経営コラム

業務をシステムに合わせることによる4つのメリット

業務効率化を考えているが、なかなかうまくいかない。そんな悩みを持っている経営者は増えています。

業務効率化を考える際に、真っ先に検討したいのがシステムの導入です。業務をシステムに合わせて運用できれば、それだけ業務効率の改善が図れます。

今回は、業務をシステムに合わせることによる4つのメリットを紹介。効率の改善を考えている方は、メリットを中心に導入を考えてみてください。

業務をシステムに合わせる4つのメリット

  • ・データベースの統一・共有
  • ・業務の見える化・標準化
  • ・作業時間の短縮
  • ・売上の拡大

業務をシステムに合わせると、どのようなメリットがあるのか?ここでは、4つのメリットを中心に紹介していきます。

①データベースの統一・共有

企業は、数多くのデータベースを持っています。これらをもとにあらゆる施策を行うため、データベースの統一や共有は業務効率改善への近道といえるでしょう。業務をシステムに合わせる際も、データベースの統一・共有が大きな役割を果たします。

データベースの統一・共有で、もっとも苦労する点が部署間の情報共有です。データベースの統一ができないと、部署ごとの連携が取れないため、あらゆる進行が遅れる原因となります。

そこで、システムを導入すれば、データベースの統一・共有できるので、円滑な進行が実現可能です。また、部署間での共有だけでなく、経営者と社員の情報共有も迅速になる点も見逃せません。同じデータベースを共有して業務効率化を図ってください。

②業務の見える化・標準化

各自の業務状況がどのようになっているのか?システムを導入しなければ、隅々まで把握するのは難しいです。業務を人につけてしまうと、個人の能力で業務を遂行している形になります。そのため、問題なく業務が進んでいるように感じますが、実はここに大きな落とし穴があります。

それは、優秀なメンバーが欠員した際に、業務が滞ってしまうことです。業務をシステム化していないと、個々の能力に頼ったワントップの業務になってしまいます。業務の見える化・標準化を行えば、人の入れ替わりにも迅速な対応が可能です。

また、優秀なメンバーとそうでないメンバーのノウハウを共有できる点もメリットです。能力を水平展開できれば、それだけ安定した経営が実現できるでしょう。

③作業時間の短縮

社員によって作業時間が異なるため、やみくもに短縮することはできません。ただ、作業の中には短縮できる工程が存在します。こうした作業を積極的に短縮することで、業務効率の改善を図りましょう特に、削りたい作業時間はデータ入力などの重複作業、そしてデータの集計加工の回数などです。

手作業でデータを集めたり、エクセルシートのデータから必要な情報を探したりする手間を省ければ、大きく作業時間を短縮できます。中でも、データベースの検索機能やソート機能は大きな効果を生み出します。

また、データだけでなく場所にとらわれないことも作業時間の短縮に効果的です。最近では、オフィスだけではなく、さまざまな場所で働く形態が話題となっています。効率的なモバイルワークが実現できれば、どこでも働くことが可能なので、移動時間の軽減=作業時間の短縮につながります。

④売上の拡大

業務をシステム化することで、顧客に合わせた適切なアプローチができます。これまで、抽象的だったアプローチも、データベースやノウハウの共有によって、より具体的なアプローチが可能になります。特に、顧客のデータベースは経営に大きな役割を果たすので、積極的に利用しましょう。

また、顧客別のアプローチができれば、予測精度も向上します。どのような形でアプローチを行えば、成約につながるのかがわかるので、業務効率化が容易です。経営にとっては、売上は重要です。システムの導入で大きなメリットを享受しましょう。

業務をシステムに合わせるデメリットとは?

ここまで、業務をシステムに合わせる4つのメリットを紹介しました。続いては、システムに合わせるデメリットを紹介します。メリットだけでなく、デメリットを知っておけば、実際に導入した際のギャップをなくすことが可能です。

カスタマイズによる導入コストの増加

業務をシステムに合わせる場合、注意すべきはカスタマイズです。現在の業務をすべてシステム化できるとは限りません。そこで、より最適化するために行われるのがカスタマイズになります。

さまざまなシステムには、ユーザーが自由に機能を付け加えるカスタマイズが存在します。一見、便利なカスタマイズですが、自由度が高い反面、それに発生するコストは高額です。

すべての業務に対応させることを考えると、導入コストが大きな負担となるでしょう。そのため業務効率化できる点を見極めてシステムを導入してください。

業務が変化した場合に注意したい埋没コスト

常に同じ業務を行っている企業は少ないです。新たな業務が発生したり、必要のない業務が出たりするのはごく自然なことです。システムを導入する際は、業務変化の予測を立ててから導入することをおすすめします。

度重ねて業務が変化した場合、埋没コストが大きくなります。必要のない機能ばかりのシステムに、費用を払い続けるのは現実的ではありません。もし、導入するなら業務変化にも対応できるカスタマイズ性の高いシステムにしましょう。

システムの管理者が不在の場合は要注意

システムを導入する際は、管理者や責任者の存在が必須です。特に、導入するシステムに精通した方がいると心強いです。管理者不在の場合、トラブルに対応できずに業務が滞ることがあります。これでは、せっかくシステムを導入しても意味がありません。

まずは、システムを導入する前に、どのように運用していくか?運用メンバーを選定した上で、導入するシステムを決めてください。

業務を効率化するために導入したいシステムはどれ?

業務をシステムに合わせるメリットを紹介してきましたが、どのシステムなら業務効率化の改善が図れるのか知りたい方は多いはず。

今回紹介したメリットをすべて実現でき流のがクラウド経営システムです。中でも、弊社が提供しているALL-INは、業務効率の改善に大きな役割を果たします。

ALL-INなら手軽に業務をシステム化できる!

ALL-INは弊社が提供するクラウド経営システムです。ALL-INならあらゆる媒体から、システムにアクセスできるので、シームレスに業務を進行できます。

また、ALL-INの最大の特徴はデータの連携と効率化です。10のシステムを内包しているため、あらゆるシステムを連携して利用できます。これまでにあった、部署間やメンバー間の隔たりがなくなるので、業務改善効果は高いでしょう。

また、ホーム画面には、企業に関係するデータをまとめたインジケータが表示されます。常に、データを監視しながら、業務効率化を図りましょう。

まとめ

業務をシステムに合わせる4つのメリットを紹介しました、世界的な企業を含め、あらゆる企業が業務効率の改善に取り組んでいます。中でも、システム導入よる改善効果は高いので、まずはシステムの導入を考えましょう。

また、すぐにでも業務効率を改善したいなら、ALL-INの導入がおすすめです。シームレスなクラウド経営システムで業務効率を改善しましょう。

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目次

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  2. システム化する時に必ず抑えるべき13の視点
  3. 自社のシステム化 完成マップ作成シート

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