空きがなく、提案機会を逸したという経験はありませんか？休みを取ろうと予定していたのに、誰にも知らせていなかったため、その日に重要な打ち合わせを入れられてしまったという経験はありませんか？

先述した通り、グループウェアにはスケジューラー機能が搭載されています。スケジューラーは個々人で予定を登録するばかりでなく、その登録した情報を開示することで、皆が見られるようになります。ですので、スケジュールの確認に手間取り提案機会を逃したり、休みが取れなくなってしまったりということがなくなります。もちろん、見られたくない、知らせる必要のないプライベートな予定などは閲覧できないよう保護することもできますので、仕事の予定もプライベートの予定もまとめてグループウェアに登録すれば、二重管理の必要もなくなり、大変便利です。

また、登録できる予定は個々人の予定だけでなく、会議室や社用車、共用備品なども登録できるので、施設や備品の予約管理システムとして使うことも可能です。わざわざ会議室の予約台帳が置いてあるところに出向いて予約をする必要もありませんし、備品倉庫に行ったら借りようと思っていた備品が貸し出し中であることが判明するなどということがなくなります。

スケジューラーは社内のパソコンばかりでなく、スマートフォンやタブレット端末でも使うことができるグループウェアもあり、外出先からスケジュールや施設予約の閲覧や登録ができるので、機会を逃すことがなくなります。

４．柔軟な働き方の実現

優秀な人材を確保するのは企業にとって永遠の課題ではないでしょうか。そのため、多くの企業で、より魅力的な企業になろうと努力されていると思います。

報酬アップや、福利厚生の充実もありますが、柔軟な働き方の提供も、企業の魅力を高める策の一つとして挙げられます。

これまでは、情報セキュリティの問題や、顔を見ないで仕事を進めることへの不安、勤務管理の難しさから、オフィスに来て仕事をしてもらうことが前提の「柔軟な働き方」でした。例えば短時間勤務や時差出勤などです。

グループウェアには、仕事に必要な情報（ファイル）の共有、オンラインミーティング機能もあるため、個人の作業はもちろん、グループでの作業もオフィスに来なくてもできるようになりました。また、グループウェアで出退勤の登録ができたり、グループウェアのログイン・ログアウト時刻で出退勤の管理ができるものもあるため、オフィス以外のところで働いている人の勤務管理も可能になります。

この結果、在宅勤務やノマドワークが実現できるため、遠隔地に住んでいるなどの理由で入社を諦めた人、家を空けることが難しいために働くことを諦めていた人などを採用することができます。

また柔軟な働き方を用意しておくと、結婚や出産、配偶者の転勤などをきっかけとした退職を減らすことができるため、一生懸命育て上げた人材を手放すという残念な事態も防げるでしょう。

競争環境において優秀な人材を確保するためには、柔軟な働き方を実際に行い、「長きにわたって安心して活躍できる会社」ということをアピールすることも重要ではないでしょうか。

５．情報がなければ意味がない

グループウェアの最大の特徴は「情報共有のしやすさ」であり、情報共有することで享受できるメリットが多々あることについて、ここまで述べてきました。

しかし当然のことながら、共有できる情報が無くてはグループウェアを導入した意味がありません。つまりグループウェアは、個々人がそこに情報を登録して初めて価値が生まれるのです。

しかし、情報を登録することのメリットがなければ、自分の仕事に必要な情報は自分のパソコンや引き出しの中だけで保管したり、紙の手帳でスケジュールを管理したり、今までのやり方で業務を進めるため、グループウェアに何も情報が登録されません。

グループウェアを導入する目的と、情報登録することの利用者にとってのメリットを十分に理解してもらい、積極的に情報登録してもらえるよう働きかけましょう。

逆に積極的に情報登録する理由が見出せない場合、その機能やグループウェア自身が不要なのかもしれません。グループウェアの導入にあたっては、導入する目的とそれを実現させるために必要な機能を整理し、自社に最もマッチしたグループウェアを選定するようにしましょう。

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「ALL-IN」を導入することで、その他の業務システムを検討する手間もコストも必要無くなります。また、これまでバラバラなシステムを使っていたことによる、入力の2度手間などの非効率な業務フローが、「ALL-IN」ではスッキリと効率化されます。以下がグループウェア機能を紹介した記事ですので、ぜひご一読ください。