多くの企業においては、「メール配信」は既に実施されていると思います。しかし、メール配信を手作業で行うには、苦労も多く、内容がマンネリ化して、配信が途絶えてしまうケースも少なくありません。そのようなときに有効なのが「メール配信システム」です。ここでは、メール配信システムではどのようなことができるのか、導入メリットとともにご紹介致します。

導入すべき理由１：手間の削減

メール配信をシステムに頼らず人手で行おうとすると、手間がかかります。しかも、配信する相手（自社との関係性）によって、配信内容や頻度を変更するとなれば、その分だけ手間が増えます。

とはいえ、企業によっては、専任の人材を置けるほど、人的余裕がないことも考えられ、そのような場合、配信するメールの内容が陳腐化するか、もしくは配信頻度が徐々に低くなり、ゆくゆくは配信が途絶えてしまうでしょう。

しかし「メール配信システム」を使えば、CRMシステムなどと連携させることで、配信相手の状況（当社の既存顧客なのか、そうでないのかなど）を自動的に把握し、その配信相手毎に適切な配信頻度やコンテンツのアドバイスを得ることができます。CRMとは、Customer Relationship Management の略語で、顧客関係管理と訳されます。顧客の情報を一元管理し、無駄なコストを出さないようにすることができます。CRMについてより詳しく知りたい方は下記の記事が参考になりますので、ご参照ください。

また、CRMで保有している顧客のメールアドレスをメール配信の送り先として引用することで、メール配信のために顧客のメールアドレスを管理したり、確認したりする必要がなくなります。

導入すべき理由２：配信率の向上

メール配信が途絶えてしまう理由には、メール配信業務にかかる手間の問題ももちろんありますが、それ以外にもせっかく配信しても見てもらえず、苦労している意義を感じられないということがあります。「見てもらえない」理由は様々ですが、その中でも多いのが「そもそも配信相手に届かずに見てもらえない。」というケースです。

迷惑メール対策で受け手側がメーラーにフィルターをかけ受信拒否の設定をしていたり、一斉に配信されたメールについては、メールサーバーやメーラーが「迷惑メール」と判断し、受け手側の「迷惑メールBOX」に自動的に振り分けてしまうため、受け手の目に留まることなく、捨てられてしまうのです。

そこで「迷惑メール」に振り分けられないようにするために、「配信率」の高さを売りにしているものが多数あります。ベンダーが培ったノウハウで配信方法等を工夫し、迷惑メールと判断されないようになっています。メール配信に対して徒労感をお感じの方は、配信率の高いメール配信システムをご検討されてみてはいかがでしょうか。

導入すべき理由3：コンテンツの最適化

上述のような仕組みを使い、配信先にメールが届くようになっても、その内容が受け手にとって不快なものや、読む価値のないものでは、受け手側に配信停止されてしまいます。配信停止だけであれば良いのですが、新しさや独自性のない内容、自社や自身にとってベネフィットのない内容だと、配信企業に対する評価も下がります。そのため、配信するコンテンツは、極めて重要です。

またメール配信で陥りがちなのが、全ての受け手に対して、一律の内容を配信することです。メールを配信する相手は、皆さんの企業ユーザーの方もいれば、まだ皆さんの企業のことをよく知らない方もいます。つまり、すべてのユーザーに対して、自社の優れている点や、他社からの乗り換えに対する特典などをアピールしても、すべてのユーザーが満足するとは限りません。またユーザーをケアするようなコンテンツがないと、次第に皆さんの企業から離れていくでしょう。つまり、ユーザーが欲しい内容は、ユーザーによって異なるということです。

「メール配信システム」では、配信先が皆さんの企業にとってどのような人（企業）であるかについて、CRMなどの顧客情報と紐づけ、判断、管理してくれます。その上、その配信先の状況に応じて、最適なコンテンツをアドバイスしてくれるので、受け手（配信先）にとって、個々の配信先にとって最適案コンテンツを手間をかけることなく発信することができます。

導入すべき理由4：配信先管理の高度化

メール配信を行っている人が最も気を遣うのは、配信先情報の管理ではないでしょうか。例えば、「メール受信者の肩書や部署名が誤っている」ということがあります。基本的に受信者に関する情報のアップデートは受信者本人が行う必要があります。しかしながら、受信者本人がアップデートしてくれるケースは稀です。

とは言え、企業としては正しい肩書、正しい部署名でメールを届けたいものです。また、いくら受信者がアップデートしてくれなかったとはいえ、昇進した相手に以前の肩書で送ってしまうのは失礼にあたるので、できれば避けたいことでしょう。

しかし企業の中には、新しい肩書や部署を把握している部門があります。それは営業部門です。多くの営業部門では顧客の異動情報などをこまめにチェックし、最新の情報を持っています。

つまり営業部門が持っている顧客の情報をもとにメール配信先情をアップデートすることで、昇進前の肩書や以前の部署名でメールを送ってしまうということが避けられます。

「メール配信システム」の中には、営業管理システムや顧客管理システム、ERPなどと連携できるものもあります。顧客に関する情報については、より鮮度の高く、正確性が確保されている情報を持っているシステムから引用してくることで、顧客に失礼な印象を与えないで済みます。

 

導入すべき理由5：閲覧管理

メール配信は手軽に顧客に対して情報を届けられる反面、届けた後の顧客の反応が見えないことが弱点です。その弱点を回避してくれるのが「閲覧管理機能」です。

閲覧管理機能は、受信者個々人の開封状況の把握だけでなく、メールに張られているリンクをクリックしたのか、どこのリンクをクリックしたのかを把握できます。

クリックの状況を把握することで、その受信者が関心を持っている領域を理解することができます。このクリックした状況をもとに、次に配信するコンテンツを構成することで、より顧客を引き付けることができます。また、閲覧状況を営業部門に渡す、もしくは閲覧状況を皆が閲覧できるようにしておくことで、タイムリーな提案ができるようになります。

 

おわりに

世の中には数多くのメール配信システムが提供されています。メール配信システムは、その商品によって得意としていることが異なります。また価格帯も幅広く、一般的に高価格帯の方が様々な機能が付いています。しかし、様々な機能が付いていればいるほど、複雑なシステムになっており、システムが苦手な方には扱いが難しい場合もあります。

メール配信システムの導入やリプレースを検討の際は、自社にとって必要な機能は何か、自社でメンテナンスやカスタマイズができるのか、予め確認しておくことが重要です。

またメール配信システムをより効果的、かつ効率的に活用するためには、CRMシステムを代表とする他システムとの連携が欠かせません。メール配信システムが自社の既存のシステムと連携できるか、親和性が高いかなども、メール配信システムを選ぶ際にはポイントなるでしょう。