経営者にとって時間は大切な資源の１つですよね。特に忙しい時期や重要な時期は、１分１秒たりとも無駄にしたくないもの。今回はそんな経営者のタイムマネジメントをより効率的にバックアップしてくれるツールを紹介します。

・そもそも、タイムマネジメントの「基本」とは？

タイムマネジメントの基本は、To Doリストを作ることです。こんな当たり前のこと、誰でもやっていると思うかもしれません。しかしこのTO DOリストの使い方がポイントなのです。以下で〜つのポイントを紹介します。

①やるべきことをどんどん書き出す

重要度や期限、自分がやるべきかどうかなどは考えず、とりあえず今やらなくてはならないことを洗い出しましょう。すでに決まっているミーティングや出張の予定はもちろん、must ではないけどshould、やらなくてはいけないわけではないけどやるべき、ということも思い余すことなく書き出しましょう。

②優先順位をつける

この作業がかなり大事なステップです。
①で書き出したものに、次は順位をつけます。その際のポイントは「緊急性」と「重要性」です。自分以外に代わりがいなくて自身でやらなくてはならない仕事で、かつ期限が迫っているものほど、優先順位が高いと言えるでしょう。他にも関わっている人数が多いものや動く資金が大きいものほど、重要度も高いと言えます。そのように考えていくと、経営者の自分自身がやらなくてもいい仕事がたくさんあることに気づくと思います。

③タスクを割り振る

②のステップで、たくさんのやらなくてはならないタスクに優先順位をつけたら、そのやらなくてもいいタスクを誰に、どれくらい、いつまでに頼むのか、を考えましょう。社員や秘書に頼むにしても、仕事に関するタスクである以上はある程度の引き継ぎややり方を教える必要があります。また社員にはその人なりのTO DOリストやスケジュールがありますから、期限に余裕を持たせて、負担にならないようにタスクを委託するのが経営者の愛とも言えます。この「タスクを割り振る」ステップは、時間を割く価値のあるステップなのです。

④実行する

この際のポイントは、やるべきことに着目するのではなく、「やらなくてもいいこと」を判断して切り捨てることです。TO DOリストを作っている時点でやらなきゃいけないことをリストアップしているのですが、その中でも緊急性の低いタスクや、経営者の自分がわざわざ時間を割く必要がないもの、代わりが効くものは、どんどん切り捨てましょう。

今日からアプリなど使わずにタイムマネジメントをより正確にするコツは、以上の通りです。忙しいと優先順位をつけるひまさえもなかったり、人に頼むよりも自分でやる方が速いと思って自身でなんでもタスクをこなしてしまいがちですが、一旦冷静になって有効な時間の使い方をしていきましょう。

ここからは、統計を取ったり分析するのが好き、そこから効率的なやり方を見いだすのが好きな人にオススメの、２つのアプリです。

・a TimeLogger

これは、日々の活動時間を計測・記録して、見える化してくれるアプリです。食事や移動、ルーティーンワークなど1日の活動時間に記録を続けることで、日・週・月ごとに行動の統計を取ってくれます。自分では気づかない時間の無駄遣いを客観的に指摘してくれるので、忙しい経営者には嬉しいアプリです。

グラフなどの表や図で行動を見える化し、時間の使い方を分析してくれるため、何に時間をかけすぎているのか、どこをもっと省力できるのかが一目でわかります。

使い方は、作業開始と終わりに記録をつけるだけです。もし忘れても、後から修正することができます。

時間の使い方にとことんこだわりたい経営者や統計を取って分析するのが好きな経営者にはオススメのアプリです。

・MyStats

こちらも毎日の活動を記録・分析してくれる、自己管理アプリです。MyStatsの特徴は、仕事に限らずプライベートや、仕事とは別に実現したい目標をも応援してくれる、幅広く記録・管理してくれるアプリなのです。

例えば仕事関連だと営業成績や会社の財務のこと、プライベートだと日々の運動や体重の記録もできるので、このアプリ１つあればビジネスもプライベートもきっちり管理できます。

・WillDo

こちらは上記２つのアプリ同様、日々の時間の記録から統計を取ってくれるだけでなく、さらに使用者の普段の行動様式を把握して、「アドバイス」をしてくれるアプリです。
使い方はスケジュールやタスクを日々入力していくだけです。そうして一定期間アプリを使い続けると、ユーザーの行動をアプリが予想し、未来を予測してくれます。長く使うほど、データが溜まって正確な予想が可能になり、自分では気づかなかった行動の癖やより効率的に時間を使える方法が見つけられるかもしれません。

アドバイスまではアプリに求めていないにしても、自分では気づかなかった特性を見つけてくれる点では、自分のデータを取って客観的に見てくれる存在として、かなり役立ってくれるツールなのではないでしょうか。社員さんに指摘される前に行動指針を見直せることもあるかもしれません。

まとめ

タイムマネジメントを徹底して得られるものは、さらに時間を得られることです。時間を管理することが目的になってしまって、そこにこだわりすぎたりストレスを感じてしまうのは本末転倒です。しかし、もっと時間を有効活用できたらより生産性の高い仕事ができるのに、あと少しでいいからこういう時間があったらいいのに、という思いを叶えてくれるツールが、時間管理のシステムです。経営者にとって貴重な資源である時間を無駄にしないためにも、タイムマネジメントを手伝ってくれるツールを活用するのはいかがでしょうか。