はじめに
私たちは数千人の起業家を見てきた経験を通し、企業が成長するために必要でありつつも、なかなか実現できない１０のことを定めました。これらは突拍子もない、全く新しいものではなく、優秀な経営者であれば、言語化できていなくても、なんとなく気付いているものです。
しかし、これらを実現させることは簡単ではありません。そのため多くの経営者は取り組むことができていません。しかし、様々な経営に関わるシステムが統合されている「ERPシステム」の導入はそれらの障壁の多くを取り除くために大きな助けとなり、企業の成長に著しく貢献するでしょう。
今回の記事では、ERPシステムを導入することで実現に近づく「１０個の企業成長のための鍵」を３回に分けて解説していきます。今回はその最終回です。
また、「１０のこと」に関しては、本メディア内で、1つ1つに焦点をあて、特集を組み５～７記事程の連載を上げています。もっと詳しく勉強してみたいという方は、それぞれの章にあるリンクをクリックしてみてください。
他にも、「１０のこと」をまとめた、小冊子テキストを用意しており、こちらのリンクから無料でダウンロードできます。
７．モバイル化
モバイル化とは「いつでもどこでも仕事ができる環境を整備する活動」です。
モバイル化の重要性
近年、「クラウド型システム」を用いて、社員がオフィスに縛られずに働くことが可能になり、「リモートワーク」を推奨する会社が増えてきました。
社員の勤務体系の自由化は、生産性の向上と優位な経営につながります。むしろ、「勤務体系の自由化」がなければ、人材確保に苦労し、弱みになり得る時代です。
このような自由な働き方を導入する（≒モバイル化）メリットは３つあります。
1つ目は「オフィスに縛られずに仕事ができる」ことです。オフィスに縛られないことの何が良いかというと、もちろん、通勤時間とそれに伴うストレスを減らし業務時間を増やすこともあります。またそれに伴う効果として、社員は仕事と私生活のバランスを取ることができ、心身ともに健康な状態で仕事に臨めるため、結果的に生産性が上がります。
2つ目は「遠距離での協働の簡易化」です。リモートワークが可能な状況であれば、海外にいる社員、長期出張中の社員との連携が円滑になるため、「距離」が事業拡大の妨げとなることを防げます。
3つ目は「優秀な人材の採用」です。自由な働き方は、優秀な人材の採用にも効果があります。特に技術者（エンジニア）は、優秀な人材であるほど合理性を追求するので、リモートワークを求める傾向があります。決まった場所でしか仕事が出来ないことは、採用ブランドとして弱みになるかもしれません。
モバイル化に取り組むためには
いくつかの環境整備をしなければいけませんが、重要なことは、「タスクと進捗を共有できるようにすること」です。社員に何をしてほしいかを社員同士のコミュニケーションを経て、明確に伝えられ、その社員がどのような活動をしているのかなどを把握できる環境を作る必要があります。
もう一つ重要なことは、必要なデータは必ずクラウドなどの活用により共有しておくことです。
社員の進捗が分かるタスク管理システム
最近では、ERPシステムにタスク管理の機能なども付随したシステムが出てきております。そのようなタスク管理システムを活用すれば、社員が何処にいようと、その日のタスクをオンラインで確認できるため、それらのタスクをこなすことができます。加えて、細かくタスクを設定できるため、一つが終わり、チェックを付けるなどをすることで、進捗状況を部署内で共有することができます。
８．省力化
省力化とは「同じ成果を少ない努力で出すための活動」です。
省力化の重要性
日常生活で使われる「道具」を見渡してみてください。１０年前、５年前とは大きく変わっているのではないでしょうか。道具が進化していくに連れ、効率も正確性も格段に向上しています。
経営の場面でも、道具を見直すことで生産性が著しく変わることがよく起こっています。経営においての「道具」はITシステムやツールを指すことが多いため、その進化のスピードも桁違いです。PCやソフト、システムを見直し、時代遅れのものを一新することで、生産性を向上させることができます。
省力化に取り組むためには
社内の「道具」を見直し、省力化を進めるためには以下の２つの心構えが必要です。
１「常に情報のアンテナを張る」
経営をもっとラクにしてくれるシステムやクラウド型のツールが続々と登場しています。経営者は、あなたの会社の生産性を上げるツールがないか、情報収集に力を入れる必要があります。
２「社内の抵抗に負けない」
新しいシステムやツールを導入しようとしたとき、経営者は現場の抵抗と戦わなければならない可能性があります。
これは現場が怠惰というわけではありません。なぜなら、現場は「これまで通り間違いなく業務を遂行する」ことの優先順位が高いため、乗り換えることで作業が止まってしまうというリスクを負いたくないからです。
システム・ツール導入のために経営者は、なぜ現場から抵抗があるのか理解し、導入の目的を社員に共有しなければなりません。社員が目的意識を持つことが、システム導入を成功させるために最も重要だからです。
BIツールをはじめ、最新の経営システムがすべて入ったシステム
多くの企業によってはERPシステムの導入自体が省力化につながります。しかし一方で、業種や経営方針によっては合わない場合があるため、導入を決定する前に、そのシステムにどんな機能があり、自社のどこの業務と相性が合い、生産性が上がるか確認しておきましょう。
９．一元化
一元化とは「分散している社内のツールやシステム、データベースを整理・統合する活動」です。
一元化の重要性
「省力化」で道具を磨くことについて話しましたが、ここでは道具を「一元化」することについて紹介します。
あなたの会社で同じ機能や目的を果たすために、複数のツールを使っているとしたら、「一元化」によって、生産性を向上する余地が必ずあります。一元化をしなければ、複数のシステムに同じデータを二度三度入力しなければいけないため、業務効率が低下します。
経営は本来、繋がっている活動です。一元化により入力という単純作業を減少させることによって、現場スタッフはよりクリエイティブな仕事に時間を割くことができるようになります。
一元化に取り組むためには
一元化のポイントは２つあります。「ツールを統一する」「データを連動させる」ことです。
「ツールを統一する」
多くの便利なITツールが出回っているため、社員、部署ごとにそれぞれ業務効率化を図ってそれらのツールを別々に導入しているケースが多々見られます。短期的に見れば業務は効率化しますが、バラバラのツールを使っていては部署間の連携が最適化されず、会社全体としての業務が効率的でなくなってしまいます。
「データを連動させる」
経営は本来、繋がっている活動です。従って、システムのデータも相互に連動させることができれば、二度手間をなくすことができ、時間を有効に使うことができます。
例えば「顧客管理システムにデータ入力 ⇒ CSVファイルでエクスポート ⇒ 販売管理システムにインポート ⇒ 請求書を発行 ⇒ 会計システムに入力・・・」という作業が当たり前のように行われていると思います。
各部署のシステムを連携させることが一元化への第一歩とも言えます。
同じシステムを全ての社員・部署が利用するERPシステム
ERPシステムには、これまで紹介してきたように会計システムや人事評管理システム、販売管理システムなど、様々な部署で使わるシステムが一つに集約されています。そのため一度のデータ入力で他システムにも反映されるなど、業務効率を格段にあげる助けとなります。
また最近では、営業支援やグループウェア機能もあるシステムもあり、社員同士のタスク共有やコメントなどコミュニケーションが活発になります。社員感の関わり合いの増進は一元化に不可欠です。
１０．安全化
安全化とは「重要な資産や情報を流出させないための対策やセキュリティ活動」です。
安全化の重要性
安全性に関しては、どなたも重要性に関しては十分に理解していると思います。なぜなら、たった一度の顧客情報の漏えいが、会社の存続を左右するほど致命的な打撃を与える可能性があるからです。
安全化に取り組むためには
世間ではクラッカーなどのコンピューターシステムへの不正アクセスによって漏えいするケースが大きく報道されていますが、実は情報漏えいの９割がヒューマンエラーによるものです。
もちろんシステム上のウイルス対策も必要ですがやウイルスが入っているメールを開かないようにするなど社内教育も必要です。社内の安全化をどう進めるかは以下の記事で紹介しています。
トップレベルのセキュリティをもつAWS
ITシステムを利用し始める際の懸念点として「セキュリティ面」を上げる方は多いと思います。セキュリティソフトを利用しようにも月々のコストがかかってしまうのが現状です。
Amazonが提供するAWSはクラウドサービスであり、すでに大企業や600以上のアメリカ政府機関で利用されています。また情報管理に最も厳格なアメリカ国防総省（ペンタゴン）から、セキュリティやコンプライアンス（法令順守）の面で同省の基準を満たしているとの「お墨付き」を得ています。弊社が提供するALL_INはAWSを採用しているためセキュリティ面も万全ですので、システム導入が同時にセキュリティ対策にもつながります。
おわりに
ERPシステムはいくつかの種類がありますが、すべてのシステムに今回ご紹介した機能が搭載されているとは限りません。導入を検討する前に、必要な機能があるか、必要でない機能があるか、チェックしましょう。
弊社が提供するALL INは中小企業に特化したクラウド型ERPシステムであるため、上記の機能に加え、中小企業の成長に欠かせない機能を多く内蔵しています。同時に、無駄な機能は一切ありませんので、コストも抑えられています。
次回は、「総集編」として、これまでの内容をおさらいし、ERPシステムの導入が、経営にどのような影響を与えるか、まとめます。
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