経営者として継続的に事業を運営していくためには、災害などの緊急事態に備えておかなければなりません。このように不測の事態を事前に想定し、事業継続計画を立てておくことをBCPと言い、損害を最小限に押さえて復旧するために多くの企業が策定しています。この記事ではBCPについて詳しく解説します。

 

BCPとは

BCPとは、自社にとって不測の事態、あるいは望ましくない事態が発生したときに、少しでも被害を軽減し、重要な事業からいち早く再開させることを目的としています。事前計画と万が一に備えての準備がBCPの肝となるのです。

何らかの事態が発生した時に、人命を救助したり無事かどうかの確認、ストップしている仕事を他の設備などで稼働させる手筈などを、さまざまなマニュアルを準備しておきます。

ただしマニュアルは内容が古くなると役に立たなくなりますので、定期的に更新する必要があります。さらにデータ保存しかしていない場合、パソコンなどの電子機器で閲覧できなくなる可能性も考えて、紙での用意も必要です。

また、いくらマニュアルを用意しても、マニュアル通りに実践できなければ意味がありません。定期的に災害時を想定した訓練なども大切な取り組みとなるでしょう。

 

BCPはどんな時に利用する？

BCPを利用するのは、緊急事態の場合が想定されていますが、緊急事態と一口に言ってもさまざまな状況が考えられます。では具体的にどのようなケースでBCPを利用するものなのでしょうか？ここではさまざまなケースを大別し、「自然災害時」「自然災害以外のリスク」「自社の内的リスク」の3つを紹介いたします。

 

自然災害時のリスク

BCPの利用事例で最も典型的な例が、自然災害が起きた場合です。日本は全国各地にくまなく活断層があり、いつどこで大地震が起きてもおかしくない状況です。また首都直下型の地震や東南海地震など、秒読みと言われている地震もあります。このような震災が起きた場合を予め想定しておかなければなりません。

ほかにも、台風による被害や豪雨による水害などの災害も想定しておく必要があります。さらに、感染症などのリスクもありますので合わせて考えておかなければなりません。

自然災害時以外のリスク

自然災害以外にも外的なリスクは考えられます。例えば有事やテロのほか、原子力発電所の事故や急な停電、その他サイバー攻撃や風評被害などのリスクが考えられます。

ただ単に自然災害のことだけを考えていれば良いのであれば、防災対策だけで済みますが、事業運営をする上ではリスクは自然災害だけとは限らないので、より幅広い想定が必要となるのです。

 

自社の内的リスク

リスクは外側からのみ発生するわけではなく、時には内側から起こることもあるでしょう。具体的には自社の内的なリスクが考えられます。例えば飲食店などでは食中毒を発生させてしまう可能性がありますし、自動車メーカーなどでは車のリコールが出てしまうこともありえます。ほかにも食品工場で異物混入、従業員の犯罪など、こちらもいろいろなケースが考えられます。　

特に、人に関する問題は対応が複雑になる可能性が高く、職場のモチベーションの低下や、ほかの会社からのヘッドハンティング、キーマンの病気など大きな事案となる可能性があります。このようなケースに対してもBCPを機能させなければなりません。

 

フォーマットにそってBCPを作成してみよう

それでは一般的なBCPの作成方法を順を追って説明いたします。

まずは表紙を作成し、会社名と日付を記載します。

表紙の次に来るのが目次です。BCPは内容が膨大となるケースも珍しくないため、どこに何が書いてあるかがわかるように目次は必ず付けておきましょう。

目次の次にはBCPの基本方針と運用体制を記載します。この基本方針と運用体制に基づいた内容をこの後のページに記載していきます。

次に想定される被害を記載しましょう。例えば社屋や設備の破損状況や機器類の修復調整にかかる期間、従業員の出勤率などです。先程のべた「自然災害」「自然災害以外のリスク」「自社の内的リスク」に大別し、さまざまな想定を踏まえて記載すると良いでしょう。

そして、重要な商品についての対策から順に、可能な限り詳しく対策を記載して行きます。このように優先順位を決めることで、被害を最小限に抑えながら復旧を早めることができます。

 

対策は整然と具体的に

対策は理路整然と具体的に書いておく必要があります。非常事態の時に誰が見てもちゃんと理解できるようにしておきましょう。経営資源を「人」「モノ」「情報」「カネ」「その他」の5つに分けて記載するとわかりやすいでしょう。また、重要商品とそれ以外の商品、さらにそれらに付随して発生しうる課題に対する具体的な対策を記載しておきましょう。また、緊急時の組織体制を決めておくのも重要です。代理責任者の1番目と2番目までは決めておきましょう。

 

BCPの運用

BCPは一度作成してそれで終わりというものではありません。先程も述べたように、内容が古くなれば更新していかなければなりません。企業の成長や外的環境の変化によって作成したBCPが通用しなくなることが想定されます。定期的に見直しや改善を行い、経営環境の変化に応じた発展的な内容に作り変えていく必要があります。1年に1度は更新するなど、定期的に見直す時期を決めておくとよいでしょう。

経営者として出来る準備とは

経営者は、現状を想定して会社経営をしていてはいけません。経営というのはいつどのようなトラブルに見舞われるか分からないからです。何の準備もしていなければ、いざという時になすすべがない状態となってしまうため、しっかりとBCPを運用しましょう。

ただし、各種データやノウハウを属人化してしまっている経営者もいらっしゃいます。各種データやノウハウを特定の個人のみが把握しているという状況では、その個人に何か不測の事態があった場合に対処することができません。これではせっかくBCPを策定しても、人災によって無意味なものとなる可能性があります。そこで、クラウド上で自社の共有財産として管理しておくことが必要となるでしょう。

ALL-INなら経営に必要なすべての情報を一元管理することができ、BCP立案も強力にサポートできるのでおすすめです。ぜひ活用を検討しましょう。

 

まとめ

経営者は常にリスクマネジメントをしておかなければなりませんが、リスクはさまざまな事柄が想定されます。BCPを策定し、適切に運用して事業の継続性を担保しておきましょう。