皆さんは仕入業務で困っていませんか？仕入伝票の登録や修正、発注漏れや計上漏れの確認、納品書の確認と、仕入れ業務はとても負担が重いです。そこで便利なのが仕入管理システムです。仕入管理システムがあればミスを防ぎ、無駄な発注を無くし資金コスト削減など、仕入れ業務が大きく改善されます。今回は仕入管理システムについてわかりやすく解説します。
1.まず仕入管理システムとはなにか？
小売業や製造業では販売や製造をするために、商品や原材料、部品などを仕入れなければなりません。
仕入管理システムは仕入先から商品が届いたものを発注データと照らし合わせ、検品や商品の仕訳入力などの、仕入確定処理を行ってくれるシステムのことです。
2.仕入管理システムが注目される理由
仕入管理システムを導入すれば今までアナログ式に管理していた仕入れ業務もデータ管理することができ、大幅に業務の効率化が望めます。
特に近年ITのテクノロージーが進んだことでクラウドタイプの仕入管理システムが登場しました。これはインターネット環境さえあればスマホなどで簡単にシステムにアクセスができます。
これらは仕入業務の観点からみるとかなりの利便性があります。仕入拠点や発注拠点、入庫拠点など企業が大きくなればなるほど海外に拠点があったり、地方にあったりとバラツキが生まれ、仕入情報をつかむことは困難になります。
しかしクラウド型の仕入管理システムがあれば仕入情報を一気に集約ができ、業務コストを削減できるのです。こういった利便性が、仕入管理システムを注目させる要因なのです。
3.仕入管理システムにはどんなメリットとデメリットがあるか？
仕入管理システムを理解し導入検討をする上でも大事な、メリットとデメリットを見ていきましょう。
メリット
仕入管理システムを導入するメリットは次の3つです。
作業負担とコストの軽減
仕入情報がデータ化され情報を共有し、簡単にどこでも情報を閲覧可能になったことで、今まで行われていた従来の方法である各部門間の情報の確認作業や、バラバラな仕入拠点での情報のやりとりといった手間のかかる作業負担を軽減することができます。
人為的ミスの軽減
大量の数の原材料や商品を発注し仕入をしていると、発注数の間違いや、仕入の記入ミスといった人為的なミスが起こることも珍しくありませんでした。しかし仕入管理システムにより情報の入力作業も軽減され、業務的ミスを削減することにつながります。
無駄な発注商品を削減
従来の仕入管理の方法では発注や仕入れの情報共有がうまく機能していないため、どうしても商品を多く注文してしまっていたり、在庫がまだあるにも関わらず、原材料の大量発注を行っていたりと、とにかく無駄が多くなりがちでした。
しかし仕入管理システムを導入すれば仕入情報をデータ分析し最適な商品の数を発注、仕入れすることが可能になります。これらは資金効率アップに貢献できます。
在庫数を把握
仕入管理がうまくいって機能していない企業の問題が、自分の会社がいくつ、どの商品を発注、仕入れしたか把握していないことでした。
その結果在庫に多くの品目が売れずに眠ったままになり、それでも仕入れや発注を繰り替えすため、使われない商品が大量に在庫に眠ったままになることも珍しくありませんでした。
仕入管理システムで最適な仕入ができることで在庫での無駄な商品もへり、商品コストの無駄を省くことができます。
デメリット
デメリットは次の1つです。
高額なコスト面
仕入管理に関すると特に思い当たるデメリットはありませんがコスト面では不安なものがあります。
近年では安価な仕入管理システムも存在していますし、無償で使えるフリーソフトもあります。しかし使い勝手でいうと導入しても「自社に本当に合うのか？」という不安点がぬぐいきれません。
そこで中小企業向けにオーダーメイドしてもらうと、かなりの高額になります。どの管理システムにも当てはまりますが、導入する前にはよく検討した方が良いのは確かです。
4.仕入管理システムにも2種類ある
仕入管理システムには、先述したクラウド型の他にオンプレミス型があります。
クラウド型
クラウド型は先ほどのメリットでも述べたように、インターネットにつなげる環境であればいつでもどこでもサービスを使うことができます。
クラウド型の特徴はそのインターネットを使うことで得られる利便性です。アップデートなどもインターネットがあればどこでも可能ですし、ソフトをわざわざ買う必要もありません。初期投資も少なくて済むことも人気の理由になっています。
オンプレミス型
オンプレミス型はソフトウェアを購入し、会社のサーバーに直接インストールするタイプのことです。クラウド型と違いインターネットを必要としません。
しかしその分セキュリティ面ではかなり安全性が高くなります。初期投資は高くなりますが、継続費用は要らないという特徴もあります。会社のセキュリティ面を重視するのであればオンプレミス型が良いかもしれません。
5.仕入管理システムを試したくなったらALL-INがオススメ！
ここまで仕入管理システムについて見てきましたが理解は深まりましたでしょうか？仕入管理システムについて一番理解する方法は実際に使ってみることです。
いま仕入管理システムなどは簡単に無料で使えるソフトなどが多く出回っています。しかしどうせ使うならしっかりとサポートを受けられる中小企業向けのツールが良いですよね？
そこでおすすめなのがALL-INです。
ALL-IN
ALL-INは中小企業に必要な経営システムを1つに凝縮したツールになっています。仕入管理システムをはじめ、CRM、MA、SFA、販売管理システムなどの経営システムがこのツール1つを導入するだけで使うことができます。
一般的に中小企業が経営システムをバラバラに集めると月50万円の費用が掛かります。しかしALL-INは値段も38,000円～と、圧倒的に安価です。いまなら無料でトライアルができますので仕入管理システムを試して見られてはいかがでしょうか？
ALL INでは、システム内で、商品を商品名やその色や形で検索できる仕様になっており、在庫を切らすことなく、商品を仕入れる手助けとなります。
まとめ
仕入業務は労力を必要とし、複雑かつ無駄が生まれやすい業務です。とくに在庫がどれだけあるかが把握できていないまま、無駄な発注や仕入れを行い、資金効率の悪い経営をしている企業が多いように感じました。こういった業務を改善していくことで将来的には他企業の大きな差になっていきます。思い当たる方はシステム導入などの対策を打つことをおすすめいたします。
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