仕入管理システムを導入すべき5つの理由

2017年5月17日

このページの目次 []

1. はじめに
2. １．情報共有のしやすさ
3. ２．無駄な仕入の削減
4. ３．仕入単価の低減
5. ４．業務の効率化
6. ５．人為的ミスの削減
7. おわりに

はじめに

製造業にとっては、いかに良いものを作り提供していくかということが企業使命になりますが、しかしそれを下支えする財務状況を健全に保っていくことも重要な任務になります。

製造業における財務状況悪化の原因の一つに「過剰在庫」があります。

市場の要求に対して迅速に対応すべく、いつでも供給できるよう、多めに在庫を抱えている企業も少なくないでしょう。また仕入価格を下げるために、要るか要らないかに関係なく、一度に大量に仕入れることもあるでしょう。

しかしこのようなことが度重なると「過剰在庫」となり、財務状況を悪化させてしまいます。

過剰在庫にならないためには、適時、適量の仕入を実現しようと、これまでの経験を活かし、創意工夫されているのではないでしょうか。

そのような皆さんの日々のご苦労を軽くする方法のひとつとして「仕入管理システム」があります。

この記事では「仕入管理システム」のメリットについてご紹介します。

１．情報共有のしやすさ

製品を製造している部門ごとに、仕入や在庫の情報を持っている企業が少なくありません。

しかも、原材料の在庫情報は製造部門が、仕入の情報は購買部門がなど、情報ごとに管理している部門が異なることもあります。

例えば、製品Aに関する原材料の在庫情報は製品Aの製造部門が、製品Bに関する原材料の仕入に関する情報は製品Bの購買部門が管理しているという感じです。

仮に、製品Aの来週の在庫情報について、製品Bの購買部門が知りたいとなった場合、製品Aの製造部門に問い合わせることになりますが、製品Aの製造部門も、最新の仕入情報を把握できていないので、「来週の」となると、製品Aの購買部門に対して、来週の入荷予定を確認し、製品Bの購買部門に回答しなくてはなりません。

一つの情報が知りたいだけですが、非常に煩雑な手続を踏む必要があります。そのため、鮮度の高い情報を入手することが難しくなるでしょう。

しかし、仕入管理システムを導入し、全社でこのシステムを使うようにすれば、自部門以外が担当している在庫情報も仕入情報も、自分が知りたいと思ったときに簡単に確認することができます。

逆に、誰でも確認できるようになるので、わざわざ他部門に回答したり、上司に報告したりする必要もなく、情報共有が格段に楽になります。

２．無駄な仕入の削減

上述したように、全社的な仕入管理システムを導入していないと、自部門以外の情報を知るには、手間と時間が必要になります。そのため、他部門の情報を確認することを避けるようになります。

A部門が在庫として原材料を抱えていたとしても、その存在をB部門は知らなかったために、B部門は新たに仕入れてしまった、ということが起こりえます。これこそ過剰在庫の第一歩です。

他部門が抱えている情報を即座に、苦労することなく知ることができれば、仕入れる前に在庫の情報を確認するようになるでしょう。自社内に在庫があれば、追加で在庫を購入することはなく、過剰在庫にならずに済みます。

つまり、仕入管理システムで情報共有を容易にしておくことが、無駄な仕入の削減につながるのです。

３．仕入単価の低減

一般的に、大量に仕入れた方が単価は安くなります。そのため、1度に大量の仕入を行いますが、必ずしも大量に必要というわけではありません。つまり仕入単価を抑えるために、必要以上に大量に仕入れているということです。

しかし、1部門では「過剰」であっても、複数部門で使う物であれば過剰にならず、適量になるかもしれません。

そのためには、他部門が仕入れている物や仕入れ先、仕入のタイミング等を皆で共有することが重要になります。

しかし、全ての仕入商品について、仕入れる都度、会議をして情報共有していては非効率です。

そこで活躍するのが仕入管理システムです。

各部門で何を、どこから仕入れているのかを登録し、あわせて在庫の状況や次の仕入予定を週力しておけば、同じ物を購入しようとしている他部門がそれを見て、一緒に発注できるようになります。仕入単価を抑えるために無理矢理大量発注をすることもなくなります。

４．業務の効率化

仕入管理システムを導入していない企業では、原材料を仕入れる際は、注文書をまず作成し、発注をおこないます。その後、何を、いつ、どの程度注文したかを管理するために、仕入情報を管理する帳簿やスプレッドシートなどに注文情報を手作業で入力していることでしょう。

また仕入れた物が入荷されたら、手作業で仕入情報の管理帳簿から情報を削除し、入荷されたものの情報を在庫情報として在庫情報を管理している帳簿に記録したり、もしくは在庫を管理している部門に情報連携したりしているのではないでしょうか。このように1件の注文で手作業が幾度となく発生します。

また高額な注文になると、その注文が適当か、また注文したものが間違いなく届いているか、など、担当者だけでなく、上長も注文や入荷に立ち会ったり、検閲したりと、担当者だけでなく、上長の手も煩わせているのです。

一般的に仕入管理システムでは、仕入に必要な情報を仕入管理システムに一度入力すると、その入力された情報をもとに注文書を自動で作成し、仕入情報として管理されます。また入荷されたということ入力（チェック）すると、入荷されたものの情報（＝仕入情報）が、そのまま在庫管理システムに反映されるので、在庫の情報を、もう一度作ったり、入荷待ちの情報を消し込んだりする必要がなくなります。

つまり、何度も手入力したり、目視で確認したり、他部署に情報を連携する必要がなくなります。このように、仕入管理システムは業務の効率化に大いに貢献してくれます。

５．人為的ミスの削減

上述の通り、仕入管理システムが導入されていないと、発注業務や情報の管理を人の手に頼って行います。人の手に頼って業務を進めるということは、非効率というだけでなく、ミスの発生を誘発します。

人が行うことは、いくら慎重にやっても、いくら経験を積もうとも、そしてチェック体制を敷こうとも、ミスは必ず発生します。

また、手作業が何回も行われるということは、それだけミスを誘発する原因が増えるので、人手が介入するやり方は、極力避けることが望ましいです。

また、ミスが発生すると、その修正や取引先への謝罪など、手間がかかることが大量に発生します。ミスの修正は本来必要のない仕事に多大な労働力を投入するのは非効率以外の何物でもありません。

しかし仕入管理システムでは、ひとたび必要な情報を入力すれば、その入力された情報を、業務を進めるための情報として、また管理をするための情報として活用できるので、何度も手入力する必要がなくなります。

さらにミスを減らすためには、発注する情報も自動で入力し、手入力を1度も発生させないことです。在庫量が一定の量まで減ったら、自動的に発注するようにすれば、人手で情報を作成する必要がなくなり、ミスを誘発するポイントを削減することができます。そのためには、在庫管理にかかるシステムと、仕入にかかるシステムを連携させておく必要があります。

おわりに

上記のように、仕入管理システムを導入することで、製造業の皆さんが日夜苦労されていることが簡単にできるようになります。

しかし、効率的で正確に、かつ簡単にできるようにするためには、仕入業務だけでなく、在庫管理や製造業務、販売業務など、仕入が関わる業務全体を一元的に管理できるようなシステムが必要になります。

仕入管理のシステム化を検討される際は、「業務全体の最適化」を意識して、システム選定されることをお勧めします。

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例えば、在庫管理システム内で、商品を商品名やその色や形で検索できる仕様になっており、在庫を切らすことなく、商品を仕入れる手助けとなります。