これまでの記事では、モバイル化の重要性やメリットについて再三お伝えしてきました。社内でのモバイル化実施のイメージをより具体的にされている方や、すでに実行に移している方も多いのではないでしょうか。

モバイル化により、社員にリモートワークという勤務体系を提供するとなると、従業員のマネジメントも従来のそれとは異なってきます。モバイル化には、単に必要なソフトウェアをインストールすることだけでなく、働く人の意識や行動を変えることを伴います。

モバイル化施行後の、より適切なマネジメントを学ぶことで、モバイル化の恩恵を最大化しましょう。

1.モバイル化に適するツールを活用する

モバイル化を成功させる最大の鍵はコミュニケーションにあります。なぜなら、モバイル化を実施する意義は「いつでもどこでも仕事ができる」ようにすることであり、社外で仕事をする社員が増えると、注意しないとコミュニケーションが疎かになってしまうからです。

 

チャット

従来、社内で社員同士がコミュニケーションを取る場合、直接口頭で話し合う以外の手段では、E-mailが中心となっていました。しかしながら、E-mailでは、相手がすぐにそれを読める状態かはわかりません。また、それを一つ一つ開いて返信するのに時間が掛かるため、会話のキャッチボールをするのに時間差が生じてしまいます。

そこで、役に立つのがチャットのツールです。一見すると、画面に現れたメッセージを読むという特性から、E-mailと変わらないと思われるかもしれません。しかし、チャットツールの場合、相手がオンラインかどうかが一目でわかるため、話しかけるタイミングがつかみやすいのです。 また、言いたいことが容易に素早く送信できるため、より会話に近いコミュニケーションが可能です。

社員間で、形式を気にせず何かを相談する時などは、E-mailよりも圧倒的に手間が省けるため、社内での遠隔のコミュニケーションに適していると言えるでしょう。

テレビ会議

さらに、リモートワークをするうえで必要不可欠となるテレビ会議にも、従来のツールと比較して、より優れたものがあります。テレビ電話のツールとして代表的なのはSkypeやFacetimeですが、これらで通話をするためには、IDの取得が必要で、また連絡先登録や承認の面倒なプロセスが強いられます。

そこで、弊社ではテレビ会議をする際はappear.inを使用しています。appear.inならIDの取得が不要で、指定されたURLにアクセスすれば通話が開始できるため、社内のみならず、社外とも遠隔での会議や打ち合わせが非常にスムーズです。

これらのツールを使うことによって、モバイル化によって発生すると思われがちな時間や手間のコストはなくなります。逆に、適切なツールを活用すれば、モバイル化によって得られるメリットは倍増するでしょう。

2.リモートワークの成果と評価を「見える化」する

モバイル化後に、リモートワークをする社員が増えてくると、彼らの働きぶりが他の社員に見えてこなくなる可能性があります。オフィスにいる社員はリモートワーク中の社員が何をしているかわからないため、社員同士の連帯感を損ねたり、上司が部下の仕事の進捗状況が把握できないなどの問題を引き起こしかねません。

しかしながら、これらの問題はリモートで働く従業員の業務を「見える化」することによって、未然に防ぐことができます。 リモートワークで上げた成果を、オフィスにいる社員を含めたチーム内でクラウド上に共有することによって、一緒に働いているという連帯感が生まれます。

また、各社員の目標を１日で達成できるものに設定し、こまめに共有とフィードバックを行うことで、上司と部下の仕事の進捗の想定のズレが生じる恐れもありません。

社員がオフィスにいなくても、彼らの成果が他の従業員に伝われば、チーム内での連携が機能しなくなることはありません。 ただし、オフィスに拘束されず、自由な勤務体系で成果をあげるには、社員のセルフマネジメント能力が欠かせません。

『リモートチームでうまくいく』の著者で株式会社ソニックガーデンの代表取締役社長でもある倉貫氏はセルフマネジメントを以下のように定義します。

自分の時間やリソースを自身で把握した上で、どんな仕事にどれだけのコストを考えて、誰かに指示・管理されることなく成果を発揮することのできるスキル

社員を監視して管理するのではなく、セルフマネジメントができる人材を育成することが、モバイル化をする際に求められるマネジメントです。

3.リモートワークをする社員としない社員を公平に扱う

リモートワークを考えている社員が懸念するのが、オフィスを離れることによって、自分の評価が下がってしまったり、必要な仕事に関する情報が入ってこないのではないかということです。このような懸念は従業員から、リモートワークを実践するインセンティブを奪い、モバイル化もうまくいかなくなってしまいます。

モバイル化を推し進め、従業員にリモートワークを推奨するには、リモートワークをする社員を公平に扱う必要があります。 まずはじめに、オフィスの外で働く社員に起こり得る不利は、社内で得られる情報が得られなくなってしまうことです。

この情報とは資料のことだけでなく、会議や打ち合わせで話し合われる決定事項や、社内の状況も含まれます。これらが耳に入ってこないと、仕事が効率的に進められないだけでなく、社員が疎外感を感じてしまうこともあります。

これを解消するために、会議が行われた際には必ず簡潔な議事録をつけて、クラウド上でどこでもいつでもチーム内の同僚が見られるようにすることを徹底しましょう。

また、リモートワークだからといって、同じ仕事をしているのに、報酬や評価などに差をつけてしまうことは禁物です。これでは、せっかくモバイル化によって得られる採用や、人材確保のアドバンテージも失われてしまいます。

さらに、社長のようなリーダー自身がリモートワークに取り組むことにより、苦労や改善点など見えてくるものがあるはずです。あなたの従業員がリモートワークで最大限能力を発揮できるように、実際に自身でもリモートワークを実践しましょう。

まとめ

モバイル化によるメリットや、実行するためのツールはこれまでの記事でお伝えしてきました。しかし、前述の通り、モバイル化はテクノロジーを用いて新たなシステムを導入するだけでは不十分であり、経営者を含めた社内の全員が、モバイル化によってより大きな成果を上げるという意識を共有することが不可欠です。

この記事を読んでいただいたみなさんには是非、モバイル化の形式を取り入れるだけでなく、会社の生産性が上がるよう、臨機応変に有効なマネジメントを実践していただきたいと思います。