優秀な経営者だからこそできない？業務を仕組み化するために理解すべき3つのポイント

2017年4月17日

経営者の方にとって、「仕組み化」というコトバはとても馴染み深いかもしれません。株式会社良品計画のように「仕組み化」を経営に取り入れ、成長を続けている企業は多く存在しています。株式会社良品計画の「仕組み化」については、こちらをご参照ください。

一方で、「仕組み化」の重要性は理解しているが、なかなか会社のシステムとして「仕組み化」を取り入れたり、使いこなすことができないという経営者の方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。

今回はそれらの経営者のためになぜ「仕組み化」をうまく使いこなせないのか。そして、仕組みを取り入れ、使いこなすために経営者が理解しておくべき3つのルールについてご紹介します。

1. 優秀だからこそ「仕組み化」できない？

なぜ、仕組みを使いこなすことができないのでしょうか。おそらくそれは経営者が優秀だからではないでしょうか。優秀な人ほど

・自分でやった方が効率的に仕事が進む
・やるべきことはきちんと記憶し、実行できる

といったように「仕組み化」の必要性にあまり気づけないのです。

しかし、「仕組み化」は優秀な経営者の方ほど取り入れてほしいものなのです。経営者にしかできない仕事に専念することが可能になります。「仕組み化」による経営者のメリットはこちらからご参照いただけます。

次の章で「仕組み化」を妨げている霧を晴らし、完璧に使いこなすために意識してほしい3つのルールについてご説明します。

2.「仕組み化」を使いこなすための3つのルールとは？

才能に頼らない　〜社員全員が成長し、企業が成長する仕組み〜

日々の業務を経営者が多く請け負うことや、できる社員に多く仕事を振ることで短期的な結果は出るかもしれません。しかし、企業にとって最も大切なことは短期的な利益より、長期的な利益による持続的な成長にあると思います。一部の社員が実績を独占するのではなく、「仕組み化」を行うことによって、社員全員が成長し、長期的な利益を上げることが重要です。

会社の中で実績の良し悪しが如実に出るのが営業部門ではないでしょうか。壁に実績を張り出し、社内競争を煽っている企業は多いかもしれません。しかし、実はその社内競争が会社の業績を悩ませる結果になっているのです。社内競争下だと、社員は成功体験や上手い営業のノウハウを決して社内のメンバーに口外することはありません。もちろん、口外したら自分の実績が秀でたものにならないため当たり前ですね。しかし、それが逆効果になり会社の成長を妨げているのです。では、どうすればよいか。

1つの方法としては、ベストプラクティスを共有する仕組みを作ることが挙げられます。その仕組みにより成功体験をしっかり記録、そして共有することで全社員が高いレベルで営業を行うことが可能になります。つまり、企業の成長につながります。ベストプラクティスを記録し、共有できるツールとして、ALL-INを活用すると便利です。

才能に頼る短期的視点の経営から、「仕組み化」により社員全員が成長でき、さらに会社も成長する長期的視点の経営に変えていきましょう。

意思の力に頼らない　〜「仕事」を「ルーティン」にする仕組み〜

経営者の方は優秀な方が多いので、日々のやるべきことをしっかりとやっていく意思の力も強いかもしれません。しかし、あなたの会社の社員全員は必ずしもそうでないのではないでしょうか。ある社員はとても意思の力が弱く、タスクをしっかりとこなせていないかもしれないのです。

では、意思の力に頼らないで社員を動かすにはどうすれば良いか。その答えが「仕組み化」です。仕組みで人を動かしましょう。仕組みで動くとそれがルーティンとなり、仕事をこなすという苦痛がなくなっていきます。

タスクをルーティン化するための仕組みとしては、チェックリストが有効です。チェックシートにタスクを書き出し、常に進捗を「見える化」することによって、意思の力に負けることなく、タスクを行うことができるようになります。

「仕組み化」で意思の力を凌駕しましょう。

記憶に頼らない　〜「記憶」ではなく、「記録」の仕組み〜

1日どれくらいの量を記憶しているでしょうか。さらにどのくらいの記憶が翌日であっても残っているでしょうか。おそらく少ないと思います。それをカバーするために優秀な経営者は記録をとります。しかし、すべてのタスクに対して記録を残していくのはなかなか社員全員が出来ることではありません。

そこで、「記憶」ではなく、「記録」をする仕組みを作りましょう。

例えば、名刺。名刺は会社にとっての資産になりますが、大抵うまく管理できず、机にしまっているというケースが多いのではないでしょうか。そこで社員全員が名刺を「記録」できる仕組みがあると一気に会社のチャンス獲得率は上がります。

名刺管理のツールについても、ALL-INは名刺管理サービスのEightと連携できる機能があり、とても便利です。

「記憶」ではなく、「記録」によって会社の業務効率を大幅に上げましょう。