省力化は「同じ成果を少ない努力で出す」ための活動です。省力化のためには、道具を磨くことが重要。古いスペックのPCやシステムを使っていると、業務の生産性が落ち、ライバル企業に差をつけられてしまう可能性があります。

前回は、省力化の定義とメリットについてご説明しました。

今回は、省力化していない会社に起こりがちな５つの問題をご紹介します。もし心当たりのある問題があれば、省力化できていないサインかも？

問題1 「パソコンの動作が遅すぎて、正直手作業の方が早い」

パソコンの動作が遅くてイライラする・・・。そんな愚痴が聞こえてきたら、あなたの会社は省力化に取り組むべきです。

パソコンのOSが古いと起こりがちなこの問題。あまりに古いOSを使っていると、起動に時間がかかりすぎて正直手作業の方が早いなんて事態も起こりえます。もしそれが会社から支給されたパソコンならば、社員のイライラはなおさらです。

もしスペックの低いパソコンを使い続けているなら、思い切って最新機種に一新してみましょう。

問題2「情報伝達にメモ用紙/LINEを使っている」

「ちょっとした連絡はメモ用紙で行っている」という会社がもしかしたらあるかもしれません。しかし、あなたが書き殴ったメモで連絡をするのはミスの元です。

また、社員とのコミュニケーションにLINEやFacebookのメッセンジャーを使っている会社は多いかと思います。しかし、上記のツールはプライベートと仕事が混同して生産性が落ちる上、重要な連絡がすぐに流れてしまうというデメリットがあります。

社内コミュニケーションツールを使えば、公私混同することもなくなります。重要な連絡をクリップボードに貼り付けることができる上、決まったタスクのリマインダーを飛ばすこともできます。

まだメモ用紙やLINEで情報伝達を行っていたら、社内コミュニケーションツールを導入し、コミュニケーションの生産性を高めるとよいでしょう。

問題3 「未だに手書き伝票を採用している」

伝票を手書きしてから会計ソフトに入力するという二度手間をかけている会社が多く存在します。「習慣だから辞められない」「何となく不安」など、手書き伝票を辞められない理由は様々あるかと思いますが、これは完全に無駄な作業です。

最近の会計ソフトは優秀なので、わざわざ手書き伝票を作成しなくてもクリック1つで、入力したデータを伝票形式で出力することができます。どうしても不安なら、伝票形式でプリントしたものをそのままプリントすればいいのです。

freeeやMFクラウド会計など、経理業務を自働化してくれるクラウド型会計ソフトが続々と登場しています。手間のかかる経理業務から省力化してみるのはいかがでしょうか。

問題4 「社員のスケジュールをホワイトボードで管理している」

オフィスの一番目立つところにホワイトボードを置き、社員の外出予定や会議など、スケジュールを「見える化」している・・・というのは昭和の日本企業でよく見られた光景ですね。まだホワイトボードでスケジュール管理しているようなら、ちょっと時代遅れかもしれません。

クラウド型のスケジュール管理ツールを使えば、全社員がどのデバイスからでもスケジュールをチェックすることができます。スケジュールに変更があれば、スマホからすぐに変更・スケジュールに反映させることができます。スケジュールにリマインダーをつければ、大事なアポイントをうっかり忘れてしまうということもなくなります。

スケジュール管理も、省力化でスマートに行いましょう。

問題5 「最新ツールを導入しようとしたら現場の抵抗にあった」

新しいシステムを社内に取り入れる時、現場の抵抗と経営者は戦わなければならない可能性があります。

これは現場が怠惰というわけではありません。なぜなら、現場は「これまで通り間違いなく業務を遂行する」ことの優先順位が高いため、乗り換えることで作業が止まってしまうというリスクを負いたくないからです。

しかし、ここで諦めては生産性は低いままになってしまいます。経営者は現場の理由を認めつつ、ときにはトップダウンで改革に踏み切る勇気が必要です。

経営者が考えねばならないことは、新しいシステムを導入することで

　乗り換えコスト　＜　将来のリターン

になっているか？ということです。もし、乗り換えコストより将来のリターンが大きい場合は、導入を決断しましょう。

まとめ　省力化進行度チェック

以上、省力化していない会社に起こりがちな問題を４つご紹介しました。

あなたの会社に当てはまる問題はありましたか？

最後に、あなたの会社がどれだけ省力化に取り組めているか評価するためのチェックポイントを5つご用意しました。あなたの会社の省力化進行度をチェックしてみてください。

　　　□社用PCのスペック／ソフトを見直していますか？

　　　□ライバル会社と自社との「生産性の差」を考えてみたことはありますか？

　　　□社内の道具を、定期的に見なおしていますか？

　　　□新しいシステムを導入する時「現場の抵抗」が起きる理由を理解していますか？

　　　□いい意味で現場の声を聞かず、システムを乗り換える覚悟はありますか？

いかがでしたか？上記5つのボックスに全てチェックができるよう、省力化活動に取り組んでいきましょう。