はじめに
企業を設立する際、多くの経営者は企業を成長させたいと願って立ち上げるものではないでしょうか。経営者のなかには上場するだけでいいと、一攫千金を目的とする経営者もいらっしゃるかもしれませんが、多くの場合、経営者は自社を継続的に成長を続け、優良企業として世に広めるよう努力していると思います。
今回は「継続成長」を続ける企業が、なぜ「ERPシステム」を導入するのか、その理由をお伝えします。過去にERPについての記事を掲載しておりますので、そちらもご覧ください。
スタートアップは「属人」で構わない
東京商工リサーチの統計によると、年間倒産する企業は日本国内で8,500～9,000社ほどと言われています。また、新設企業の中では1年で60％の企業が倒産、廃業など姿を消しているとも言われています。
このような背景もあり、企業がスタートアップ時、最大限注力することは、まずは倒産しないことだとも言えます。そのため、多くの経営者は企業を立ち上げるとき、前職で培った経験やもともと持っている能力、能力のある創業メンバーなどを生かして創業します。
この個性的な能力を持つ経営陣が、売上ゼロから１を生み出し事業を立ち上げていきます。
また、ベンチャー企業は特に新しい市場を確保するためには、大企業に圧倒する「スピード」が命でもあり、立ち上がったばかりの企業が、リスクが云々、○○さんと相談してから、承認まであと1週間待ちなさい、このような話をしていたら、あっという間に倒産してしまいます。
つまり、個性的な能力をもって、一気にスピード感をもって売上を上げることが肝となり、この属人性こそが、企業の立ち上がりを成功させる理由の一つでもあると言っても過言ではないでしょう。
当初のシステム導入理由は「業務効率化」で十分
成功する企業の多くはスタートアップ時、まずは能力のある経営陣が「属人的」に売上を計上し、一旦倒産のリスクを減少させます。ここまでは多少問題もありますが、事業として軌道に乗り始め増員し、順調に規模拡大してきます。
社員が増えることによって、各部署にシステム導入の必要性が出てきます。
例えばですが、営業では作成していた顧客管理、提案書、見積書、納品書が複数人でも使える書式が必要になり、また、経理でも効率よく業務を実施するために簡易的経理ソフト、会計ソフトを導入したり、業種によっては在庫管理、販売管理、在庫管理など個別にシステムが走りだしたりします。
つまり、同じ企業内で個別に複数のシステムが実際に走り出し、検討されます。
ここで問題となるのが、効率化の問題です。
それぞれのシステム毎に同じような情報を複数入力する必要があったり、それぞれの情報が異なる情報があった場合、確認作業でかなり時間を取られたりします。
「ERPシステム」は全社的に情報を一元化し、重複入力などの問題を解決し効率化することもできますので、まずは「効率化」という課題解決をきっかけにして導入する、という企業も多くあります。もちろん、導入当初は機能の最低限の活用でも十分ですし、利用料金も基本料金のみ、ミニマム利用でスタートすることでも十分でしょう。
「ERPシステム」導入の潜在的メリット
前述のとおり、「ERPシステム」を導入するきっかけは「業務効率化」からで十分だと思います。以前は大企業専用のシステムであると考えられていた時期もありましたが、昨今はクラウドシステム（オンライン）で安価な月額費用で導入できることから、中小企業、ベンチャー企業に活用の幅が大きく広がってきています。
当初、多くは「業務効率化」という視点で導入する「ERPシステム」ですが、しかし、活用する上で潜在的に導入するメリットが多くあります。「ERPシステム」の潜在的導入メリットは以下の4つです。
①ERPシステムは成功企業の「フレームワーク」
②ERPシステムは最新の基準、法改正に適合
③ERPシステム導入を検討する上での議論そのものが価値
④ERPシステムは「リアルタイム」情報
4つの「ERPシステム」潜在的導入メリット
①ERPシステムは成功企業の「フレームワーク」
ERPシステム開発業者は常に改善をし続けています。活用企業からのフィードバック、他社の成功事例、失敗事例など多くの経験をもとにフレームワークが構成されています。
つまり、システム利用そのもので学ぶべき点は多く、自社内で取り組むべき方向性が見えたりします。（ERPシステム開発業者の営業担当者も同業界の成功事例を多くもっているケースもあります）
②ERPシステムは最新の基準、法改正に適合
ERPシステム開発業者は多くの企業に対応すべく、国際会計基準システム、内部統制など法改正の基準などに対し、常に最新の更新を実施しています。
③ERPシステム導入を検討する上での議論そのものが価値
企業にとってERPシステムを導入するかどうかは、非常に重要な意志決定です。
部門を超えて人員が携わり、なぜ導入するのか、どの機能を導入するのか、既存のシステムではダメなのかなど、システム導入の議論を進める中で、自社内での見えなかった企業価値に気付いたり、他部門での苦労なども見えたりします。
④ERPシステムは「リアルタイム」情報
担当者がERPシステムに情報入力を実施すること、そのものが「リアルタイム」の貴重なデータとなります。企業、特にベンチャー企業は「スピード」が命です。
情報が担当者によって入力された途端に反映され、どのエリアで、どの顧客が、どの商品を、どの担当者によって販売されたのか、瞬時にデータとして蓄積されます。
事業が拡大するにつれて機能を増やす方法
当初、業務効率化を目的に導入した「ERPシステム」も、事業が拡大することで様々な活用方法が見えてきます。「ERPシステム」の活用方法としては、営業面と経営、経理面から見ることができます。
【営業面】
①進捗管理「ワークフロー管理」
顧客とワークフロー管理ができ、現在取引がどのような状況なのか、クレームは発生していないかなど、営業以外の他部門でも現状を一目で把握することができます。
②営業の底上げ「ベストプラクティスの共有」
多くの企業の場合、能力の優れたスペシャリストがスタートアップ時、売上をつくり上げていきますが、企業規模が拡大するにつれて「一般」の能力の方々も入社してきます。
その際、どのような提案書が有効か、どのような商談回数が有効なのか、どのような内容が顧客に刺さるのかなど、成功事例を共有する仕組みが備わっています。もちろん失敗事例も重要です。営業の底上げが可能となります。
③新規獲得機能「集客ツール」
メール配信等で新規顧客獲得が可能、単なるリストから将来の顧客をつくり上げることができます。既存顧客などにも定期案内メールなどもでき、既存顧客やリピーターなどへの案内も可能となります。
【経営、経理面】
①与信管理
BtoB企業にとって、リスクのある企業への売掛金額は非常に留意が必要です。特に販売業では「計画倒産」など、いわゆる「パクリ屋」などの対策としてもリスクの高い企業への取引金額上限設定などは重要です。
どの企業への取引を増やすべきか、減らすべきかなどシステム上でコントロールが可能です。
②管理会計
部門別会計や商品別、拠点別、担当者別など、様々な軸での管理会計が可能です。どのエリアで、どの商品を強化するのかなどの経営判断を行う上で、詳細な自社の現状を把握し、的確な判断が可能となります。
③KPI（Key Performance Indicator、重要業績評価指標）設定
例えば、1社獲得するためには10社訪問し、1社訪問するためには100社テレアポしなければならないケースの場合、2社の獲得には20社訪問し200社テレアポする必要があります。
企業においては、どの数値を重視するべきか、様々な重要指標があると思います。そのため、企業においてどの数値を「KPI」設定するのか、または一度設定した「KPI」の見直しするなど、またその「KPI」をモニタリングするためのツールとしても有効です。
おわりに
上記のとおり、ERPシステムは当初、「業務効率化」を目的とした導入で問題ありません。効率化は人件費削減にもつながりますし、従業員満足（ES）度を高めるためにも有効となります。
しかし、ERPシステムは事業拡大に伴い、多くの機能がメリットを生み出します。そして何より「経営の見える化」を進めることができます。ERPシステムは経営者が自社をしっかりと理解し、今後何を重視して進めていくのか、「経営判断」の貴重なデータとなるところも見逃せません。
弊社が開発・提供する、「ALL-IN」は中小企業に特化した”トータル業務マネジメントシステム”です。ERPシステムはもちろん含まれており、その他にもSFA（営業支援）システム、CRM（顧客管理）システム、BIツール、タスク管理機能など、中小企業の経営に必要な業務システムが全て一つに詰まっております。 「ALL-IN」を導入することで、その他の業務システムを検討する手間もコストも必要無くなります。また、これまでバラバラなシステムを使っていたことによる、入力の2度手間などの非効率な業務フローが、「ALL-IN」ではスッキリと効率化されます。
様々な現場の情報、各部署の情報、様々な蓄積データは経営者自身が気づかなかった、新しい視点、新しいきっかけ作りにも寄与するものです。つまり、ERPシステム導入は「過去」ではなく「未来」を生み出すものとして活用できるものではないでしょうか。
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