在庫管理システムを導入すべき3つの理由

2017年5月24日

製造業の皆さんにとって、在庫の最適化は経営課題のひとつではないでしょうか。

市場の要求に即座に対応するためには、在庫を抱えておく必要があります。一方、在庫を抱えすぎると財務状況を悪化させることになるため「適切な量の在庫」を維持する必要があります。そのためには、在庫に関する鮮度の高い情報を簡単に入手できることが不可欠です。

しかし、在庫の種類は多岐に渡る上、その情報は日々変化していくため、手作業で在庫を管理している状況においては、簡単にできることではありません。そこで活躍するのが「在庫管理システム」です。「在庫管理システム」を導入することで実現できることをご紹介します。

このページの目次 []

1. 鮮度の高い情報をいつでも入手できること
2. 棚卸作業の効率化
3. より精度の高い在庫量の導出
4. おわりに
5. ALL-IN

鮮度の高い情報をいつでも入手できること

在庫に関する情報は、購買部門が原材料を仕入れたら、その仕入の情報をもとに在庫情報を書き換え、また、製造部門からの依頼により原材料を出荷したら、また在庫の情報を書き換えます。つまり在庫の情報は、複数の事象をきっかけとして、日々刻々と変化していきます。

しかし、在庫管理システムが導入されていない場合、このような情報の書き換えは納品書や出荷伝票をもとに手作業で行われます。

また、原材料の種類が少なければ、在庫が動いた都度、情報を書き換えることも難しくありません。動きの少ない在庫であれば1週間に数回書き換えれば十分でしょう。しかし、何百種類の原材料を持っているような場合は、1日のうちに何度も在庫情報を書き換える必要があるため、手間と労力が必要になります。

そのため、手作業で在庫情報を管理している企業においては、週に1度などある程度まとめて在庫情報を書き換えるような運用になっているのが現状と考えられます。

「今、〇〇に関する最新の在庫情報を知りたい」と言っても、在庫情報をアップデートした直後であれば、鮮度の高い情報をすぐに入手することができますが、そうではない限り、すぐに入手できる情報は過去の情報になってしまいます。

無駄なく、かつ欠品が発生しない在庫量を維持するためには、最新の情報を把握しておく必要がありますが、すぐに入手できる情報が過去の情報では、最適な在庫量を維持することが難しくなります。

しっかりと設計された在庫管理システムは、原材料の仕入れから出荷までを一連の流れと捉え構築されています。そのため、原材料の仕入れ先に提出した注文書の情報や納品手続きの情報、製造部門への出荷伝票の内容をもとに自動的に在庫情報を書き換えてくれます。つまり業務の中で発生する情報をもとに、自動で在庫の情報を最新化してくれるのです。

在庫管理システムを導入することで、最新の在庫情報を、手間をかけることなく作成し、手に入れることができるのです。

棚卸作業の効率化

以前は上期、下期の年に2度の決算が主流でしたが、最近は四半期ベースの決算が主流になっています。

在庫を持っている企業にとっては、少なくともこの決算のタイミングで自社の在庫や原材料の棚卸作業が発生します。

自社で保有している在庫や原材料のすべてが対象になるため、棚卸作業は膨大な作業量になることでしょう。しかもその在庫の情報が決算に影響を与えるため、間違えるわけにはいきません。そのため、本業を停止したり、休日出勤をして、多くの人手を割いて棚卸作業をしている企業もあります。このように棚卸作業というのは、企業にとって非常に大きな負担となっています。

しかし、在庫管理システムを導入していれば、上述の通り、鮮度の高い情報が即座に入手できます。これまでのように本業を停止したり、多くの人員を集めた人海戦術の棚卸作業は不要になるのです。

しかも、在庫情報は、仕入れ先への注文書や製造部門への出荷伝票の情報をもとに作成されるため、より間違いは発生しにくくなります。

効率的で、かつ正確な棚卸作業を実現させるためにも在庫管理システムは有効なのです。

より精度の高い在庫量の導出

冒頭でも申し上げましたように、在庫の最適化は企業において重要な課題のひとつです。中小企業の中には、これまで培ってきた勘や経験に基づいて経営者自ら在庫の最適値を導いているところも少なくありません。

昨今は、企業の拡大に向け、取扱商品を拡大したり、新しい市場に参入する中小企業が増えてきています。取扱商品を拡大すると、自社で抱えている原材料の種類も自ずと増加していきます。しかし、そのすべての原材料の在庫の最適値を勘と経験で導き出すのは、かなり厳しいものとなるでしょう。

また新しい市場では、これまで培ってきた勘と経験が役に立つとは限りません。

仮に勘と経験で在庫量の最適値を導き出したとしても、精度は低くなることが考えられます。次の世代も安定的に在庫の最適化を維持できるよう、データに基づく在庫予測を行うことをお勧めします。

在庫量の最適値を導くためには、市場の需要予測が必要になります。もちろんマーケティング会社や調査会社でもマーケティング分析情報を提供していますが、やはり自社商品の需要予測は、自社の販売データや顧客情報などが最も有効と考えます。

残念ながら、多くの企業では、販売や売上データは経理部門で、顧客情報は営業部門で管理しているのではないでしょうか。つまり、在庫量の最適値を導き出す部門には販売データや顧客情報は共有されていません。

しかし、これらの情報は、需要予測を立て、その予測値に見合った在庫量を導き出すためにも大変有効な情報です。在庫管理システムのなかには、在庫情報を管理するだけではなく、経理部門が持っている販売データや、営業部門が持っている顧客データを取り込みながら、在庫量の最適値を導きだしてくれる分析、シミュレーション機能を有しているものもあります。

より精度の高い最適な在庫量の導出のためにも、在庫管理システムは有効です。

おわりに

在庫管理は、企業にとって重要な業務である一方、エクセルなどを使って手作業で管理している企業は少なくありません。しかし、種類が多様で、かつ動きの多い在庫を手作業で管理するのは、手間もかかる上、間違いも発生しやすいです。

より効率的で、レベルの高い在庫管理を実現させるためにも在庫管理システムを導入されることをお勧めします。

最近は「在庫量」に影響を与える製造や仕入、販売といって業務システムと一体的に構築された在庫管理システムが登場しており、在庫管理だけでなく、御社全体を効率化し、かつ高品質な業務になるよう設計されています。

システム選定の際には、在庫管理だけでなく、御社の業務全体の最適化を実現するシステムかどうか、よく吟味して選ばれることが望まれます。

ALL-IN

弊社が開発・提供する、「ALL-IN」は中小企業に特化した”トータル業務マネジメントシステム”です。「ALL-IN」には、ERPシステムはもちろん含まれており、その他にもSFA（営業支援）システム、CRM（顧客管理）システム、BIツール、タスク管理機能など、中小企業の経営に必要な業務システムが全て一つに詰まっております。在庫管理システムも機能に含めれております。中小企業に特化し無駄な機能を排除し、クラウドシステムを採用しているためコストはとても低くなっております。

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