「ERP」は「Enterprise Resources Planning」の略であり、つまりは企業で持っている財産の最適配分を実現してくれるシステムと言えます。ここでいう「財産」とは、金銭的なものだけではなく、「人」や「もの」も含まれます。そのため、ERPでは企業経営や業務に必要なシステムが一つのシステムとしてパッケージングされているものがほとんどです。
かつてのERPは高額で構築が難しい、ある意味、大企業向けのシステムでした。しかし昨今のERPは、導入のハードルが高いものばかりではありません。中小企業や、人的、経済的にコストをかけたくない企業にとっても導入しやすいERPも数多く登場しています。
ERPを導入されていない企業においても、業務を行うにあたって必要なシステムは入れていると思います。その場合、各業務部門が主体となって検討し、システムを導入しているでしょう。
では、各部門それぞれで使うシステムを選定、導入している場合と、ERPとでは何が異なるのでしょうか。以降では、ERPを導入していない場合と導入した場合の違いから、ERP導入のメリットをご紹介していきます。以下の記事もERP導入のメリットに関する記事ですので、合わせてご参照ください。
メリット１：生産性の向上
企業の財産のひとつである「人」に関する活用についてです。「人」の有効活用、それは生産性の向上と言えるでしょう。
企業の生産性を落とす原因のひとつに、人材の流動化がうまくできていないことが挙げられます。多くの企業で人材を動かすのは、4月や9月など、決まったタイミングになると思いますが、しかし4月や9月に予想した通りの繁閑状況になるとは限りません。
例えば、A部門では人手が足りず仕事が滞りがちになっている一方で、B部門では人員に余剰感があるというケースが起こります。各部門の稼働状況を客観的な情報で理解できれば、繁忙なときはB部門の人員をA部門に融通するということが可能になりますが、稼働状況がわからなければ、社内に稼働率が高くない人員がいるにも関わらず、A部門は外から人員を調達することになります。
多くのERPでは人事システムもパッケージングされています。人事システムで保有している情報から部門ごと、従業員ごとの稼働状況に関する情報を作成し、必要な範囲を公開しておくことで、他部門や他者の稼働状況がわかるようになり、生産性を高めることができます。
稼働状況に加え、従業員個々人の保有スキルや得意分野、過去の経験などを開示することで、スキルのミスマッチに起因する生産性の低下を避けることもできます。
メリット２：資産の効率化
前項では「人」についてご説明致しましたが、ここでは「もの」についてご説明します。各部門で持っている資産とそれに関する情報をERPで管理することで、他の部門が何かを買ったり、入手したりする前に自社にないかを確認することができます。この確認ができれば、無駄な購入がなくなります。
「情報（データ）」においても同様のことが言えます。同じようなデータを部署ごとに作成、管理するということは、効率が悪く、無駄な時間と言えるでしょう。
より具体的な例を挙げます。「売上」に関する情報は、複数の部門でそれぞれ情報を作り、管理しています。営業部門では自部門の業績管理のために、経理部門では代金回収や決算書作成のために、生産部門では在庫調達の判断や生産管理のために売上情報を管理しています。部門ごと、それぞれ利用目的は異なりますが、必要となるデータは同じ「売上」という情報です。作成、管理しているデータが重複し、無駄となってしまっています。
この無駄を解消するには、情報を皆で閲覧、活用できるようにしておく仕組みが必要です。
例えば、営業部門が顧客から受けた「注文情報」をもとに、製造部門が商品を準備したり、原材料を発注したりします。また物流部門が注文情報をもとに納品書を作成し、納品します。また経理部門は注文情報をもとに請求書を作成したり、決算書を作成します。
仕事の流れとともに、情報も一緒に流すことができるのが全社最適で作られたERPの特徴であり、導入のメリットでもあります。
メリット３：意思決定のレベルアップ
ERPでは、各部門の業務が進めやすくなったり、効率化されたりすることはもちろんですが、経営者にとってもメリットは多数あります。
その一つが意思決定のレベルアップです。
ERPが導入されていないと、各部門の状況は各部門からの報告を待たないと把握できません。しかしERPが導入されていると、各部門はERPに搭載されている業務システムを使って業務を進め、その業務から発生するデータはERPに自動的に蓄積されます。
これまでは経営者から各部門に対して欲しいデータを依頼し、そこから各部門は情報をかき集め、提出していたため、経営者が「欲しい」と思ってから、実際にその情報を手に入れるまでには時間がかかっていました。
しかしERPでは上述の通り、業務で発生するデータは業務を行う都度、蓄積されていくため、経営者が欲しいと思ったときに最新の情報を即座に手に入れることができます。タイムリーに情報を入手できるということは、意思決定のスピードアップが期待できます。
また、BIツールが備わっているERPでは、単なるデータの羅列が表示されるのではなく、経営判断によく使われる指標など予め設定しておいた指標をグラフィカルに表示してくれます。
それだけではなく、ERPで提供されるレポート方は、とても見やすく的確なコメントが付されています。つまりこのBIツールで提供されるレポートを活用することで、より的確な意思決定ができるようになります。
おわりに
このようにERPには数々のメリットがありますが、このメリットを得るためには、全社最適なシステムであることが不可欠です。
ERPの中には、それぞれの業種や業務、中小企業の特性などを熟知し、それらがしっかりとシステム構造や機能に反映されたものもあります。そのため、業務の見直しやルール変更など、手間とコストをかけなくても、全社最適なシステムを手に入れることができます。
しかし、ERP導入を検討の際には、ベンダーが自社の業種やビジネス特性を熟知しているか、成し遂げたいことができるようになっているか、よく見極めることが重要です。
また統合パッケージにありがちなこととして、拡張性の低さが挙げられます。パッケージ製品は手軽に手に入れられる一方、将来的に他のシステムとつなげたり、新しい業務への対応が難しい場合があります。将来、自社に起こりうる変化に対応できるシステムかどうかも、システム選定の際には合わせて検討されることをお勧めします。
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