はじめに
社内業務のスピードを格段に上げるグループウェア。社内のスケジュール、タスクを共有することで、従来の業務の効率化を可能にします。手軽に利用できるため、効果を期待して社内に導入した方も多いのではないでしょうか？
しかし、残念ながら効果的に利用できている企業は少ないのが現状です。なぜグループウェアの導入に失敗するのか。今回は4つの原因を元に原因を徹底分析していきます。今後、グループウェアの導入を考えている経営者、経営陣の方は、原因を把握した上で失敗のリスクを減らしてください。
１．コストの全体像を把握していない
失敗の原因として、第一に挙げられるものは、「お金の問題」です。グループウェアシステムを導入することで、新たな固定費、変動費が発生します。結果として数年後、企業の財政を圧迫してしまうこととなり、システムの利用をやめてしまうという失敗例が多くあります。定期コストが発生するツールを導入するならコストの把握が必須です。導入したいグループウェアのプランをよく確認するようにしましょう。
まず、プランで確認したいのは利用料金です。プランごとに料金が決まっており、基本的に1ユーザーにつき月額料金が発生します。ユーザーの数によって利用料金が変動するので、契約前に見積もりを出すように心がけましょう。
よくある失敗としてユーザー数の変動を考えずに契約してしまうケースがあります。
例えば、現在100名の社員が将来的に200人になるとすれば、増加した分だけ利用料金が上がります。グループウェアによっては、プランの変更が必要な場合もあるでしょう。すると、桁がひとつ増えるレベルでコストがかかってしまいます。
他にも、オプションやサポートの料金を加味していなかったケースもあります。オプションは、基本的に別途加入する場合が多いです。プランによっては一定のオプションが付いている場合もありますが、100人以上のユーザー数の場合が多いので、導入する際のユーザー数が少ない方は注意しましょう。
そして、サポートに関してもユーザー数で料金が決まるケースが多いです。こちらもユーザー数の変動で料金が変わるため、将来的な数字を把握しておいてください。導入後に思わぬコストが発生すると、経営計画が狂ってしまいます。必ず、最初にコストの全体像を、緻密に計算し、把握しておきましょう。
２．いきなり会社全体に導入してしまう
グループウェアは会社全体に導入するもの。そんな言葉を聞いて、いきなり会社全体に導入した方も多いのではないでしょうか？実は、導入失敗例の中にはこうしたケースが多いです。なぜ、このようなことが起きてしまうのか？
それは、従来の管理体制からの移行という大きな壁があるからです。
グループウェアを導入する前には、必ず従来のスケジュールやタスクの管理方法が存在しています。個人、グループ、部署規模で管理方法は異なることでしょう。そんな中、突然全体にグループウェアを導入した場合、スムーズなコミュニケーションや業務遂行に問題が発生してしまいます。
基本的に移行段階では、ある程度問題が発生します。新しいシステムを導入するわけですから、当然慣れるまでは多少時間がかかります。問題はいつまでも慣れず、導入から一定期間が経過しても、スケジュールやタスクの管理が上手に行かないケースです。
導入前の検討段階では見えなかったシステムの欠陥や、使いづらさなどが露呈されていきます。自体を把握してすぐにグループウェアの導入を取り下げるということは難しいです。一斉にグループウェアを導入すれば、それだけコストがかかってしまい、不必要なコストが発生します。
こうした事態を避けるために、意識したいのは導入前の検討段階です。まずは、小規模のグループで利用することで、問題点や不都合を洗い出しましょう。責任者のみに導入することで、実際に会社全体で利用できるか検討していきます。
また、現場の声を集めるためにも、部署内の一定の社員にも導入させ、机上の空論にならないように徹底しましょう。グループウェアのプランには少人数で利用できるプランがあります。
導入後の失敗を回避したいなら、先行投資としてミニマルなプランを契約して、スムーズに導入できるのか検討してみるといいでしょう。導入後の取りやめにかかるリスクを大幅に軽減することが可能です。
３．グループウェアに精通した人がいない
人間が新しい環境に慣れるまで1~3ヶ月かかると言われています。グループウェアを導入後も社員が慣れるまで、これくらいの期間がかかると考えていいでしょう。そのため、長い目で導入後の効率化を見る必要があります。導入から一定期間経過しても、社内効率化上がらない場合、社員が使いこなせていないというケースが考えられます。グループウェアで社内効率が上がるのは、全体が適切に利用した場合のみです。
社内効率化上がらない原因として考えられるのは責任者の不在です。
多くの方が一方的にマニュアルだけ配布して効率化を目指してしまいます。もし、この方法で効率化を目指すなら、早い段階で導入に失敗してしまうでしょう。マニュアル外のトラブルが発生してから初めてグループウェア運用の責任者を定めたということ企業も少なくありません。
問題が発生してから責任者を育成する場合、人件費が発生し効率化の妨げになります。さらに、責任者育成の間に通常業務を削ってまで精通した人に対応してもらっては意味がありません。責任者不在でという理由で導入に失敗したというケースは意外に多いです。
そんな事態を避けるために、考えたいのがグループウェアに精通した人の存在です。
マニュアル外の事態はどんな状態でも起こり得ます。そんな時に、グループウェアの責任者いれば、こうした事態に対応することが可能です。
グループウェアの導入段階で各部署に責任者を配置しましょう。部署ごとに対応できる責任者を配置すればスムーズに導入が進みます。導入検討段階で研修を行って、先に責任者を育成して長期的なトラブルを回避することを考えてください。目先の効率化よりも長期的な安定化を目指して責任者を育成していきましょう。
４．運用ルールを明確に決めていない
グループウェアをどのように利用するか、関わる社員全員のコンセンサスが取れていないと、グループウェア導入の本来のメリットである、社内業務の効率化、スピードアップと真逆の結果に終わってしまいます。
この失敗は、導入から1年後など、時間が経ってから発生することが多いです。それは、社員それぞれが独自で効率化を目指し始めるからです。あるルールに従った効率化なら歓迎ですが、違ったルールで効率化を目指すとすれ違い発生してしまいます。
スケジュールに記す言葉の表現が違ったり、進捗報告の方法が違ったり、例を挙げればきりがありません。こうした事態が起こると管理側の業務が増えていきます。そこで、途中からルールを変更や追加を行うと、さらなる混乱を招く可能性も。ここまでくると効率化を実現するのは難しい状態です。
このような事態を避けるためにも、導入前の検討段階で運用ルールを明確にしておきましょう。スケジュールの記入方法、進捗の報告方法など頻度の高いタスクにはルールを設けましょう。一定のルールがなければ、集団をまとめることは難しいです。多少強引でも運用がスムーズにいくならルールを制定してください。
ルールを制定するコツとしては、シンプルに分かりやすくが基本です。難しいルールの場合、導入段階で苦手意識が付いてしまいます。1から10まで決めるというよりは、基本的な1の部分を徹底して決めるという考えでルールを作りましょう。
導入までに検討を繰り返して短期間で理解できるルールを作成してください。運用ルールが明確になれば、より管理しやすくなります。
おわりに
グループウェアで効率化を目指すなら、準備段階が大切になります。効率化という言葉につられてすぐに導入してしまうと、思わぬトラブルが発生しています。これから導入を考えている方は、失敗の原因と対策をしっかりと把握して導入しましょう。
トラブルは準備をすることで回避できます。想定できるトラブルを徹底的に回避することで、想定外のトラブルに対応する余力が残ります。
グループウェアほど社内効率を上げるツールはありません。適切に導入して社内全体の効率化を図りましょう。
弊社が開発・提供する、「ALL-IN」は中小企業に特化した”トータル業務マネジメントシステム”です。「ALL-IN」には、ERPシステムはもちろん含まれており、その他にもSFA（営業支援）システム、CRM（顧客管理）システム、BIツール、タスク管理機能など、中小企業の経営に必要な業務システムが全て一つに詰まっております。もちろんグループウェアも機能に含まれており、運用のためのサポートも整っています。
「ALL-IN」を導入することで、その他の業務システムを検討する手間もコストも必要無くなります。また、これまでバラバラなシステムを使っていたことによる、入力の2度手間などの非効率な業務フローが、「ALL-IN」ではスッキリと効率化されます。
「ALL-IN」概要資料
生産性をあげる極意 無料小冊子プレゼント!
目次
- ALL-IN開発コンセプト
- ALL-INの機能紹介
- 料金比較
- 導入ポイント
Facebookページにぜひ「いいね」をお願いします！
「いいね！」を押すと「経営をアップグレードしよう！」の最新コンテンツが受け取れます
