中小企業にとって、業務効率化の実現はあらゆる点でメリットが多いです。業務効率化を実現する方法の中でも、システム導入は手軽にできる施策のひとつといえます。

ただし、システム導入による業務効率化を実現するためには慎重な導入が必要です。闇雲に導入を行えば、システム導入が失敗に終わることも多いでしょう。そこで、今回はそんなシステム導入の落とし穴を解説します。

その上で、中小企業が実践すべき「パーツ導入」と呼ばれる手法を紹介します。これからシステム導入を行う方、または一度失敗して次こそは成功させたい方は、本記事を参考に導入を実現してください。

システム導入でやりがちな失敗

【システム導入が失敗に終わるケース】

• ・一気に導入しすぎて現場が対応できない
• ・使わない機能に固定費を払い続けて企業を圧迫
• ・手間がかかりすぎて業務がおろそかになる など

業務効率化を目的として、安易にシステム導入を行うと、失敗に終わる可能性が高いです。ここでは、代表的なシステム導入が失敗に終わるケースをまとめました。

一気に導入しすぎて現場が対応できない

システム導入はスモールスタートが基本といわれています。幅広い領域に導入すると、マニュアルの制定や運用などで手間が発生し、現場が対応できません。まずは、一部の領域から始めるなどして、徐々に導入範囲を広げてください。

使わない機能に固定費を払い続けて企業を圧迫

ソフトウェア型やオンプレミス型、クラウド型を含めて、多くのシステムは固定費が発生します。使わない機能に固定費を払い続ければ、それだけ企業の経営状況を圧迫することになり、長期的に経営状況に影響を及ぼすかもしれません。

手間がかかりすぎて業務がおろそかになる 

システム導入に慣れた担当者がいない場合、主要な業務に対応できないほど、導入に手間がかかる可能性があります。業務効率化を目指しているのに、主要な業務が遂行できなければ、システムを導入する意味がありません。

システム導入に失敗しない「パーツ導入」という考え方

システム導入は必要な箇所を見極めて「パーツ導入」すると失敗が少なくなります。

パーツ導入は、業務のシステム化が必要な箇所のみに導入するため、コストや手間がかかりにくくリスクが少ないです。また、他の箇所に導入する際の実験的な役割もあり、中小企業にこそおすすめしたい導入方法になります。

ただし、パーツ導入を行う場合、まずシステム化が必要な業務かどうか考えなければいけません。必要のない業務にシステム導入しても、コストや手間がかかり、業務効率化が見込めないからです。

まずは、中小企業の中でも「顧客管理」「営業支援」「販売仕入管理」の3つの業務からシステム化を検討しましょう。

中小企業がシステム化しやすい業務

【システム化しやすい業務】

• ①顧客管理　
• ②営業　
• ③販売仕入

顧客管理は、顧客データをリスト化する住所録に近いデータです。わざわざ手打ちでエクセルに記入せず、システム化して業務効率を上げましょう。

営業は、昔から本人の努力や経験、根性といった見えないもので図られやすいです。この状態で営業活動を続けていれば、下の世代に営業ノウハウが引き継げないため、優秀な営業が辞めた後に業績が悪化することは少なくありません。

そこで、営業にシステム導入すれば、業務内容を見える化できます。努力や経験、根性といった抽象的な概念を具体的にできるため、業務効率化が図りやすいです。

販売仕入には、正確な情報が求められます。発注数を含めた記入ミスが起これば、企業に大きな負担がかかることは避けられません。こうした人為的なミスを防ぐためにも、販売仕入管理システムで一元管理を行う必要があります。作業負担の軽減はもちろん、人為的なミスも減らせるので業務効率化が図れます。

中小企業のシステム化ポイント

中小企業がシステム導入を行う場合は、スモールスタートが肝心です。パーツ導入を意識して、まずは特定の業務に導入を行いましょう。その後、段階的にシステム導入を行い、対象領域を増やしていきます。この方法なら、初期投資や固定費を抑えられるので、経営状況の圧迫を避けることができます。

また、複数の領域にパーツ導入を広げていく際には、同じメーカーのシステムを意識してください。メーカーを統一すると、各システムの連携が取れるので、より業務効率化が図れます。業務ごとに別々のシステムを導入するよりも手軽なので、導入する際は「メーカーの統一」を意識してください。

ALL-INはパーツ導入、段階的導入に適したクラウド経営システム

中小企業がシステムを導入する際は、パーツ導入や段階的導入などのスモールスタートが肝心だと説明しました。

そんなスモールスタートを支援してくれるのが、クラウド経営システムの存在です。自社に必要な機能を限定して導入できるため、低コスト・低リスクでシステムを導入できます。

ALL-INは10のシステムを包括したユーザー発想のシステム

中小企業にALL-INが適している理由として、10のシステムを包括している点が挙げられます。ALL-INは、顧客管理(CRM)・営業支援(SFA)・人事・給与・会計・販売・グループウェアなど、中小企業に関わる全業務をカバーしています。

パーツ導入はもちろん、各システムを連携しながら段階的な導入が可能です。

ALL-INは低料金の定額制でアップデートも無料で自動対応します。初めてシステム導入する方は、ALL-INからスモールスタートを始めて、業務効率化を図りましょう。

まとめ

システム導入の落とし穴について解説しました。

中小企業がシステムを導入する場合は、必要な業務を見極めたパーツ導入が重要です。スモールスタートから導入を始めれば、最低限のリスクでリターンを得られます。パーツ導入が上手く進んだら、段階的にシステムを導入していきましょう。