省力化

【業務効率化】賢いシステムの選び方と使い方！

2017年12月8日

中小企業はマンパワー不足に陥りがちであるため、システム導入によってマンパワー不足を補おうとする経営者は多いようです。しかし、やみくもにシステム導入をしても宝の持ち腐れとなります。そこで、賢いシステムの導入法を紹介します。

このページの目次 []

1. システム導入でありがちな失敗
2. 賢いシステムの選び方
3. 賢いシステムの使い方
4. おわりに

システム導入でありがちな失敗

自社内にシステムを導入すれば、業務上の効率は一気に上がると期待する経営者は多いのですが、いざ導入を試みると、期待していたような結果が得られないとがっかりすることがあります。

それどころか、期待値に対する効果測定すらしていない経営者も多く、自分の会社でありながら、社員任せとなっている企業も多いのです。そのようなことにならないように、まずは反面教師として、ありがちな失敗例を紹介します。

誰も使わないシステム

もしも50万円かけてシステムを導入したと想像してみてください。そのシステムはとても便利で、しっかりと活用すれば、自社の利益向上の大きな要因となると期待していたとしましょう。しかし、そんな素晴らしいシステムも、社員が誰も使いこなせなければどんな気持ちになるでしょうか？

システムは使えてナンボですので、複雑なシステムを導入しても意味がありません。仮に利益率10％の業種であれば、50万円は500万円の売上に相当します。誰もが使いこなせるシステムを導入する必要性を意識しましょう。

部署間の連携がないシステム

社員の中で利便性が高いという声が上がるシステムであっても、ひょっとすると一部の社員だけに便利なだけかも知れません。営業は便利だといっていても、間接部門は不便だと感じている可能性があります。

システムの利便性は「誰にとって」というキーワードを念頭におかなければ、会社全体の利便性の向上にはつながりません。部署間の連携がないシステムを導入すると、一部の社員にのみ有効なシステムとなる可能性があります。

担当者の入力ミスが多い

システム導入で混乱をきたす要因の1つに、不慣れな社員の入力ミスがあげられます。この時、「せっかくお金をかけて便利なシステムを導入してやったのに」という経営者の思いと、「せっかくしっかり仕事していたのに、余分なシステムのせいでかえって仕事が増えている」という社員の間には、それぞれ別の正義が葛藤する羽目になります。このようなことがないように、初心者にも使いやすいシステム導入が重要です。

賢いシステムの選び方

ありがちな失敗例を反面教師にしつつ、賢いシステムの選び方を検証してみましょう。賢いシステムの選び方として、特に考えておきたいポイントが「導入段階から社員と情報共有する」「投資に対する利益を計算する」「他のシステムとの親和性があるものを選ぶ」の3点です。それぞれの内容を紹介します。

検討段階から社員と情報共有する

システムは経営者が使うものではありません。にもかかわらず、経営者が独自にシステムを選んでしまうことが多いのです。「会社がお金を出すんだから」と考えて安易に経営者が独断で決めてしまうと、結局無用の長物となり、お金を捨てる羽目になります。システム導入は、検討段階から実際に使用する社員を巻き込んで話し合いをすることが大切です。