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中小企業こそシステムはクラウド化しろ!生産性を高めるためのたった一つの注意点

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昨今、「働き方改革」が大きなテーマになっていますね。
多くの企業で生産性の高い働き方を実現しようと定時退社デイの設置やリモートワークの導入といった取り組みが行われています。
IT導入による業務改善の推進は喫緊の課題となっている企業が多いようですが、
実際は一部の大企業を除いてほとんど進んでいないのが現状。
特に中小企業の場合、システム導入は自社とは無縁と考えている場合が多いようです。

本件ではこのような現状を分析しつつ、中小企業の方が効率的で生産性の高い労働環境を実現できるのではないかという仮説と成功事例、システムの導入に失敗している企業がどの様な点で失敗しているのかという事について説明します。

中小企業にシステム導入が進まない理由を徹底解説!

中小企業にシステム導入が進まないわけ

私たちは日常生活を送るためにさまざまなシステムを使っています。例えば、友達や家族とはLINEで連絡をとって、目的の場所までの道順はグーグルマップで経路検索をして、電車の中でニュースサイトをチェックしたりと、スマホを操作するのに起きている時間の大半を使っているわけですが、ビジネスにおいては少し様子が違います。

例えば、仕事では部品を注文するのに毎度FAXで発注書を送っているという企業は少なくありませんが、日常生活でFAXで連絡をしてくれと言われたら、FAXなんか家にないし、持っていても面倒なのでメールにしてくれと言う人が大半でしょう。このように基本的にビジネスの世界は新しいシステムについて保守的な傾向があります

もちろん、多くの企業で導入が進んでいるシステムもあります。それが会計システムです。仕事の中でも経理の仕事はどこの会社でも似通っており、手作業で行うのが面倒なのでシステム導入が進んでいます。安い既製品でも汎用的に使えるので企業側は導入するのです。

しかし、これが営業や顧客管理、商品の在庫管理などになってくると話が変わってきます。これらの業務に既製品のようなシステムを入れると、社内から「うちの業務にあっていない」という問題がでてしまい、業務に支障をきたしてしまいます。

この問題に対して、大企業はオーダーメイドのシステムを作るという方法で解決してきました。
何千万円、何億円をかけて自社の業務に沿ったシステムを作って、
毎年また何千万円、何億円をかけてシステムを運用・管理していくのです。

中小企業においては何千万円、何億円ものシステム開発投資を行うのは、現実的ではなく、結果としてシステムに頼らない、従来の紙伝票や電話による非効率な業務運用が続いている企業が多いのではないでしょうか。

 

経営環境を快適に!中小企業になぜクラウドシステムが向いているのか

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しかしシステムのクラウド化に伴い、大規模なシステム開発投資の難しい中小企業にもシステム導入の機会は広がっています。

例えば、1億円をかけて「A社のための」在庫管理システムを作るのが従来の大企業向けのシステム導入のやり方だとすれば、
クラウドシステムの導入とは、「あらゆる企業が利用できる」B社の提供する在庫管理システムサービスを月々1万円で利用して、業務を効率化していくイメージです。
サービスの提供会社であるB社がシステムの運用・保守作業を行ってくれるので追加の開発費もシステムに関する知識も必要ありません。

クラウドシステムの場合、大企業と中小企業を比較した時に導入しやすいのは中小企業です。
大企業は多くの人がシステムを使うので、業務フローが複雑かつ膨大です。
そのためクラウドシステム導入に踏み出せず、膨大なお金を使ってこれまでの自社システムを使い続けるというパターンも少なくありません。
中小企業は人数が限られていて業務フローが大企業と比較して簡単な事が多く、
また社長の権限が強い事が多いので社長が意思決定さえすれば大企業よりもすんなりとシステムの導入が可能です。
クラウドシステムの導入メリットもハードルの低さも組織の規模が小さいほど良いんですね。

クラウドシステムの導入による生産性改善の事例

既にクラウドシステムの導入による業務改善に取り組まれている企業もあります。
神奈川県秦野市で旅館業を営まれている株式会社陣屋様の事例を聞いたことがある方は多いのではないでしょうか?

紙やExcelによる予約や顧客の管理をシステム移行し、手間なく簡単に検索できる仕組みで顧客管理業務を改善。
さらにフロント、客室、調理場などの連携ミスによるサービスレベルの低下を防ぐためにタブレットを導入し、館内情報や接客情報をリアルタイムで見える化しました。

このようなクラウドシステムの導入による業務改善の取り組みの結果、
売り上げ増とコストカットの両方を実現、売り上げは2.9億円から4.5億円へ55%もアップした
そうです。

クラウドシステムの導入で気をつけるべきたった一つの注意点

クラウドシステムの導入で気をつけるべきたった一つの注意点

業務効率が悪化するという反論はシステム導入を経験していない、食わず嫌いである事が多いのですが、実際にクラウドの導入によって業務効率が悪化する場合もあります。クラウドシステムの導入によって業務効率を悪化させる大半の原因となるのは、システム間の連携コストが過多な場合で、この点だけはシステム導入の際に気を付ける必要があります。

例えば、経理が先月の請求書を取引先に発行する際には、顧客台帳のシステムと請求書のシステムが連携していなければ、顧客台帳から一回データを抜き出してきて、請求書のシステムに必要情報を入力しなければなりません。

また、営業専用の顧客台帳のシステムがあって、そこで先月の取引でクレームが発生していて請求書を送れない状態になっている事が記載されていても、経理が使う顧客台帳に反映されていなければ、経理が請求書を発行して、火に油を注ぐことになります。

失敗している大半の企業の原因は、システム自体というよりもその使い方にあります。システムを導入しても結局の所システムの利用権者が限定されていて、利用権者に質問するのでコミュニケーションコストが削減できなかったり、システム同士が連携していない場合、片方のシステムから情報を入手し、もう片方のシステムに出力する作業を人間が行うので手間が掛かったり、入力ミスが発生する事によってデータがぐちゃぐちゃになっていくのです。

このように、クラウドシステムは業務の効率化には貢献しますが、システム同士の連携をきちんと考えた上で、使うシステムを選択しなければかえって業務を煩雑化させる事にもつながりかねません

 

最後に

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以上のようにクラウドシステムの導入について説明してきましたが、一番簡単な解決手段は、システム同士の連携についてもシステム制作会社に委ねる事です。しかし、各システムの制作会社が違うのでは連携はスムーズに行えません。

ALL-INはこのようなシステムの導入に失敗する原因に着目し、業務に関する様々なシステムをまとめてフルパッケージで提供しています。営業、経理、在庫など会社に関する一連のシステムをまとめて提供する事によって、システム同士の連携コストを最小限に抑える事が可能ですし、システム同士の連携に経営者や従業員が悩む必要はありません。つまり別々のシステムを利用するよりもALL-INのシステムを利用した方が確実な業務の効率化が実現可能なのです。

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目次

  1. なぜ中小企業がシステム化出来ないのか?
  2. システム化する時に必ず抑えるべき13の視点
  3. 自社のシステム化 完成マップ作成シート

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