【中小企業経営者必見】「販売管理システム」を導入すべき3つの理由

2017年4月26日

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1. 縦割り組織が販売業務の足を引っ張っている
2. １．顧客満足度の向上
3. ２．情報共有による業務効率化
4. ３．ヒューマンエラーによる業務効率低下の防止
5. 自社の販売形態に合ったシステムを選ぶことが重要

縦割り組織が販売業務の足を引っ張っている

商品、サービスを販売(提供)している企業であれば、その状況について何かしら管理されていることでしょう。

ここで販売にかかる大まかな流れを整理してみます。

1.お客様からの引き合い

2.提案書作成、提示

3.見積り作成、提示

4.契約（注文）

5.配送

6.納品

7.代金請求

8.代金回収

上述の通り、お客様からの提案依頼や引き合いが発生してから、商品を納め、代金を頂くまで、一連の流れです。

しかし、企業側で担当する部門は複数部門に分かれているのではないでしょうか。

例えば、「1.お客様からの引き合い」から「4.契約（注文）」までは営業部門が、「5.配送」から「6.納品」までを物流部門が、「7.代金請求」から「8.代金回収」までを経理部門が担当していませんか。

本来一連の流れであるにも関わらず、部門を越えた段階で流れが分断します。流れが分断されると、それまでの工程で得た情報を「引き継ぐ」という業務が発生します。これが業務効率を下げる原因となることがあります。

縦割り組織は企業体質なので、一朝一夕で変えられるものではなく、この分断を解消するのは難しい問題と思われがちです。

しかし、販売管理システムを導入することで、企業体質の改善を待たずして、分断による弊害を解決することができます。販売管理システムが、組織の分断による弊害をどのように解決するか、3つの視点でご紹介していきます。

１．顧客満足度の向上

店頭販売のような商品提供方法でなければ、お客様が「欲しい！」と思われてから、お客様がお金を払って商品を手に入れるまで、それなりの日数がかかります。

それなりに日数がかかると、お客様から現状の問い合わせが入ったり、納品予定日をお客様に伝える場面が発生します。しかし組織が分断されていると、自分の手から案件が離れた（後続の部門に引き継いだ）途端に、その案件に関わる情報を簡単には確認できなくなります。そのため、お客様から進捗を確認されると、色々な部門に問い合わせをし、情報を収集しなくてはならないため、お客様への回答に時間を要してしまいます。

お客様にとって、社内で部署が分断されていることなど関係ないため、問い合わせたらすぐに回答してもらえるものと思っています。しかし、お客様への回答までに時間がかかると、お客様はイライラするだけでなく、後回しにされたのではないかと不信感を抱いたり、本当に注文できているのかと不安になったり、顧客満足度の低下につながります。

競合他社が、情報連携の仕組みを構築し、顧客からの問い合わせに対して即座に回答できているとしたら、顧客を取られる一因ともなりえます。

部門間の情報連携を可能にするために、販売管理システムは効果的です。

販売管理システムを導入することで、販売業務に携わる全部門が同じシステム、同じ情報を使えるようになります。そのため、他部門が持っている情報の閲覧や、案件ごとの進捗の確認も簡単にスピーディーにできるようになり、お客様からの問い合わせに対しても誰でも即座に回答することができます。

お客様の期待に応えるためにも販売管理システムは非常に有効なツールです。

２．情報共有による業務効率化

それぞれの部門の業務で必要になる情報は、それぞれの部門で一から作成していませんか？

上述の通り、販売業務は一連の流れなので、それぞれの業務で必要な情報は、前の工程で作成されているものがほとんどです。

ですが、部門が分かれると、前工程で作成された情報は活用されず、業務を受け取った部門が改めて情報を作成ケースが少なくありません。例えば、営業部門が注文書作成のために入力した顧客氏名や住所の情報は、そのまま配送伝票を作成する際にも使えるはずですが、物流部門で改めて顧客の名前と住所を入力して配送伝票を作っていたりするものです。

これは完全な「二度手間」であり、無駄な作業です。

二度手間の大きな原因として、各部門で部分最適化されたシステムを使っていることが考えられます。

それぞれの部門では、それぞれの部門の業務をやりやすくするためのシステムを使っています。しかも各システム間で連携ができないため、前工程で作成した情報をかつようできず、それぞれの部門で一から情報を作成しているのです。販売業務を一連の流れとして捉えずにシステムを作ってしまったので、連携ができていないのは当然です。

しかし、販売業務を一連の流れとして捉えて作られた販売管理システムは、販売業務に関わる全ての部門が使えるシステムになっています。つまり販売業務に携わる部門全てでひとつのシステムを使い、業務を進められるのです。

ひとつのシステムを使うので、当然のことながら、前工程で使った情報は、そのまま後工程に引き継がれるため、改めて情報を作成する必要はなくなり、二度手間を防ぐことができます。

また、前工程で持っている情報を閲覧できるようにすれば、情報確認のための問い合わせも必要なくなり、さらに業務を効率化することができます。

３．ヒューマンエラーによる業務効率低下の防止

データの手入力はミスを誘発させます。手入力の頻度が多いということは、それだけミスの発生が高まるということです。

ミスを発生させると、まず間違った取引の取り消し手続きを行い、その上でもう一度新たに正しい取引の手続きをします。ミスの修正は何も価値を生まないにも関わらず、膨大な手間がかかります。これほど無駄な作業はありません。

またこのような無駄を避けるべく、ミスを発生させないよう二重、三重のチェックを行っている場合もあります。三重チェックとなると入力した人以外にチェック要員として2人確保しなくてはならず、中小企業においては簡単なことではないはずです。

また、ミスの内容によっては大切なお客様に迷惑をかけることになり、顧客満足度の低下にもつながるでしょう。

販売管理システムでは、一旦正しい情報を作成すれば、その情報を部門を越えて、ずっと使い続けることができます。手入力の頻度が減ることで、ミスの発生を抑制することができます。

業務効率化のためにも、顧客満足度向上のためにも、販売管理システムを使い、ミスを発生させない業務設計とすることは非常に重要なことなのです。

自社の販売形態に合ったシステムを選ぶことが重要

多くの企業が販売業務にかかるシステムを導入しています。ですがそのシステムの多くは各部門内に閉じたシステムになっています。

各部門で閉じたシステムは、先述の通り、各部門の業務が進めやすくはなっているものの、販売業務全体で見た時には、見過ごせない問題が多数存在します。

また各部門でシステムを持っているということは、メンテナンスコストが、システムの数だけかかっていることになり、コスト面でも無駄があるように思われます。

ぜひこの機会に、皆様の会社にとっての「販売業務のあるべき姿」を明らかにし、そのあるべき姿を実現するための最適なシステムがどういうものか、検討してみてください。そして皆様が今お使いのシステムが、そのあるべき姿を支えるシステムになっているのか、今一度ご確認されることをお勧めいたします。

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