経営コラム

経営の全体像を理解する4つの視点【詳細編】 1-1販売管理 仕入編

経営の全体像を把握する上で販売管理は重要です。その中でも軸となる仕入れは販売管理の基本となるためきちんと理解したいところ。

今回は販売管理 仕入編と題して経営の基本となる仕入の詳細を確認していきます。いまいち販売管理の全体像がつかめていない方はここで理解していきましょう。

仕入れるとはどういうことか 

ビジネスの基本となるのが販売管理です。すべての業種で仕入れという項目がある訳ではありませんが、商売の基本となる仕入れについて理解しておくことは重要です。

販売管理の中でも仕入れは最初のステップ。多くの人が関わる販売管理の中で仕入れをしっかりと行うことで、次の工程へとスムーズに進めます。ここでの体制が整っていない場合、次の工程まで影響を及ぼします。

販売管理は商品を売る業種にとって基本中の基本です。会社が収益を生み出すためには仕入れ、そして仕入れを生み出す営業が重要となります。販売管理は仕入れと営業のコンビネーションが必要不可欠です。まずは仕入れのポイントを理解して販売管理の基本を押さえておきましょう。

仕入業者の選定

まずは仕入れ業者の選定を行います。この段階で取引条件や納期など各項目を確認して最適な業者へと依頼。ここではいわゆる受注管理を行い、取引契約を締結します。

見積もり依頼

まずは何をどれだけ在庫として仕入れるのか?必要な商品の詳細や数量を決めて見積もり依頼を行います。ここで具体的な見積もり依頼を準備しておくことで、業者を比較する際に役立ちます。

業者比較

数ある業者の中で自社に最適な取引先を見つけるためには比較が重要です。自社の条件を軸にもっとも適した業者を比較しましょう。

仕入条件の交渉

見積もりを軸に仕入れ条件を交渉します。自社の条件をすべて飲み込んでくれるとは限りません。お互いの妥協点が合う落とし所を探しましょう。ここでの条件を妥協してしまうと長期的に経営がうまく行かないことがあります。条件交渉には力を入れてください。

仕入品の確定

自社と取引先の条件が確定すれば受注した状態となります。この時点で仕入れを行うことが確定するので、あとは仕入れ品の発注、出荷、管理を行っていきます。

仕入品のマスター登録

仕入れ品をマスター登録することで管理や整理をしやすくします。マスター登録を怠ると出荷や梱包作業に支障が出てしまい、工数が余分にかかるので注意が必要です。無駄なコストをかけずに低コストで流通させるためにも、仕入れ品のマスター登録はクラウド経営システムなどを使い、しっかりと管理しましょう。

仕入品の発注

続いて仕入れ管理の段階に入ります。必要なものを必要なだけ仕入れることで円滑に業務進められます。一方発注ミスが起きると経営に影響が出るため、しっかりと確認した上で発注を行いましょう。

倉庫の選定・確定

商品によって自社の倉庫を使うか、または倉庫を借りるのか、直接納品するかが変わってきます。どういった形態で倉庫を使うのかを決めて倉庫の選定を行いましょう。

発注数の確認

どれくらい発注するのか発注数の確認を行いましょう。発注数のミスがないようによく確認してください。

発注

ここでは注文書を作成し商品や商品の数量、納品場所を決めて仕入先へ渡します。すでに条件をもとに仕入先を選んでいるので、問題なく進む工程です。

入庫・検収

商品が入庫されたら発注した数量と合っているか、また商品に傷や汚れがないかを確認します。会社によっては検収結果をまとめて書類で報告することもあるので、各部署、部門へ報告してください。

在庫管理

最後に在庫管理を行います、どれだけ仕入れたか、そして出荷した商品の数量や金額を記録していきます。在庫状況を適切に把握するため重要な工程となります。

仕入品の出荷

仕入れ品の出荷にも各工程が存在します。常に確認を怠らないことで在庫を適切な状態に保てます。

出荷数の確認・出荷依頼

在庫から出荷する場合は出荷に必要な出荷指示書等の書類を作成しましょう。また配送業者への発送手配も行います。納期に間に合うようスムーズに書類作成、出荷手配、納品を進めてください。

棚卸

出荷後には在庫の状態を確認するために棚卸し作業を行います。すでに在庫の状態はデータで記録されていますが、本当に数量が合っているか、記録ミスや盗難の可能性も考えて棚卸しを行いましょう。その上で数量にミスがあるなら原因の調査や対策を行います。

購買依頼

出荷作業を行い在庫が減る前に、適切なタイミングで商品を仕入れる必要があります。仕入れのタイミングは自社の発注方式に左右されますが、「定期発注点方式」または「定量発注点方式」で在庫の状態を安定させます。必ず発注方式を決めて在庫をバランスよく保ってください。

買掛金管理

買掛金の管理は経営において最重要です。各種支払いも含めて円滑に進めるようにしましょう。

仕入業者・倉庫業者

仕入先への買掛金は基本的に書類を円滑に作成し、資金繰りを適切にしておけば特にトラブルはありません。在庫のサイクルを適切に保ち、買掛金をスムーズに支払いましょう。

配送業者への支払い

仕入れに関係する代金の支払いの場合は買掛金、そうでない場合は未払金で計上します。自社の状態を確認して、各配送業者への支払いを行ってください。

販売管理をより手軽に進めるならおすすめの方法とは?

ここまで販売管理の中でも仕入れの流れを紹介しました。これらの流れをアナログで管理するのは工数や費用がかかり大変です。そこでおすすめしたいのが販売管理を一括で行える弊社のALL-INです。

ALL-INなら販売管理をスムーズに行えるって本当?

弊社が提供するALL-INはコックピットを中心として10のシステムが利用できるクラウド経営システム。

10のシステムはすべて連携しているので会計/財務と連動して販売/仕入/在庫の管理が行えます。ALL-INはこうした管理にかかる工数やコストを減らしたい方におすすめ。クリックして進めていくだけで販売管理が可能です。

手軽に販売管理を行いたい方はALL-INの導入を検討してみてください。現在、ほかのシステムで管理している方も簡単に移行できますよ。

まとめ

販売管理 仕入編を紹介しました。販売管理をスムーズに行いたい、工数やコストを減らしたいと考えている方はぜひALL-INの導入を検討してみてください。

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