世の中には数多くのシステムが存在し、そのほとんどが優れた機能を持っています。

そんな、システムの魅力に惹かれ導入したものの、運用に失敗してしまった方は多いはず。優れた機能を使いこなすどころか、コストばかりかさんでしまう方は少なくなりません。なぜ、システム導入に失敗してしまったのか。

実は、システム導入には綿密な計画とスコープの見極めが必要です。適切なプロセスを経てシステムを導入すれば、失敗のリスクを減らせます。そこで、今回は「はじめてのシステム導入を成功させる秘訣」を解説します。これまで、システム導入に失敗し、後悔してきた方はぜひ参考にしてください。

システム導入の失敗例

システム導入の失敗例は複数存在しますが、大きく分けると下記の3つです。

• ・PDCAを回せなかった
• ・短絡的に導入しスコープを見誤った
• ・一度に広範囲のシステムを導入しメンバーが対応しきれなかった

システム導入において綿密な計画は必須です。上記のどれもがシステム導入前の検討が少ないことによって起こったトラブルといえるでしょう。それでは、各失敗例をみていきましょう。

失敗例① PDCAを回せなかった

業務効率化においてPDCAサイクルは重要です。システムを導入しただけではゴールとはいえません。導入後も、常にPDCAを回して業務効率化を図る必要があります。導入後にPDCAを回せなかった場合、失敗に終わる可能性が高いです。

失敗例② 短絡的に導入しスコープを見誤った

システム導入前のスコープの特定は何よりも重要です。対象となる部門や部署に必要なシステムの範囲を的確に見定めなければ、導入後に軌道修正できなくなるケースが考えられます。常に、未来を見据えたスコープを特定して、変化に対応できるシステムを導入しましょう。

失敗例③ 一度に広範囲のシステムを導入しメンバーが対応しきれなかった

システム導入においてスモールスタートは基本です。一度に広い範囲にシステムを導入した場合、個人の能力差や経験の有無によって、対応しきれないことがあります。まずは、小さい範囲からスタートして、徐々に範囲を広げていきましょう。

はじめてのシステム導入で必要な5つのこと

それでは、システム導入を失敗に終わらせないためにどうすればいいのか。ここでは、はじめてのシステム導入で必要な5つのことを解説します。これから導入を考えている方は、5つのポイントを参考にしてください。

ポイント① 経営視点で導入の目的を整理する

システム導入の最終的なゴールは業務効率化です。まずは、このゴールを阻む課題は何なのかを明確にし、システム導入によって解決できるか検討してください。

システム導入の目的が整理できていない状態だと、導入のプロセスでさまざまなトラブルに見舞われます。経営視点での目的を明確にした上で話し合いを行い、適切なシステムを導入しましょう。

ポイント② システム導入のスコープを見極める

システム導入を行う際、多くの方が自社の状況のみを考えたシステムを選びがちです。システム導入は、自社だけでなく外部取引先や顧客などにも影響が出てきます。

例えば、これまで紙で郵送したものを電子化する場合、その旨を伝える手間がかかりますよね。システム導入を行う場合は、社内外の含めた広範囲での影響地を考えて導入しなければいけません。必要によっては、導入後の影響を想定した仮説を立てたり、スコープの範囲を増やしたりして対応しましょう。

ポイント③ 現場の声を吸い上げ優先順位を付ける

システム導入の目的は業務効率化です。実際に現場で起きている課題に即したシステムの導入が必要となります。まずは、現場の声を形にしてどのようなシステムが必要か確認してください。

ただし、現場の曖昧な意見を参考にしすぎてしまうと、多方面に影響が出る可能性があります。経営視点、そして現場の声のバランスが取れるキーマンがいるとシステム導入はスムーズに進みます。プロジェクトマネージャーなどの経験がある方を積極的に担当者に配置し、バランスをとってください。

ポイント④ スモールスタートが大事

システム導入を行う際には、一定のコストが発生します。特に、現場に合わせたカスタマイズを行なっている場合は、大きなコストの発生も想定されるでしょう。その際に、なんとなくシステムを導入してしまうと、導入後に大きなリスクに見舞われます。

まずは、スモールスタートを意識して、少しづつPDCAを回していきましょう。このプロセスを経て最適化を図ることが重要です。

ポイント⑤ 誰でも使いこなせるシステムを使うこと

【優れたUIの条件】

• ・画面が見やすいわかりやすい
• ・ぱっと見で何がどこにあるかわかる
• ・デバイス間のデザインに統一性がある

経営視点でシステムを導入しても、実際に利用するのは現場です。この際に意識するべき点は現場が使いやすいシステムであること。特に、システムのUIは日常的に使う上で大切な要素となります。上記の3点に気をつけて導入すれば、システム導入後の失敗を減らせます。

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ここまで、はじめてシステム導入する際に必要なことを紹介しました。もし、これからはじめてシステムを導入するなら、どんなシステムがいいのか。中小企業経営者におすすめしたいシステムは、「クラウド経営システム」です。

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まとめ

はじめてのシステム導入を成功させる秘訣を解説しました。

多くの企業がシステム導入を軽視し、簡単に導入しがちです。その結果、システム導入は失敗し、多くの時間とコストを失ってしまいます。基本的にシステム導入には、綿密な計画とスコープの見極めが重要です。この点を無視してシステム導入を行えば、失敗する可能性が高まります。

そんなときは、今回解説したはじめてのシステム導入を成功させる秘訣を参考にしてください。また、はじめてシステムを導入する方は弊社のALL-INも検討するといいでしょう。