日常業務において、ワークフローを意識している会社は、従業員が効率性と生産性を持って業務に取り組んでいます。ワークフローの重要性と、業務をスムーズにするための手っ取り早い方法を紹介します。

ワークフローがもたらす利点とは？

ワークフローとは、業務におけるやり取りの流れのことを指します。業務全体や一部を自動化することによって、従業員の仕事が次の部署へと引き継がれていく様子をいい、これらが全員に明示されることを指します。

たとえば、営業が受注をし、契約が整ったら内勤の管理部門や業務担当が情報管理を行います。その内容を受けて購買部が仕入先に発注をかけ、仕入れが行われたら品質管理部門が検査をします。最後に配送部門が配送をするという流れのように、商品やサービスには流れがあります。

また、上司への承認にも流れがありますので、ワークフローを意識することはとても重要なのです。

ケアレスミスが減る

ワークフローがもたらす利点を考えると、まず最初にケアレスミスが減ることがあげられます。業務のステータスがどの段階にあるのかが明示されているため、どこで止まっているのかが分かります。

商品ステータスや上司の承認ステータスが滞りなく行われることになるため、納期を放置してしまったり、承認が長引くなどの人的ミスの軽減が期待できます。また、責任の所在もハッキリするため、仕事の滞納も防ぐことが可能です。

仕事がスムーズになる

結果的に全体の仕事がスムーズになります。たとえば工場の流れ作業をイメージすると分かりやすいのですが、会社全体が向上の流れ作業のように業務を効率化し、自動化することになります。

効率が悪くなった場合には、どこがスムーズに行っていないのかがすぐに判別するため、改善策を取りやすいという効果もあります。

ワークフローがスムーズになるアナログ手法

会社内のアイデアだけで、ワークフローをスムーズにすることができれば、お金をかけずに業務効率を上げることができますよね？そこで、どの会社でもカンタンにできる、ワークフローのアイデアを紹介します。

ホワイトボードで明示する

中小零細企業や、大企業の1つの部署など、人数が少ない場合に活用できる方法が、ホワイトボードの活用です。ホワイトボードに仕事の流れを記載し、進捗状況を明示化します。

リアルタイムに書いたり消したりできるため、やってみると意外と便利だと感じるでしょう。ただし、人数が多い場合や、細かな個別案件まで利用するほどスペースがないため、社内における重要項目のみの対応となってしまいます。

エクセルなどで明示する

エクセルの利用はより効果的です。エクセルで進捗状況のフォーマットを作り、進んだ場合にはその内容が明示されるようにしておきます。エクセルはフォーマットを自由に作成できる上、細かな内容を数多く盛り込むことが可能です。

見込案件の進捗状況や、受注後の納期フロー、注残フローや承認フローに至るまで、どのような内容も作り上げることができるでしょう。ただし、複数人が同時に閲覧すると、更新ができないというデメリットがあります。

クラウドサービスでフォルダ分けする

クラウドサービスの利用も良いでしょう。たとえばドロップボックスに進捗状況ごとのフォルダを複数作成し、済んだファイルは次のフォルダに入れることで、進捗状況が分かります。

必要なファイルがそのままフォルダに入っているので、すぐに仕事にかかることができるでしょう。ただし、全体像が見にくいというデメリットもあるため、エクセルと併用すると良いかと思います。

システムを導入するメリット

アナログの手法でワークフローをスムーズにすることも良いのですが、ひと手間ふた手間かかったり、パソコンに不慣れな人が触って内容を乱してしまうこともあり得ます。また、独自ルールを持ち込んで、全体を乱してしまう人もいらっしゃいますので、より自動化した手法がおすすめです。ここでは、システム導入によって、ワークフローをスムーズにするメリットを紹介します。

ペーパレスによるコスト削減

システムを導入すると、電子文書でやり取りをすることが可能となります。そのため、業務ステータスが進む速度が上がったり、承認の速度が上がるため、全体の業務速度も上がることが期待できます。また、ペーパレスになることによるコスト削減効果もあり、今まで紙の印刷が多かった会社ほど、コスト削減効果があるでしょう。

業務プロセスが見えるようになる

システムを導入することによって、業務プロセスが見える化します。手動で作った業務管理の場合にも一応の見える化はありますが、システム導入をした場合には、より客観的に業務プロセスが見える化します。また、ステータスの変更もワンタッチである場合が多いため、ステータス更新の手間がかかりません。

全員が業務プロセスを共有することができるため、遅延している仕事が発生した場合にはすぐに対処できるメリットがあります。

意思決定が早くなる

意思決定が早くなることもメリットといえるでしょう。承認が必要な内容も、ステータスがはっきりしていると、承認すべき人が自分のところで仕事が止まっていることがハッキリします。すぐに承認できないようなものでも、全員が誰の所で承認が止まっているか分かることによって、おろそかな対応をすることができません。

また、個別業務のステータスも、やらなければならないことがあると分かると、何らかの意思決定や対処をしなければならず、具体的な対応をする必要性を感じるでしょう。人が催促しなくても、システムが催促してくれる状況となるため、結果的に意思決定が早くなるのです。

まとめ

ワークフローを意識することは、企業活動を円滑に行い、利益を最大化させるために、とても重要な要素です。会社は中小企業であっても部署や担当などの役割分担があるため、仕事のステータスが分かるようにしておく必要があるのです。

仕事の状況や責任の所在、必要な承認がどの段階にあるのかが分かっていると、迷わずに仕事をすることができますし、滞納していると全体に迷惑をかけていることも分かってしまいます。そのようなことにならないために、客観的で自動的なシステム導入が大切です。