中小企業やベンチャー企業では、大規模な会社に比べて一人一人の社員の会社に対する影響度が大きいものです。そのため社内のそれぞれのメンバーのスケジュールやタスク、その進行状況をお互いに共有しておくことが重要です。今回は「カレンダー機能」に焦点を絞って、中小企業・ベンチャー企業にオススメの予定共有ツールを紹介します。

1.なぜ「スケジュール共有」が大切なのか？

現在進行中のプロジェクトが、全体としてどのように進んでいるのかを知ることは重要です。なぜなら、自分の仕事は予定通りに進んでいても他のメンバーが取り組んでいる仕事が遅れていると、プロジェクトは予定通りに進まない可能性があります。その遅れを防ぐためにも、スケジュール共有は大切です。

また、仕事量が誰か１人に偏っていた場合、スケジュールやタスクの共有ができていたら助け合うことも簡単にできます。

それからメンバーやタスクが増えるほど、それらを管理することは大変になります。仕事となると、上に立つ人間は管理するだけでなく、指示出しや評価も同時にしていかないといけません。少しでも自身の仕事に経営者が集中できるようにするためにも、スケジュール共有はより効率的に仕事をするために必要なステップです。

スケジュールの共有は、経営者自身ももちろん、従業員の生産性を上げてくれるのです。ここからは、スケジュール共有に便利なツールを３つ、紹介します。

2. Grmo

これはグループウェアとも言えるツールなのですが、特徴はシンプルかつ重要な機能のみを搭載している点です。その中でも今回注目したいのは、各々のスケジュールをグループでシェアできる機能です。スケジュールは「期限」と「重要度」を設定できるので、タスク管理としても使えます。

他にも「利用定着率」を知れるように、個々のメンバーがどれだけこのツールを使っているのか測定する機能もあります。あまり利用頻度の高くないメンバーには使うように促せるので、チーム内・社内にこのツールをきちんと導入できるようになります。

3.cybozu LIVE

これは「チームのためのスマホアプリ」と称していて、スマホで予定や仕事をシェアするアプリです。「グループ」という機能の中にカレンダーやタスクリスト、共有フォルダなどチームで仕事をするときに必要な機能が、さらに細かく入っています。

カレンダーやタスクリストが連携していて、かつ使いやすいと、「誰がどの仕事を担当しているのか」、「いつまでにどの仕事が終わりそうか」、「誰がどの仕事をやるべきか」が明確になります。役割分担が明確になれば、責任を持って仕事をしますよね。これもスケジュールシェアが重要な理由の１つです。

グループには３００人まで入れるので、ベンチャー企業や中小企業の場合、会社内のメンバーはもちろん、クライアントも招待して共有できます。また、無料でいくつもグループが作れるのも、このアプリの良いところです。

4.ALL-IN

ALL-INは、常に会社や社員の状況が手に取るように分かるツールで、中小企業に必要なシステムを１つにまとめたものです。中でもスケジュール機能は入力すればチーム内のメンバーがどこでどのような仕事をしているのか、色分けされていて、とてもわかりやすいです。カレンダーを見ればいつミーティングができるか等、共通のスケジュールも決めやすいです。

またカレンダー機能の他にも給与計算、人事管理、営業支援などの機能があり、それら全てと連携して繋がっているので、このツールがあれば社員の様々なデータを一目で見ることができます。これは従業員数があまり多くない少数精鋭の会社に特にオススメです。経営者や人事が、社員の情報を複数のツールや資料から引っ張ってくる手間を省けるからです。

まとめ

紹介したツールは機能はだいたい同じでも、使い方や特徴が異なります。自社やチームの規模感や重視する点に合わせて、スケジュール共有ツールを使っていきましょう。そして無駄な時間を省力化して、より生産性の高い仕事をしていきましょう。