グループウェアというツールを皆さんご存知ですか？社内での業務効率を上げるためのツールです。現代の経営システムではもはや当たり前のモノになりつつあります。こういったツールは興味のない企業では意外に見過ごされがちですが、導入すれば大きな業務改善をもたらしてくれる可能性があります。グループウェアとは何か？そして導入が経営にどんな利益をもたらすのか見ていきましょう。
1.グループウェアとはなにか？
グル―プウェアを英語で表記するとGroupwareまたはCollaborative softwareといいます。グループウェアはネットワークを使用し、情報共有やコミュニケーションを行い業務効率を上げるツールの総称です。スケジュール管理などの機能が1つのシステムに統合されています。
グル―プウェアの代表的な機能は次の通りです。
・電子メール機能
・電子掲示板（BBS）機能：掲示板でメッセージのやり取りが可能
・ライブラリ機能（ドキュメント共有機能）：情報、ファイル、画像をメンバー間で共有できる
・スケジュール管理機能：個人だけでなく、メンバーのスケジュールを共有し把握できる
・ワークフローシステム（電子決済）機能：システム内で企画書、報告書の決済が可能
・会議室予約機能：会議室や設備貸出しの予約状況を管理できる
・ファイル共有機能：資料や写真を共有可能
2.グループウェア普及の歴史
近年ではMicrosoftのoffice365や、GoogleのGoogle Appsなどの普及によってかなりグループウェアの普及は進み、導入されていることが当たり前のツールになってきました。しかしグループウェア普及には長い歴史がありました。
グループウェアの概念は1960年代にはすでに登場しており、爆発的に普及したのは1996年のIBMがLotas Notes4.0を発売した時です。
さらに2000年代に入り、PCの普及が進み、ネットワーク環境も改善されてきたことでグループウェアの導入が急激に進みましたが、当時はグループウェアも高価で導入に失敗する企業が多くあり、流行はすぐに終わりを告げました。
現代に入り、グループウェアは昔に比べ安くなりました。そしてクラウド化が進むことで、中小企業を中心にグループウェアが再び注目され、急速に普及が進んでいるのです。
3.グループウェア導入のメリットとデメリット
グループウェアの持つ機能や特徴に再び注目が集まっていますが、グループウェアにはメリットもある反面、デメリットもあります。導入を考えているならばこの2つはしっかり押さえておきましょう。
メリット
メリットは次の7つです
情報・知識の共有
グループウェアの機能の1つである、掲示板機能によって業務情報や知識を簡単に共有できます。従来の紙媒体の書類を探す手間などもすべて省くことができます。
業務連絡の効率アップ
チャット機能によって、メールや内線でやり取りしていためんどうな手間を瞬時に終わらせることができます。
書類をデータ化
いままで紙媒体で渡していた書類や資料を、データ化しファイル共有機能で一斉に配ることができます。これはペーパーレス化にもつながりコスト削減にもなります。
マルチデバイス対応
クラウド型グループウェアを使うことで、社内から遠出した時でもすぐにパソコンやタブレット、スマホでインターネットを使ってコミュニケーションをとることが可能です。
ビデオ会議による効率アップ
ビデオ会議機能があれば、いちいち集まる必要が無く、瞬時に会議を開くことができます。これにより業務効率アップと時間短縮が可能になり、会議の負担を軽減することにもつながります。
情報漏えいリスク軽減
グループウェアの機能を使って共有したデータや情報は、閲覧可能範囲を設定することで情報漏えいを防ぐことができます。
承認・決済作業が簡略化
ワークフロー機能によってシステムの中で企画書などの承認作業を行うことができます。従来の方法では何度も上司のもとへ行って、手間のかかる承認作業を行っていましたが、ワークフロー機能により、さらに効率化、時間短縮が可能になりました。
デメリット
デメリットは2つあります。
部門や役職を越えたコミュニケーションはできない
グループウェアの機能でチャットや掲示板を作成するときは。まず管理者に許可を摂らなければなりません。このためどうしても部門や役職の境界線を越えてコミュニケーションを図ろうとすると、管理人や上司の寛容さ、社員の理解が無ければ実現が困難です。
グループウェアを導入すれば社内どこにでもコミュニケーションが取れるようになるとは思わないほうが良いです。
グループウェアの導入は簡単ではない
グループウェア導入の目的が不明確であったり、現場の人間が実際に使わない、会社に合っていないということになれば、せっかく導入しても無駄になってしまいます。導入には入念の準備が欠かせません。
4.グループウェア導入成功事例
実際にグループウェアを導入したことで、どういう風に業務が改善していったのか事例を見ていきましょう。
高槻電器工業株式会社
この会社は京都に本社を構え、創業以来、半導体や電子機器などを製造し日本のモノづくり発展に大きく貢献してきました。
高槻電器工業が抱えていた課題は紙ベースで行っていた申請承認作業がとても手間と時間がかかること。また社内のセキュリティ対策を強化することでした。
それらを改善するために全社規模のグループウェアを導入し、ワークフローシステムとセキュリティ対策を強化しました。
その結果、申請承認作業がスマホでもできるようになり、申請から承認まで1日で完了できるようになりました。過去の申請書の検索や閲覧も簡単にできるようになり業務効率も改善されました。またセキュリティ対策も大幅に強化されました。
株式会社ナンブ
株式会社ナンブは愛知県岡崎市に本社を構え、医薬品の販売や介護施設の運営などの、医療・介護・福祉の分野で事業を手掛けています。
この会社が抱えていた課題は、医療。介護・福祉の3つの事業で統合システムを構築することでした。そうすればいままで事業ごとでしか抱えていなかった顧客情報を共有することができます。
そこでグループウェアを導入することで会社全体で顧客情報の共有が可能になり、顧客サービスを向上させることができました。
5.グループウェアを試してみたい人におすすめなツール！ALL-IN
ここまでグループウェアについてみてきましたが、グループウェアを導入して業務改善ができるのかどうか判断するためには、とりあえず試してみるのが一番手っ取り早いです。
そこで無料でお試しできるおすすめツールをご紹介します。
ALL-IN
ALL-INがもたらす機能はグループウェアだけではありません。CRMやSFA、ERP、MA,会計システム、給与計算システムといった、今注目されている中小企業の経営に必要なシステムがすべて1つにまとまっています。
ALL-INさえあれば、あれこれといちいちシステムを導入したり試したりする必要はありません。無料トライアル可能なのでこの機会にお試しください。
まとめ
いかがでしたか？近年では経営に役立つシステムがIT技術が進むにつれて急激に増えてきた印象です。これらのシステムを活用するかしないかで企業の間にはどんどん差が生まれます。少しでも経営に役立つものがあれば導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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